چطور متن سخنرانی خود را بنویسیم؟
قطعا همه ما اولین تجارب سخنرانی خود را در زنگ انشا در مدرسه و یا ارائه کنفرانس در مدرسه داشتیم و در دانشگاه هم برای برخی از درس ها کنفرانس داشتیم و یا در دفاع پایان نامه این حس را تجربه کردیم و میکنیم…
تهیه متن سخنرانی
تهیه متن سخنرانی مراحل خاص خود را دارد که این مراحل عبارتند از:
- شناخت مخاطب
- مشخص کردن موضوع سخنرانی
- تحقیق در خصوص موضوع سخنرانی
- نوشتن متن سخنرانی
- تمرین سخنرانی
یکی از عوامل ایجاد استرس در سخنرانی، نگرانی بابت فراموشی احتمالی بخشی از محتوا است. این نگرانی در اغلب افراد به قدری زیاد است که بسیاری از اشخاص به واسطه ترس ایجاد شده از فراموشی احتمالی، ترجیح می‌دهند که از سخنرانی کناره‌گیری کنند و یا در زمان سخنرانی انقدر استرس میگیرند که واقعا دچار فراموشی میشوند.
بنابراین وجود یادداشت و طراحی متن سخنرانی برای جلوگیری از نگرانی‌ها و استرس‌های احتمالی و همچنین افزایش اعتماد به نفس سخنران، بسیار توصیه میشود.
در ابتدا باید بررسی کنیم که به عنوان سخنران، آیا میتوانیم در حین سخنرانی یادداشتی با خود به همراه داشته باشیم یا میتوانیم متن سخنرانی خود را بنویسیم؟
یکی از عوامل ایجاد استرس در سخنرانی، نگرانی بابت فراموشی احتمالی بخشی از محتوا است. این نگرانی در اغلب افراد به قدری زیاد است که بسیاری از اشخاص به واسطه ترس ایجاد شده از فراموشی احتمالی، ترجیح می‌دهند که از سخنرانی کناره‌گیری کنند. و یا در شرایط بهتر، با به همراه داشتن یادداشت هایی غیر استاندارد، سخنرانی خود را تضعیف می‌کنند.
اما وجود یادداشتی استاندارد در حین سخنرانی مرتبط با متن سخنرانی، ترس و نگرانی از فراموشی احتمالی را از بین برده و اعتماد به نفس سخنران را به شدت افزایش می‌دهد. همچنین یادداشت استاندارد به سخنران کمک میکند تا مطالب به صورت پیوسته و با رعایت اولویت‌های تعیین شده ارائه گردد.
بنابراین وجود متن سخنرانی برای جلوگیری از نگرانی‌ها و استرس‌های احتمالی و همچنین افزایش اعتماد به نفس سخنران، بسیار توصیه میشود.
یادداشت متداول
در اینجا لازم است ابتدا مروری کوتاه بر روش‌های متداول استفاده از یادداشت و متن سخنرانی داشته باشیم.
روش‌های اشتباه در یاداشت و متن سخنرانی
۱٫نوشتن متن سخنرانی در چند برگه
برخی از افراد، متن سخنرانی خود را به صورت کامل بر روی چند برگ کاغذ می‌نویسند و در زمان اجرا، تمامی سخنرانی خود را از روی متن سخنرانی خود می‌خوانند. این روش کاملاً اشتباه است. چون در حین رو خوانی، نگاه سخنران به کاغذ است و ارتباط چشمی وی با حضّار قطع شده است. همانطور که می‌دانید داشتن ارتباط چشمی با مخاطبان، یک اصل بسیار مهم در سخنرانی است و این نوع یادداشت، این اصل بسیار مهم را نقض میکند.
همچنین روخوانی از روی کاغذ، مخاطبان را به شدت کلافه میکند به نحوی که در ذهن تمامی آنها این سؤال ایجاد میشود که چرا آن کاغذها را به ما نمی‌دهند تا هم سخنران راحت شود و هم ما! در ضمن بهتر است سخنرانی از روی نوشته را روخوانی بنامیم نه سخنرانی
۲٫حفظ کردن متن سخنرانی
یک روش اشتباه دیگر این است که برخی، بعد از اینکه تمامی متن سخنرانی خود را بر روی کاغذ می‌نویسند، اکنون زمان زیادی را صرف حفظ کردن آن می‌کنند. استفاده از این روش، به مراتب بدتر از روش قبلی است. در حین سخنرانی، کافی است به هر دلیلی ریتم سخنران به هم بریزد، مثلاً شخصی از حضّار، سؤالی غافلگیر کننده بپرسد و یا مشکلی در روند اجرا رخ دهد. و یا سخنران جمله‌ای را فراموش کند. آنگاه تمام متن بعد از آن نیز فراموش خواهد شد و ادامه سخنرانی پس از آن مشکل خواهد بود.
این روش نیز به طور کلی اشتباه است و به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود.
۳٫پراکنده نوشتن تیترها در متن سخنرانی
یک روش اشتباه دیگر در طراحی متن سخنرانی استفاده از تیترها و جملات اصلی به صورت پراکنده در کاغذ و یا دفترچه یادداشت است. از آنجایی که در بیشتر مواقع، ممکن است سخنران دچار استرس شده و در نتیجه مردمک چشم گشاد شود لذا در این صورت پیدا کردن و خواندن جملات از روی کاغذ، کاری بسیار دشوار خواهد بود.
با این توضیحات، حتماً این سؤال برای شما پیش می‌آید که پس یادداشت استاندارد چه یادداشتی است؟
بهترین روش برای یادداشت سخنرانی
یکی از بهترین روش ها برای آماده سازی یادداشت سخنرانی، وارد کردن کلید واژه‌ها در کاغذ است. منظور از کلید واژه، کلمات و لغات اصلی است. لغاتی که با دیدن آنها، تمامی محتوای مربوط به آن کلمه در ذهن ما نقش بسته و یادآوری میشود. حتی در یادداشتمان میتوانیم از تصاویر هم استفاده کنیم. در یادداشت استاندارد، از وارد کردن جمله خودداری میکنیم.
وقتی یادداشتمان را به صورت حرفه‌ای آماده کردیم؛ نباید در حین سخنرانی آن را در دستمان نگه داریم. بهتر است یادداشت را در نقطه‌ای قرار دهیم که به راحتی بتوانیم به صورت نامحسوس به آن مراجعه کرده و نگاهی بیندازیم. ترجیحاً محلی را انتخاب کنید که خارج از دید حضّار باشد. مثل روی میز و یا روی تریبون
روش های درست تهیه متن سخنرانی
۱.نوشتن متن سخنرانی به صورت کلی
نوشتن نکات اصلی سخنرانی، سازمان دهی کلی ایده ها و نکات مهم متن سخنرانی باعث ایجاد یک ساختار کلی از سخنرانی در ذهن ما میشود.
در طرح کلی متن سخنرانی آیتم هایی مثل عنوان اصلی ، خلاصه متن سخنرانی، داستان ها و نقل قول ها ، نحوه شروع و پایان سخنرانی و جمع بندی را همراه با تکنیک هایی که در سخنرانی قرار است استفاده کنیم مینویسیم.
۲.جلب توجه مخاطب
شروع سخنرانی انقدر باید توجه مخاطب را جلب کند که تا چند دقیقه مخاطب میخکوب شود، شروع خوب در سخنرانی معمولا با پرسیدن یک سوال، ارائه یک آمار شگفت انگیز یا گفتن یک داستان همراه باشد بسیار باعث تاثیرگذاری در مخاطب میشود.
و همینطور در اواسط و اواخر سخنرانی دائما با داستان ، ارتباط چشمی و پرسیدن سوال بهتر است توجه مخاطب را در بالاترین سطح خود نگه داریم…
به صورت کلی جملات آغازین و پایانی سخنرانی بسیااار برای مخاطبین اهمیت دارند.
۳.اطلاعات کافی در مورد موضوع سخنرانی را کسب کنید
برای تهیه یک متن سخنرانی کامل و انجام یک سخنرانی فوق العاده نیاز هست که در خصوص همه جوانب موضوع سخنرانی تحقیقات خود را به خوبی انجام دهید، گاهی در سخنرانی ممکن است برای برخی افراد سوالاتی ایجاد شود و این سوالات را از شما بپرسند، شما باید هم مهارت کافی در پاسخ دادن به سوالات بدون استرس را داشته باشید و هم علم و آگاهی کافی در خصوص آن موضوع را کسب کرده باشید…
۴. تصویرسازی سخنرانی
زمان نوشتن متن سخنرانی خود تصویرسازی مناسبی از سخنرانی خود داشته باشید، سالن سخنرانی را به خوبی در ذهن خود تصویرسازی کنید و جایگاه خود را در ذهن تان مشخص کنید … سعی کنید زمان تمرین از روی متن سخنرانی مخاطبین خود را رو به روی خود ببینید و ارتباط چشمی برقرار کنید.
این کار تا حد زیادی باعث تسلط شما و کاهش استرس قبل سخنرانی خواهد شد.
۵. برقراری و حفظ ارتباط با مخاطب
ایجاد یک فضای صمیمی و برقراری ارتباط با مخاطب یک مهارت است که هر سخنران حرفه ای باید این مهارت را کسب کند، برقراری ارتباط چشمی با همه، صحبت با همه افراد و شوخی های به جا باعث یخ شکنی بین مخاطبین میشود.
البته یکی از بهترین راه های برقراری ارتباط با مخاطبین داشتن مهارت داستان گویی است. با داستان گویی علاوه بر برقراری ارتباط با مخاطبین، صحبت شما بعد از گذشت چندین ماه هم در ذهن مخاطب باقی خواهد ماند…
۶. قسمت مهم سخنرانی را تکرار کنید
در متن سخنرانی خود بنویسید که کدام قسمت اهمیت بیشتری دارد و در اوایل صحبت و اواسط حتی اواخر سخنرانی هم بیان کنید ، میتوانید برای تاثیرگذاری بیشتر از داستان و یا نقل قول هم استفاده کنید…
۷. جمع بندی صحیح
بعد از پایان سخنرانی فرار نکنید…
در پایان سخنرانی خود حتما نکات مهم را یک بار بیان کنید و زمانی را در سالن حضور داشته باشید و از مخاطبین درخواست کنید اگر جایی را متوجه نشدند یا سوالی دارند حتما از شما بپرسند، این کار باعث تعامل بیشتر و حفظ ارتباط با مخاطب میشود…
گاهی مخاطبین تمایل دارند با شما عکس یادگاری بگیرند و یا از شما سوالی دارند که در جمع تمایل به پرسیدن ندارند، حتما به این موارد برای ارتباط بهتر با مخاطبین توجه کنید.
بایدها
یادداشت ما باید ویژگی‌هایی نیز داشته باشد. از جمله اینکه:
- بایستی تنها به نوشتن عناوین اصلی به صورت کلید واژه اکتفا کرده و از وارد کردن جمله بپرهیزیم.
- عنوان‌ها به ترتیب اولویت ارائه در آن وارد شده باشند.
- بهتر است هر عنوان و زیرعنوان‌های مربوط به آن را با رنگی جدا بنویسیم.
- لازم است نوشته ما بسیار درشت و خوانا باشد. در غیر این‌صورت گشاد شدن مردمک چشم در هنگام اجرا، استفاده از یادداشت را بسیار دشوار خواهد کرد.
نبایدها
علاوه بر این که ویژگی‌ها و اهداف را در آماده سازی یادداشت در نظر گرفتیم لازم است به یک نباید بسیار مهم در یادداشت نیز توجه کنیم.
یادداشت نباید ریتم ما را به هم بزند. منظور از ریتم، تمامی رفتارهای سخنران است.
منظور از ریتم، تمامی رفتارهای سخنران است.
از جمله:
- ریتم نگاه: نباید برای یافتن عبارتی در برگه نوشته خود، ارتباط چشمی ما با حضّار قطع شود. چون در آن صورت، یادداشت، اثری منفی در سخنرانی خواهد داشت.
- ریتم صحبت: نوشته ما نباید باعث قطع شدن صحبت شود. نگاه کردن به یادداشت و یافتن واژه مورد نظر در آن، بایستی آنقدر ساده و سریع اتفاق بیفتد که کلام ما قطع نشود و ریتم صحبت ما از بین نرود.
- ریتم حرکت: باید مراقب باشیم که هیچگونه وابستگی به یادداشت نداشته باشیم تا ریتم حرکت ما از بین نرود. اگر در هنگام سخنرانی، مجبور شدید به یکباره به سمت برگه یادداشت بروید بدانید که این بخش در آن به خوبی رعایت نشده است.
- در یکی از سخنرانی‌‌هایم، برگه یادداشت را روی میز قرار دادم و سخنرانی خود را آغاز کردم. در اواسط صحبت من، مسئول فنی سالن، کولر را روشن کرد. یکباره برگه من از روی میز به زمین افتاد و شرایط نامناسبی را ایجاد کرد. پس باید مراقب باشیم که یادداشت خود را در نقاط غیر مطمئن قرار ندهیم.
سخنرانی خود را تمرین کنید
خبر بد اینکه وجود یادداشت و متن سخنرانی، باعث میشود سخنرانی شما بسیار تضعیف گردد و احتمالاً نتوانید اجرای خوبی داشته باشید. حتی اگر متن سخنرانی خود را با شرایط بالا آماده کرده باشید.
تنها راه اجرای عالی با وجود متن سخنرانی ، چندین بار تمرین سخنرانی از روی متن سخنرانی است. در غیر این صورت شکست حتمی خواهد بود.
بنابراین برای جلوگیری از تضعیف سخنرانی و همچنین تقویت تسلط، یادداشت سخنرانی خود را با شرایط عنوان شده آماده کنید و بعد از آن، چندین بار سخنرانی خود را به صورت تمرینی از روی متن سخنرانی اجرا کنید.
برای این کار حتما روش اول تهیه متن سخنرانی که در بالا توضیح داده شد را انجام دهید تا بتوانید تسلط نسبی روی محتوای سخنرانی خود را داشته باشبد.
نسخه‌های پشتیبان
پیشنهاد میشود پس از آماده سازی متن سخنرانی و انجام چندین تمرین، از متن سخنرانی خود نسخه‌های پشتیبان تهیه کنید.
میتوانید دو برگ رو گرفت از آن تهیه کنید و یا از روی آن عکس انداخته و در تلفن همراه خود و یا در کامپیوتر ذخیره کنید. تهیه پشتیبان، هرگونه نگرانی احتمالی در این خصوص از بین خواهد برد.
جمع بندی
اگر برای بار اول قرار است سخنرانی کنید حتما متن سخنرانی خود را بعد از خواندن این مقاله طراحی کنید و ویدئوهای سخنرانی تد را مشاهده کنید…
شاید بگید متن سخنرانی اصلا نیاز نیست ! درست است، متن سخنرانی در جلسه سخنرانی نیاز نیست و اگر با متن سخنرانی وارد سالن نشوید بسیار بهتر است چون این حرفه ای بودن شما را تضعیف میکند، اما برای طراحی سخنرانی خود در بارهای اول سخنرانی بهتر است از متن سخنرانی استفاده کنید.
متن سخنرانی ذهن را منسجم تر میکند، البته اگر سخنران حرفه ای هستید استفاده از اسلاید بسیار بهتر است…
وجود متن سخنرانی و دست نوشته به اندازه ی چشم گیری میزان استرس و اضطراب ما را در سخنرانی کاهش می دهد اما یادمان باشد که نوشتن یک یادداشت بدون رعایت کردن نکاتی که در این مقاله به آنها اشاره کردم نه تنها استرس شما را کاهش نمی دهد بلکه باعث تجدید استرس شما می شود.
لطفا تجارب خود را در طراحی متن سخنرانی با ما به اشتراک بگذارید…
