هنگامی که افراد با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، آنها اشکال مختلف معنادار مانند ایده‌ها و اطلاعات را از طریق یک سیستم مشترک مانند نمادها مبادله می‌کنند. ارتباطات معمول می‌تواند شامل نوشتن در دفتر خاطرات، تماشای تلویزیون، گفتگو با دوستان و صحبت با تلفن باشد.
تخمین زده‌شده است که افراد بیشتر ازآنچه برای هر فعالیت پیچیده دیگری در زندگی زمان صرف کنند، بیشترین زمان را برای برقراری ارتباط صرف می‌کنند. اهمیت ارتباطات در سازمان انسانی در سطوح مختلفی انجام میشود، از ساده‌ترین تبادلات بین فردی و گروه‌های کوچک در بین دوستان گرفته تا ارتباط‌جمعی، همان‌طور که در سخنرانی‌های عمومی، مجلات یا پخش اخبار می‌توان متوجه این موضوع شد.
ارتباطات در سازمان به مبادلات بین افراد محدود نمی‌شود. ارتباطات در سازمان و اهمیت ارتباطات به فعالیت‌هایی اشاره دارد که افراد را درگیر نمی‌کند. به‌عنوان‌مثال، کلمهی ارتباطات ممکن است برای توصیف روش‌های ارتباط حیوانات با یکدیگر نیز استفاده شود.
به همین ترتیب، اغلب گفته میشود که دستگاه‌های الکترونیکی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. همه ی این ارتباطات در سازمان به این دلیل اتفاق می‌افتد که شرکت‌کنندگان در فرآیند درک درستی از نمادهای خاص دارند و آنها را به روشی منظم یا مرتب، مبادله می‌کنند.
حال ما در این مقاله قصد داریم به اهمیت ارتباطات در سازمان و چگونگی استفاده از آن در محیط کار و زندگی و همچنین مزایایی که ارتباطات می‌تواند برای ما داشته باشد، بپردازیم.
اهمیت ارتباطات در سازمان
- چرا ارتباطات در سازمان اهمیت دارد؟
- هدف از برقراری ارتباط چیست؟
- چگونه ارتباطات در سازمان بر تصمیم‌گیری‌های مهم نقش دارند؟
- ارتباطات در سازمان چگونه باعث پذیرش تغییرات میشود؟
- ارتباطات در سازمان چگونه هماهنگی‌های سازمانی را آسان می‌کند؟
- چگونه می‌توان شبکه‌ی اجتماعی و پارتی سازی اجتماعی ایجاد کرد؟
معنی و ماهیت ارتباطات در سازمان:
تبادل اطلاعات یا انتقال اطلاعات، ایده‌ها یا افکار از یک شخص به شخص دیگری ارتباط است. طبق نظریه‌ی مک فارلند، “فرایندی از تعامل معنادار بین انسان‌ها به‌طور خاص، فرایندی است که در آن معانی درک می‌شوند و به درک و فهم در میان انسان‌ها منجر میشود. ” نیومن و سامر ارتباطات در سازمان را به‌عنوان “تبادل واقعیت‌ها، ایده‌ها، نظرات یا احساسات توسط دو یا چند نفر” تعریف کردند.
ارتباطات در سازمان فرآیند انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر است. هدف از برقراری ارتباط به دست آوردن اطلاعات است. هر کس که بخواهد به کسی چیزی بگوید، باید توسط طرف مقابل کاملاً درک شود، در غیر این صورت هدف اصلی این ارتباط شکست خواهد خورد.
در یک سازمان ارتباطات جریان اطلاعات و درک بین افراد و بخشهای مختلف را از طریق رسانه‌های مختلف با استفاده از همه کانال‌ها و شبکه‌ها تسهیل و ساده سازی می‌کنند. این جریان اطلاعات برای اثربخشی مدیریتی و تصمیم‌گیری به‌طورکلی و به‌طور خاص برای مدیر منابع انسانی حیاتی است زیرا وی باید با مدیران بخشهای مختلف، کارمندان و کارگران و رهبران اتحادیه‌های صنفی در تماس باشد.
بنابراین ارتباط به درک بهتر افراد کمک می‌کند تا سوءتفاهم را حذف کرده و وضوح افکار و بیان را ایجاد کند. این ارتباط ممکن است به‌صورت کتبی یا شفاهی، رسمی، غیررسمی و رو به بالا، رو به پایین، افقی، مورب، بین فردی، درون فردی، بین بخشی و درون‌سازمانی باشد.
ارتباطات در سازمان افراد را به هم نزدیک‌تر می‌کند. ارتباطات در سازمان یک عملکرد مهم مدیریتی است که با سایر کارکردهای مدیریتی نیز مرتبط است که از طریق جریان اطلاعات و تفاهم بین آنها، پلی بین افراد و گروه‌ها ایجاد می‌کند.
اطلاعات حیاتی‌ترین جنبه برای برقراری ارتباط است. این اطلاعاتی است که انتقال، مطالعه، تجزیه‌وتحلیل و تفسیر و.. ذخیره میشود. بنابراین مدیر مجبور است وقت خود را برای جمع‌آوری، تجزیه‌وتحلیل و ذخیره اطلاعات، تصمیم‌گیری و کارهای روزمره آزاد بگذارد که این موضوع اهمیت ارتباطات در سازمان را نشان می‌دهد.
اهمیت اهداف ارتباطات در سازمان:
هدف ارتباطات در سازمان، مدیریت انجام کارها از طریق دیگران است. بنابراین افرادی که در سازمان کار می‌کنند باید مطلع شوند که چگونه کارهایی را که به آنها اختصاص داده‌شده است به بهترین شکل انجام دهند. ارتباطات در هر سازمانی ضروری است.
اهمیت اهداف ارتباطی چیست؟
ارتباطات در سازمان فرآیند انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر است. هدف از برقراری ارتباط به دست آوردن اطلاعات است. هر کس که بخواهد به کسی چیزی بگوید،موضوع باید توسط وی کاملاً درک شود، در غیر این صورت هدف اصلی این ارتباط شکست خواهد خورد.
برای مدیران امروز، ارتباطات خوب، نقش اساسی در موفقیت آنها در محل کار وزندگی شخصی آنها به وجود می‌آورد. رهبرانی که می‌دانند چگونه با اطرافیان خود ارتباط مؤثر برقرار کنند، بهره‌وری بهتر و روابط بهتر را در جنبه های مختلف زندگی خود نیز مشاهده خواهند کرد.
ارتباط مؤثر شامل دانستن چگونگی گوش دادن با دقت است. این توانایی ارائه همدلی، ذهن باز و بازخورد مفید بر اساس آنچه می‌شنوید است. همچنین رفتار دوستانه، اعتمادبه‌نفس و ارتباط غیرکلامی باکیفیت نیز به شما کمک می‌کند، به‌عنوان مدیر، روابط خوبی با اعضای گروه خود برقرار کنید.
حال به برخی از مزایای برقراری ارتباط مؤثر می‌پردازیم که می‌تواند ذهنیت شمارا برای اهمیت ارتباطات در سازمان باز کند:
۱. ایجاد اعتماد
ارتباط مؤثر اعتماد به دیگران را تقویت می‌کند. توانایی شما در گوش دادن با دقت و پذیرش دیدگاه‌های مختلف، به دیگران کمک می‌کند تا به شما اعتماد کنند . این موضوع ممکن است باعث شود دیگران به این نتیجه برسند که شما برای همه افراد گروه تصمیم بهینه می‌گیرید.
همان‌طور که شما به‌عنوان یک الگو خدمت میکنید، این اعتماد به گروه شما نیز گسترش می‌یابد و آنها احساس می‌کنند که می‌توانند به هم‌گروهی‌های خود برای انجام وظایف و مسئولیت‌های خود اعتماد کنند.
۲. پیشگیری یا حل مشکلات
توانایی برقراری ارتباط مؤثر نقش بسزایی در حل تعارضات و جلوگیری از بروز اختلافات بالقوه دارد. نکته اصلی این است که آرامش خود را حفظ کنید، اطمینان حاصل کنید که حرف‌های همهی طرفین شنیده می‌شوند و راه‌حلی پیدا می‌کنند که برای همه افراد درگیر ایده آل باشد.
۳. ارائه وضوح و جهت
با مهارت‌های ارتباط مؤثر، می‌توانید انتظارات و اهداف روشنی را برای گروه خود ارائه دهید. این موضوع شامل یافتن راه‌های سازنده برای اشاره به زمان کار نکردن چیزی است و همچنین ارائه بازخورد مفید برای بازگشت مردم به مسیر درست است. آنها وظایف و مسئولیت‌های خاص خود و همچنین وظایف هم‌گروهی‌های خود را درک خواهند کرد، که به از بین بردن درگیری و سردرگمی‌ها کمک می‌کند.
۴- روابط بهتری ایجاد می‌کند
ارتباط خوب همچنین روابط را چه با کارمندان و چه در زندگی شخصی شما با دوستان و اعضای خانواده بهبود می‌بخشد. با دقت گوش دادن و ارائه بازخورد باکیفیت، به افراد کمک می‌کند احساس شنیده شدن و درک شدن پیدا کنند. این موضوع به‌نوبه خود احترام متقابل را پرورش می‌دهد.
۵- تعامل را افزایش می‌دهد
بااحساس اعتمادبه‌نفس بیشتر مردم، نسبت به کارشان ، درک درستی از کارهایی که باید انجام دهند به دست میآورند و به‌طورکلی باکار خود درگیر می‌شوند. طبق مطالعات اخیر در مورد روانشناسی مشارکت کارمندان، فقط ۱۵٪ از کارمندان بالغ با کارفرمایان خود درگیر و در ارتباط هستند. با اولویت‌بندی ارتباطات مؤثر، می‌توانید تعامل را افزایش داده و رضایت بخشی را در بین اعضای گروه خود افزایش دهید.
۶. بهره‌وری را بهبود می‌بخشد
وقتی اعضای گروه نقش‌های خود، نقش دیگران و انتظارات شمارا درک کنند، آنها می‌توانند بیشتر بر روی کار خود تمرکز کنند و کمتر به مسائل حاشیه‌ای محل کار بپردازند که تمرکزشان از بین نرود.
با برقراری ارتباط مؤثر، تعارضات به‌سرعت حل‌وفصل می‌شوند، کارمندان می‌توانند حجم کار خود را بهتر کنترل کنند و عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانند. این مزایا به بهره‌وری بیشتر شما و گروه شما کمک می‌کند.
۷. گروه سازی را ارتقا می‌دهد
با بهبود ارتباطات در سازمان، اعضای گروه ، بهتر می‌توانند به یکدیگر اعتماد کنند. شما احساس نمی‌کنید که یکی از اعضای گروه باید تمام مسئولیت‌ها را به دوش خود بکشد. این تقسیم‌کار بهبود یافته، باعث ایجاد احساسات و روابط مثبت بین اعضای گروه خواهد شد که منجر به بهبود روحیه و تجارب کاری میشود.
مهارت‌های ارتباطی خوب می‌تواند نقش مهمی در پرورش تجارب مثبت کاری، برای کل گروه شما داشته باشد. همان‌طور که مردم احساس می‌کنند شما گوش شنوایی برای آنها دارید و شما آنها را درک میکنید، شما به‌طور طبیعی محیط کار خود را بهبود می‌بخشید.
اهداف ارتباطی
برای رسیدن به هر چیزی یک هدف وجود دارد. در ارتباطات در سازمان هم دقیقاً همین موضوع صادق است. هدف از ایجاد ارتباط در سازمان را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
۱. جریان اطلاعات:
اطلاعات مربوطه باید به طور مداوم از بالا به پایین و بالعکس جریان یابد. کارکنان در تمام سطوح باید از اهداف سازمانی و سایر تحولات رخ‌داده در سازمان مطلع شوند. نکته‌ای که در اینجا وجود دارد و مهم نیز هست این است که باید از جریان اطلاعات مراقبت کرد و از هیچ‌کس نباید اطلاعات غلط گرفت.
باید با روشی که بتواند زبان کارکنان را بهتر درک کند، با همان زبان با آنها ارتباط برقرار کرد و از استفاده‌ی کلمات دشوار خودداری شود. اطلاعات مناسب باید از طریق فرد مناسب در زمان مناسب به فرد مناسب دیگر برسد.
۲. هماهنگی:
از طریق ارتباط می‌توان تلاش‌های همه کارکنان شاغل در سازمان را برای تحقق اهداف سازمانی هماهنگ کرد. هماهنگی همه کارکنان و تلاش‌های آنها اساس مدیریت است که می‌تواند از طریق ارتباط مؤثر حاصل شود.
۳. یادگیری مهارت‌های مدیریتی:
این ارتباطات جریان اطلاعات، ایده‌ها، عقاید، ادراک، مشاوره، نظر، دستورات و دستورالعمل‌ها و غیره را آسان و راحت و ساده می‌کند، هر دوراهی که مدیران و سایر کارکنان نظارتی را قادر می‌سازد مهارت‌های مدیریتی را از طریق تجربه دیگران بیاموزند. همچنین تجربه فرستنده پیام در آن منعکس میشود که فرد در انتهای فرایند ارتباط از فرستنده می‌تواند با تجزیه‌وتحلیل و درک موضوع، آن را بیاموزد.
۴. آماده‌سازی افراد برای پذیرش تغییر:
ارتباطات مناسب و مؤثر ابزاری مهم در دست مدیریت هر سازمانی برای ایجاد تغییرات کلی در سیاست‌های سازمانی، رویه‌ها و سبک‌کار برای پذیرش و پاسخ مثبت است.
ارتباطات در مدیریت تغییر
وقتی می‌خواهید مردم تغییر کنند ارتباطات مهم است.
وقتی از سازمان خود می‌خواهید تغییر کند، نمی‌توانید بیش‌ازحد ارتباط برقرار کنید. هر مدیر ارشد موفقی که تلاش موفقیت‌آمیز مدیریت تغییر را بر عهده داشته باشد، نیاز به برقراری ارتباط بیش‌ازحد معمول در طول یک تجربه تغییر را بیان می‌کند و این جمله را با نگاهی به گذشته بیان می‌کند.
هیچ سازمانی وجود ندارد که در آن کارمندان از برقراری ارتباط کاملاً راضی باشند. ارتباطات در سازمان یکی از سخت‌ترین موضوعات در سازمان‌ها است و منطقه‌ای است که بیشتر اوقات از آن شکایت میشود.
توصیه‌هایی درباره ارتباطات در سازمان برای مدیریت تغییرات مؤثر:
برای اطمینان از اینکه همه موارد زیر درروند مدیریت تغییر شما اتفاق می‌افتد، یک برنامه ارتباطی کتبی تهیه کنید. وقتی از مردم می‌خواهید روش‌های قبلی خود را برای انجام کار تغییر دهند این موضوع بسیار مهم است.
به‌طور مداوم، مکرر و از طریق چندین کانال، ازجمله صحبت کردن، نوشتن، فیلم، آموزش، گروه‌های متمرکز، تابلوهای اعلانات، شبکه‌های اینترنتی و سایر موارد در مورد تغییر، ارتباط برقرار کنید.
تمام آنچه را که درباره تغییرات شناخته‌شده است به‌سرعت در دسترس اطلاعات عمومی قرار دهید. روشن کنید که تعصب شما نسبت به ارتباطات فوری است، بنابراین برخی از جزئیات ممکن است در تاریخ بعدی تغییر کند.
اگر به مردم بگویید که گزینه دیگر شما این است که تمام ارتباطات را تا زمانی که در تصمیم‌گیری‌ها، اهداف و پیشرفت تا زمانی که نتیجه‌ی مثبتی نگرفته‌اید، حفظ میکنید، این امر می‌تواند در مدیریت تغییر مؤثر فاجعه آور باشد.
مدت‌زمان قابل‌توجهی را برای سؤال کردن، درخواست توضیح و ارائه اطلاعات در اختیار افراد قرار دهید. اگر شما بخشی از سناریویی بوده‌اید که در آن رهبر از طریق شفافیت توهمی تغییرات زیادی را به گروه بزرگی ارائه می‌دهد و سپس فرار می‌کند، می‌دانید که این خبر بدی برای ادغام تغییرات است. مردم باید احساس کنند که در این تغییر، نقش دارند. مشارکت تعهد ایجاد می‌کند. هیچ‌چیز دیگری در طی یک فرآیند تغییر به‌اندازه‌ی مشارکت قابل‌توجه نیست.
۵. توسعه روابط خوب انسانی:
مدیران و کارگران و سایر کارکنان از طریق برقراری ارتباط، ایده‌ها، افکار و برداشت‌های خود را با یکدیگر تبادل می‌کنند. این موضوع به آنها کمک می‌کند تا یکدیگر را بهتر درک کنند. آنها به دشواری‌های همکارانشان در محل کار پی برده‌اند. این امر منجر به ارتقا روابط خوب انسانی در سازمان میشود.
برقراری ارتباط واضح در یک رابطه
با کمک ارتباط غیرکلامی، گوش دادن و ارتباطات در سازمان، بهبود ارتباطات در یک رابطه، برقراری ارتباط با برخی چیزهای دشوار، مدیریت تعارض با ارتباطات شکل می‌گیرد.
جستجوی کمک برای مسائل ارتباطی
ارتباطات خوب بخشی مهم در همه روابط و بخشی اساسی از هر مشارکت سالم است. همهی روابط فراز و نشیب دارند، اما یک سبک ارتباطی سالم می‌تواند مقابله با تعارض را آسان‌تر کرده و یک مشارکت قوی و سالم ایجاد کند. ما اغلب می‌شنویم که ارتباط چقدر مهم است، اما اینکه چیست و چگونه می‌توانیم از ارتباطات در سازمان خوب استفاده درست بکنیم را نمی‌دانیم.
برقراری ارتباط واضح در یک رابطه
هنگامی‌که باهم صحبت میکنید هرچقدر همدیگر را خوب بشناسید و هم دیگر را دوست داشته باشید، نمی‌توانید ذهن شریک زندگی خود یا دوستان و یا همکاران خود را بخوانید. ما باید به‌وضوح ارتباط برقرار کنیم تا از سوءتفاهم‌هایی که باعث آسیب، عصبانیت، کینه یا سردرگمی می‌شوند جلوگیری کنیم.
برای برقراری رابطه بین دو نفر طول می‌کشد تا این اتفاق بیافتد زیرا هر فرد نیازها و سبک‌های ارتباطی مختلفی دارد. که برای برقراری ارتباط متناسب باید راهی برای هرکدام پیدا کرد. سبک‌های ارتباطی سالم نیاز به تمرین و سخت‌کوشی دارد. این نکته را فراموش نکنید که ارتباطات هرگز کامل نخواهد بود.
هنگام برقراری ارتباط با دوستان، همکاران و شریک زندگی خود واضح صحبت کنید، تا پیام شما دریافت و درک شود. درک خود را ازآنچه همسرتان یا دوستانتان می‌گویند، بررسی کنید.
هنگامی‌که با دوستان یا همکاران یا شریک زندگی خود صحبت میکنید، سعی کنید:
زمانی را برای گفتگو، بدون ایجاد مزاحمت و حواس‌پرتی مانند تلفن، رایانه یا تلویزیون اختصاص دهید.
به آنچه می‌خواهید بگویید فکرکنید زیرا برقراری ارتباط باید واضح باشد.
پیام خود را روشن و واضح بیان کنید، به‌طوری‌که دوست یا همسر یا همکار شما آن را دقیق بشنود و منظور شمارا درک کند.
درباره آنچه می‌خواهید، نیاز دارید و احساس میکنید صحبت کنید. از عبارات “من” مانند “من نیاز دارم”، “من می‌خواهم” و “احساس می‌کنم” استفاده کنید.
مسئولیت احساسات خود را بپذیرید
به حرف همکاران یا شریک زندگی یا دوستان خود گوش دهید فعلاً افکار خود را کنار بگذارید و سعی کنید اهداف، احساسات، نیازها و خواسته‌های طرف مقابل را درک کنید (به این همدلی می‌گویند)
احساسات مثبتی را با همسرتان در میان بگذارید، مانند آنچه در مورد او قدردانی میکنید و تحسینش میکنید برای همکاران و دوستان خود نیز همین رویه را پیش بگیرید.
آیا حق با شماست؟
مذاکره کنید و به یاد داشته باشید که شما مجبور نیستید به خود بفهمانید همیشه حق با شما باشد. اگر مسئله‌ای که شما با آن روبرو هستید از اهمیت چندانی برخوردار نیست، سعی کنید موضوع را رها کنید یا با آن موافقت کنید.
۶. ایده‌های زیردستان تشویق شده:
ارتباط، دعوت و تشویق ایده‌های زیردستان را در موارد خاص برای هر کاری ، تسهیل می‌کند. این موضوع تفکر خلاق را توسعه می‌دهد. ارج نهادن به ایده‌های زیردستان، انگیزه بیشتر آنها را برای کار بالا می‌برد و باعث ایجاد تعلق به سازمان میشود.
این امر موجب دلگرمی آنها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با مافوق خود بدون هیچ‌گونه تردیدی خواهد شد. مدیران باید ایده‌ها، افکار، نظرات، واکنش‌ها و نگرش‌های زیردستان خود را بدانند و زیردستان نیز باید همین کار را با پایین‌ترین سطح کارکنان بخشهای مربوطهی خود انجام دهند.
نکاتی که اهمیت ارتباطات در سازمان در منابع انسانی نشان می دهد:
ارتباطات مؤثر برای مدیریت کارآمد و بهبود روابط صنعتی امری حیاتی است. در دنیای مدرن، رشد ارتباطات در سازمان از راه دور، فناوری اطلاعات و رقابت و پیچیدگی روزافزون در تولید، اهمیت ارتباطات را در سازمان‌های کوچک و بزرگ بدون توجه به نوع آنها افزایش داده است.
یک مدیر اجرایی شرکت باید در موقعیتی باشد که بتواند با مافوق خود، همکاران در بخش های دیگر و زیردستان ارتباط مؤثر برقرار کند. این موضوع باعث میشود فرد عملکرد خوبی داشته باشد تا بتواند صد در صد تمرکز خود را روی اهداف و کارهای سازمان بگذارند.
نکات زیر می‌تواند اهمیت ارتباطات در مدیریت منابع انسانی را نشان دهد:
۱. پایگاه اقدام:
ارتباطات در سازمان به‌عنوان پایه و اساس انجام کارها عمل می‌کند. شروع هر فعالیت با ارتباطات آغاز میشود که اطلاعات لازم برای شروع را به همراه دارد.
۲. برنامه‌ریزی آسان میشود:
ارتباط برنامه‌ریزی را تسهیل و راحت می‌کند. برنامه‌ریزی با ارتباط آسان میشود. هر نوع اطلاعاتی در مورد نیاز به منابع انسانی هر بخش سازمان با توجه به صلاحیت آنها، نوع شغل و غیره را می‌توان از طریق ارتباطاتی که به برنامه‌ریزی منابع انسانی کمک می‌کند، جمع‌آوری کرد تا بتوان سیاست‌ها و برنامه‌های شرکت را به بهترین نحو تهیه و اجرا کرد. در کل می‌توان گفت فرآیند ارتباطات نقشی حیاتی در برنامه‌ریزی مدیریتی سازمان دارد.
۳. روش‌های هماهنگی:
ارتباطات در سازمان ابزاری مهم برای هماهنگی تلاش‌های افراد مختلف در سازمان است.
هماهنگی یکی از اصلی‌ترین کارکردهای مدیریت است. این روند سازمان‌دهی افراد یا گروه‌ها است تا آنها به‌درستی و به‌خوبی باهم کار کنند. هماهنگی، اتحاد و یکپارچگی تلاش اعضای گروه، برای تأمین وحدت عمل در جهت دستیابی به اهداف مشترک است.
تکنیک‌هایی مانند تصمیم‌گیری مؤثر، بهبود فرآیند و مدیریت زمان، شرکت را قادر می‌سازد تا در مدت‌زمان کمتری برای دستیابی به اهداف استراتژیک کارهای بیشتری انجام دهد.
تکنیک‌های هماهنگی مؤثر در سازمان
الف –تماس مستقیم: یکی از مؤثرترین روش‌های دستیابی به هماهنگی تماس مستقیم است. از ارتباطات نوشتاری، دستگاه‌های الکترونیکی، مکانیکی مدرن و غیره نیز می‌توان برای ارتباط استفاده کرد.
ب- جلسات گروهی: گفته میشود جلسات گروهی،ابزار مؤثری برای دستیابی به هماهنگی است. زمان ملاقات کارمند متخصص، با افراد مرتبط با مشکلات واقعی در ردهی تماس شخصی قرار می‌گیرد. چنین جلساتی مردم را به ادغام تلاش‌هایشان ترغیب می‌کند. هماهنگی از طریق جلسات منظم مافوق و زیردستان حاصل میشود.
ج- ساختار سازمانی: هماهنگی تنها زمانی حاصل میشود که اختیارات و مسئولیت‌های تک‌تک افراد به‌وضوح مشخص‌شده باشد. دراین‌ارتباط، به نقل از جی او شونسی آورده شده است که:
“شما همیشه نمی‌توانید نتایج فعالیت‌های بخشهای مختلف را گرد هم آورید و انتظار داشته باشید که آنها را هماهنگ کنید. شما باید سازمانی داشته باشید که در سراسر مسیر اجازه ایجاد و خلاقیت را داشته باشد ”
به‌عبارت‌دیگر، ساختار سازمانی باید به‌درستی طراحی شود تا امکان هماهنگی بین فعالیت‌های مختلف در طول مسیر را فراهم کند.
د- ارتباط مؤثر: ارتباط مؤثر در دستیابی به هماهنگی، نقش حیاتی دارد و اهمیت ارتباطات در سازمان را به‌درستی نشان می‌دهد. ارتباطات در سازمان به هماهنگی بسیار کمک می‌کند. هدف از برقراری ارتباط، ارتقاء درک عمیق میان اعضا از طریق به دست آوردن و حفظ هماهنگی برای دستیابی به اهداف نهایی است.
۴. کمک در تصمیم‌گیری:
اهمیت ارتباطات در سازمان در زمان‌بندی و تصمیم‌گیری
در صورت نیاز به تصمیم‌گیری و عدم وجود خط‌مشی، چه‌کاری انجام می‌دهید؟
چه نوع اطلاعاتی برای تصمیم‌گیرنده‌ی کسب‌وکار مهم است؟
نحوه تعیین عوامل مؤثر در اجرای تصمیمات در یک سازمان
وقتی لازم است تصمیمی اتخاذ شود، طبیعتاً مسئولیت به عهده رهبر گروه یا سازمان است. یک تصمیم سالم را نمی‌توان به‌تنهایی گرفت. در این قسمت اهمیت ارتباطات خود را نشان می‌دهد.
هنگامی‌که یک رهبر با منتخبین سازمانی مشورت می‌کند، دیدگاه‌های مختلف آنها می‌تواند موضوع را به روشی جدید و متفاوت طرح کند. یک تصمیم فاجعه‌بار ممکن است باعث به وجود آمدن نتیجه‌های فاجعه‌بار شود.
این امر زمانی اتفاق می‌افتد که بدون اطلاع از طرف‌های مختلف ذینفع تصمیمی گرفته شود. نکته مهمی که اینجا وجود دارد این است که چه کسی باید مشاوره شود و زمان مربوط به جلسه تصمیم‌گیری چه موقع می‌تواند باشد.
اطلاعات را از چندین منبع جمع‌آوری کنید
طبیعی است که وقتی با تصمیمی دشوار روبرو می‌شوید به فردی که مورد اعتماد شماست مراجعه میکنید. دانشکده تجارت هاروارد بر اهمیت استفاده از تخصص افراد سازمان که ممکن است ایده‌ها یا بینش جدیدی داشته باشند، تأکید می‌کند تا شما با استفاده از تجربیات و تخصص آنها بتوانید تصمیم درستی اتخاذ کنید.
آنچه را که اهمیت ارتباط شما در تصمیم‌گیری برقرار می‌کند ، در نظر بگیرید. هنگامی‌که شما در مورد عوامل بالقوه مرتبط با یک تصمیم بحث میکنید، این فرصت رادارید که اعضای جدید سازمان را وارد کار خود کنید.
با ایجاد یک گروه اقدام گرا شروع کنید.
هنگامی‌که متخصصین مراجعه به سازمان خود را شناسایی کردید، آنها را در یک جلسه برای تصمیم‌گیری دورهم جمع کنید و در مورد موضوع بحث کنید.
به هر یک از اعضا نقشی اختصاص دهید و سپس برای یک جلسه استراتژی دوباره دورهم جمع شوید. نکات مثبت و منفی قطعنامه‌های احتمالی را مشخص کنید، سپس یک جدول زمانی برای اقدام ایجاد کنید.
مشکلات تصمیم‌گیری
محققان کالج کنکورد یا سنت پائول تأکید می‌کنند که رهبران می‌توانند در فرآیند تصمیم‌گیری با موانع ارتباطی روبرو شوند.
بمباران اطلاعات یا کمبود اطلاعات: باور کنید یا نکنید، داشتن اطلاعات بیش‌ازحد ممکن است شمارا دچار مشکل بکند. اگر غرق در نظرات هستید، ممکن است احساس فلج بودن بکنید. آنچه لازم دارید را انتخاب کنید و آماده عمل باشید، حتی اگر به این معنی باشد که همهی افراد در مکالمه مشارکت نمی‌کنند.
برعکس، اگر اطلاعات کافی ندارید، ممکن است خود را در یک حباب جهل بدانید. اگر فقط یک یا دو نفر داشته باشید که دیدگاه‌های شمارا تغذیه می‌کنند، می‌توانید به اطلاعات کافی دست پیدا کنید و احساس نادانی نداشته باشید.
محاسبه اشتباه مسئله: اگر اطلاعات کافی ندارید یا منابع شما یک دستور کار بیشتر ندارند، ممکن است متوجه شوید که ارزیابی شما از تصمیم خارج از هدف است. ممکن است تصمیم اشتباهی بگیرید زیرا مشکل را به‌درستی شناسایی نکرده‌اید. از جستجوی توضیحات نترسید، حتی اگر این به معنای گفتگو با افراد خارج از سازمان باشد.
خیلی سریع اقدام نکنید: اولین غریزه شما ممکن است تصمیم سریع باشد، اما ممکن است عجولانه تصمیم گرفتن خلاف توانایی شما در انتخاب صحیح باشد. وقت خود را صرف بررسی گزینه‌ها و پیامدهای تصمیم خود کنید.
حال برای اینکه در یک سازمان مهارت ارتباطی و مؤثر داشته باشید نیاز به یک سری مهارت‌های مکمل دارید که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت:
مهارت‌های ارتباطی خوب کدم‌اند؟
به‌عنوان یک رهبر مهارت‌های ارتباطی خود را ارزیابی کنید. مهارت‌های خود را تقویت کنید، تا وقتی‌که با یک تصمیم سازمانی روبرو هستید آماده عمل باشید. دانشگاه توماس جفرسون پنج مهارت ارتباطی مؤثر را که به موفقیت سازمانی کمک می‌کند را مورد بررسی قرارداد که عبارت‌اند از:
- همکاری: گروه خود را در کار و روند تصمیم‌گیری شرکت دهید.
- سخنرانی در جمع: آماده صحبت واضح درباره تصمیمات و تأثیر آنها بر سازمان باشید.
- گوش دادن: درگیر گوش دادن فعال باشید و به کارمندان خود سیگنالی ارسال کنید که دیدگاه‌های آنها برای شما مهم است.
- ارتباط غیرکلامی: از زبان بدن خود و نحوهی انتقال آن و واکنش مثبت یا منفی به ایده‌های مشترک کارکنان خودآگاه باشید.
- ارتباطات کتبی: در ارتباطات کتبی خود صریح و واضح باشید. این شامل نامه‌های الکترونیکی، یادداشت‌ها و نامه‌های دیگر به عناصر داخلی و خارجی است.
۵. رهبری مؤثر ارائه می‌دهد:
یک مهارت ارتباطی خوب، مدیر را به زیردستان خود نزدیک می‌کند و آنها می‌توانند به راحتی با مدیر خود تبادل‌نظر کنند و پیشنهادهای مناسب را ارائه دهند، مدیر نظرات آنها را می‌داند، و به کمک آنها دنبال مشاوره و تصمیم‌گیری است.
این موضوع مدیر را قادر می‌سازد تا از طریق برقراری ارتباط مداوم با آنها و از بین بردن سوءتفاهمها، اعتماد خود را به زیردستان جلب کند. از این طریق وی افراد خود را به‌سوی تحقق اهداف سازمانی سوق می‌دهد.
۶. روحیه و انگیزه را تقویت می‌کند:
یک سیستم ارتباطی مؤثر اطمینان را در بین زیردستان و کارگران ایجاد می‌کند و از تغییر در نگرش و رفتار آنها اطمینان حاصل می‌کند. علت اصلی تعارض و نارضایتی، سوءتفاهم است که می‌تواند از طریق مهارت‌های ارتباطی برطرف شود.
رفع سوءتفاهم باعث میشود مدیر و زیردستانش یکدیگر را درک کنند و روابط صنعتی خوبی ایجاد کنند. این امر باعث افزایش روحیه افراد میشود و آنها را به انجام کار بیشتر تشویق می‌کند.
تکنیک‌هایی ارتباطی هستند که انگیزه دیگران را برای بهتر شدن فراهم می‌کند.
موسسه‌ی کتی ایماژ انگلستان دریکی از مجلات خود مطلبی دراین‌باره منتشر کرد:
به‌عنوان فردی در موقعیت رهبری، ایجاد انگیزه در گروه از مهم‌ترین وظایف شماست. به‌هرحال انگیزه باعث افزایش بهره‌وری، روحیه در محل کار و کاهش گردش مالی میشود. اگر راستش را بخواهید این موضوع یک مقولهی برد-برد-برد است.
یکی از نادیده گرفته‌شده‌ترین راه‌های ایجاد انگیزه در گروه، برقراری ارتباط است. از طریق ارتباطات مؤثر، کارکنان شما احساس قدرت بیشتری می‌کنند. همچنین به آنها احساس تعلق، رفاقت و مسئولیت‌پذیری نیز به‌وسیله‌ی ارتباطات مؤثر داده میشود.
از همه مهم‌تر، وقتی خطوط ارتباطی باز هستند، کارمندان شما با رابطه‌ای که با شما دارند احساس راحتی می‌کنند. در عوض، انگیزه آنها برای کار کردن بهتر میشود.
به‌جای نادیده گرفتن ارتباطات در سازمان به‌عنوان انگیزه، شروع به پذیرفتن این فنون کنید جلسات ارتباط محور را برنامه‌ریزی کنید.
این جلسه هفتگی است که هدفی جز گشودن خطوط ارتباطی بین شما و کارمندانتان ندارد. به همین ترتیب، به کارمندان شما این حس را می‌دهد که شما نه‌تنها به نظرات آنها اهمیت می‌دهید، بلکه برای بازخورد آنها نیز ارزش قائل هستید. در این جلسات اطمینان حاصل کنید که زمینه را برای هرگونه سؤال، نگرانی و نظر، باز می‌گذارید.
خودمانی شوید
در به اشتراک گذاشتن داستان موفقیت‌ها و ناکامی‌های خود دریغ نکنید. این موضوع می‌تواند به روحیه یکی از اعضای گروه که نیاز به تقویت دارد کمک کند. همچنین یک سطح از تعامل ایجاد می‌کند و جامعه‌ای ایجاد می‌کند که همه اعضای گروه شما می‌توانند این تجربه‌ها را داشته باشند.
همه را در جریان بگذارید
همان‌طور که سر فرانسیس بیکن یک‌بار گفت: “دانش قدرت است.” که شما می‌توانید آن را به اشتراک بگذارید.
وقتی با گروه خود به‌طور مؤثر ارتباط برقرار میکنید، آنها را در تصمیم‌گیری در عین تقویت اعتماد و وفاداری، توانمند نیز میکنید. در هنگام تصمیم‌گیری و تغییر مهم در سازمانی که می‌تواند شغل آنها را تحت تأثیر قرار دهد، با آنها صادق و شفاف باشید و دانش خود را با آنها به اشتراک بگذارید.
به‌عنوان‌مثال، اگر محل کار شما در حال نوسازی یا بازسازی است، ممکن است کارمندان اکنون مجبور باشند دفتر کار خود را تقسیم کنند، پیش از انجام این کار به آنها اطلاع دهید. به‌این‌ترتیب می‌توانید قبل از شروع کار در دفتر جدید و ایجاد تنش، به هر مشکلی رسیدگی کنید.
به زبان ساده، حقیقت را نچرخانید. این موضوع باعث میشود گروه شما احساس کند کورکورانه عمل‌کرده است، این‌یک روش عالی برای عدم اعتماد شما به پیشرفت است.
به نگرانی‌ها و راه‌حل‌ها علاقه نشان دهید.
اگر کارمندی از آن دفتر کار جدید ابراز ناراحتی کند، چه میشود؟ بپرسید چه‌کاری می‌توانید برای کمک به حل مسئله انجام دهید. آیا شخص دیگری وجود دارد که ترجیح دهند با او دفتر مشترک داشته باشد؟
این‌یک روش ساده برای نشان دادن تعهد شما در حل مشکلات کارمندان است که باعث میشود آنها احساس ارزشمندی کنند.
دفتر بازسازی. اطمینان حاصل کنید که ناامیدی‌های آنها را توضیح داده و درک کرده‌اید اما همچنین توضیح دهید که چگونه نوسازی‌ها باعث بهبود محل کار می‌شوند. همدردی با کارمندان، همراه با شفافیت در این بازه زمانی، محیط فکری محل کار را مثبت نگه می‌دارد
اصول ارتباطات قدرتمند در سازمان
فقدان ارتباطات مؤثر، یک سازمان را معلول می‌کند. بنابراین برای داشتن ارتباطات مؤثر، اصول خاصی رعایت میشود که اهمیت ارتباطات در سازمان را بالا می‌برد. در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم:
- وضوح:
اصل وضوح به این معنی است که ارتباط‌دهنده باید از چنین زبانی استفاده کند که فهم آن آسان باشد. پیام باید توسط گیرنده درک شود. کلمات مورداستفاده باید ساده و بدون ابهام باشند. زبان نباید باعث ایجاد سردرگمی یا سوءتفاهم شود. زبان گفتاری واسطه ارتباطات در سازمان است. ازاین‌رو باید روشن و قابل‌درک باشد.
- کفایت و سازگاری:
ارتباط‌دهنده باید با دقت در نظر بگیرد که اطلاعاتی که باید منتقل شود از همه لحاظ کامل و کافی باشد. پیام ناکافی و ناقص باعث ایجاد سردرگمی شده و اقدامات انجام‌شده را به تأخیر می‌اندازد. اطلاعات کافی باید با اهداف سازمانی، برنامه‌ها، سیاست‌ها و رویه‌ها سازگار باشد. پیام ناسازگار ممکن است مخرب باشد و منافع شرکت‌ها را مخدوش کند.
- ادغام:
اصل ادغام نشان می‌دهد که از طریق ارتباط تلاش‌های منابع انسانی سازمان باید در جهت دستیابی به اهداف شرکت ادغام شود. هدف اصلی ارتباطات دستیابی به هدف تعیین‌شده است. این ارتباط باید باهدف هماهنگی فعالیت‌های افراد در محل کار برای دستیابی به اهداف شرکت باشد.
- اقتصاد:
استفاده غیرضروری از دستگاه‌های دست‌وپا گیر ارتباطی، به هزینه‌ها اضافه می‌کند. سیستم ارتباطی باید به‌طور مؤثر و به‌موقع و در صورت لزوم استفاده شود. از این طریق می‌توان به اقتصاد استفاده‌شده از سیستم ارتباطی دست‌یافت.
- بازخورد:
در صورت عدم دریافت بازخورد از گیرنده، هدف ارتباط شکست خواهد خورد. تأیید دریافت پیام از منظر درست آن از گیرنده، هدف ارتباطات در سازمان را برآورده می‌کند. بازخورد فقط در صورت ارتباط کتبی و پیام ارسال‌شده از طریق پیام‌رسان‌ها ضروری است. در صورت ارتباط شفاهی، بلافاصله بازخورد مشخص میشود.
- نیاز به شبکه ارتباطی:
مسیری که ارتباطات از طریق فرستنده یا ارتباط‌دهنده به گیرنده یا ارتباط دهنده آن منتقل میشود، به شبکه ارتباطی اشاره دارد و برای ارتباط مؤثر این شبکه ضروری است. اثربخشی مدیریتی نیز به وجود شبکه کافی بستگی خواهد داشت.
شبکه‌سازی یکی از مؤلفه‌های مهم روابط عمومی است
در صنعت روابط عمومی، شبکه‌سازی یکی از مهم‌ترین کارهایی است که می‌توانید انجام دهید. بااین‌حال، گفتن آن آسان‌تر از انجام دادن آن است. چگونه شبکه‌ی انسانی تشکیل میشود؟ چرا باید شبکه انسانی به وجود آوریم؟ و مهم‌تر از همه، چگونه ارتباطات در سازمان را در این شبکه حفظ میکنید؟
نحوه ی شبکه‌سازی یا پارتی سازی
می‌توانید به‌صورت حضوری در کنفرانس‌ها، رویدادها یا مکان‌های روزمره مانند فروشگاه‌های مواد غذایی شبکه‌های انسانی بسازید. شما هرگز نمی‌دانید چه کسی را در کجا ملاقات خواهید کرد، بنابراین همیشه آماده‌باشید.
شما می‌توانید با کمک سخنرانی آسانسوری در مورد اینکه شما چه کسی هستید و چه‌کاری انجام می‌دهید می توانید به آنها توضیح مختصری بدهید. این توضیح باید مختصر و به‌یادماندنی نیز باشد تا طرف مقابل بتواند شمارا به یاد بیاورد.
وقتی شخصاً با یک فرد ارتباط برقرار میکنید، کارت ویزیت را ردوبدل کنید، بنابراین می‌توانید در آینده با یکدیگر ارتباط برقرار کنید. شما همچنین باید در لینکدین LinkedIn یا سایر سیستم شبکه‌های اجتماعی عضو شوید.
برای ایجاد ارتباط در شهرهای جدید و تقریباً در هر شرکتی می‌توانید از سایت‌هایی مانند LinkedIn استفاده کنید. لینکدین یک ابزار عالی برای این کار است. شما می‌توانید مقالاتی که آنها درباره روند صنعت ارسال می‌کنند را بخوانید و سپس در مورد آنها نظر دهید و با آنها ارتباط برقرار کنید. و دفعه بعد که مقاله‌های جدید آنها را مشاهده کردید، از نکات و اطلاعاتی که قبلاً ردوبدل کرده‌اید به‌عنوان شروع مکالمه استفاده کنید.
چرا باید شبکه‌ی انسانی بسازید؟
شبکه‌سازی به شما کمک می‌کند تا یاد بگیرید و رشد کنید. وقتی ارتباط جدیدی برقرار میکنید، آن شخص ممکن است به شما کمک کند شغل جدیدی پیدا کنید، مربی شما باشد یا مشتری بعدی خود را به شما معرفی کند.
شبکه‌های انسانی همچنین با ایجاد اعتبار به شما مانند یک متخصص روابط عمومی کمک می‌کند. هر ارتباطی یک مشتری بالقوه است. و اگر هرکس به این موضوع پی ببرد که شما دارای شبکه‌ی انسانی قوی هستید دوست خواهد داشت که با شما کار کند.
چگونه می‌توان ارتباطات را حفظ کرد
پس از ایجاد اتصال و ارتباط، حفظ آن مهم است. هرچند ماه یک‌بار ایمیل خود را چک کنید. با پرسیدن سؤال‌های مناسب یا بحث در مورد روند صنعت، ارزش‌آفرینی کنید. اگر قرار است در یک شهر یا در یک اجلاس باشید، با آنها در تماس باشید.
اگر به دنبال یک اعلام حضور مجازی هستید، مقالات خود را از طریق ایمیل یا رسانه‌های اجتماعی برای یادآوری به آنها ارسال کنید، با پست‌های آنها در شبکه‌های اجتماعی ارتباط برقرار کنید و به آنها بگویید که در تعطیلات و موارد خاص به آنها فکر میکنید و مطالب آنها به شما کمک‌های بسیاری کرده است.
۷. تضمین اقدامات
پیام ابلاغ‌شده باید توجه کارکنان گیرنده را جلب کرده و از دیدگاه مناسب اقدام وی را تضمین کند. مدیر کارآمد، صمیمی موفق میشود تا توجه زیردستان خود را به آنچه منتقل می‌کند جلب کند.
کلام آخر
ارتباطات در سازمان نقش اساسی در زندگی ما دارند که می‌توان اهمیت آنها را در بخشهای مختلفی موردبررسی و تحلیل قرارداد. ارتباطات در سازمان همچنین نقش بسیار مهمی دارند که می‌توان به کمک آن دل کارمندان و کارگران را به دست آورد و آنها را تشویق کرد تا بهتر و سریع‌تر کار کنند.
ارتباطات نقش اساسی در تصمیم‌گیری سازمانی دارد زیرا می‌توان با اشخاص متخصص ارتباط گرفت و با مشورت با آنها مسیر درست را انتخاب کرد. یکی از مزایای ارتباطات می‌تواند ایجاد یک شبکه‌ی انسانی بزرگ و کارآمد باشد که آنها شما و کسب‌وکارتان را به دیگران معرفی می‌کنند که این موضوع می‌تواند برای شما بسیار ارزنده باشد.
شما همچنین می‌توانید با شکل دادن ارتباطات عالی تغییرات را به‌سرعت ایجاد کنید و شرایط پذیرش تغییرات را به‌راحتی به وجود آورید و هماهنگی‌های لازم را به‌سرعت برای این تغییرات انجام دهید.
شما چگونه ارتباطات در سازمان خود را شکل می دهید؟ آیا دوست دارید شبکه ای از افراد موفق را داشته باشید؟
