چطور جلسه سخنرانی خود را مدیریت کنیم؟

مدیریت جلسات یکی از مهارت هایی است که هر انسانی در زندگی نیاز دارد .این مهارت نیازمند پیشینه ها و داشتن خرده مهارت هایی مثل مدیریت زمان، برنامه ریزی و افزایش تعامل و مشارکت افراد در یک گروه و سازمان است.

جلسات گروهی راهی برای به اشتراک گذاشتن ایده ها و بارش فکری، بحث و گفتگو در زمینه چالش و تعارض ها، تصمیم گیری و حل مشکلات است. نبود جلسات در سازمان ها و یا گروه ها باعث ایجاد اختلالات و مشکلات زیادی خواهد شد و صد البته نداشتن مهارت برگزاری جلسات خلل بزرگی ایجاد خواهد کرد.

مهارت‌های لازم برای برگزاری و مدیریت جلسات گروهی

• برنامه ریزی و نوشتن اهداف جلسه:

یکی از موثرترین راهکارهای مدیریت جلسات برنامه ریزی برای آن است. قبل از برگزاری جلسات دلایل و اهداف برگزاری جلسه را بررسی کنیم و بنویسیم که به چه دلیلی این جلسات تشکیل شده و در خصوص چه مواردی قرار است صحبت کنیم.

و بهتر است ابتدای جلسات به افراد حاضر هم اهداف جلسه را توضیح دهیم.

• فضای برگزاری جلسات:

بهتر است فضای برگزاری جلسات را جایی دور از فضای کاری تعیین کنیم. کافه و یا لابی و پارک یا یک مکان تفریحی میتواند گزینه های خوبی برای برگزاری جلسات باشد.

معمولا در فضای کاری و یا پشت میز مکان مناسبی برای جلسات و متمرکز بودن افراد نیست. ممکن است حوصله شان سر برود و یا تمرکزشان روی کار باشد و نتوانند به محتوای جلسات گوش بسپارند.

• مشارکت افراد:

مدیری که مهارت برگزاری جلسات را دارد خوب میداند که در جلسات باید از افراد بازخورد بگیرد، سوال بپرسد و نظر آنها را بررسی کند، اگر فقط مدیر در جلسات صحبت کند بازدهی آن جلسه خیلی کم خواهد بود ولی با مشارکت و پرسیدن نظر افراد میتوان یک جلسه را به خوبی مدیریت کرد.

حتما خروجی جلسات را یادداشت کنید ، شخصی را برای نوشتن صورتجلسات انتخاب کنید که این کار را انجام دهد.

• جلسات کوتاه :

جلسات بهتر است کوتاه برگزار شود و در نهایت هم لیست اقدام داشته باشیم و هر کس بداند بعد از جلسات چه اقداماتی باید انجام دهد. جلساتی که بسیار طولانی هستند و لیست اقدام ندارند موثر نیستند.

• رفتار بی طرفانه:

در برگزاری جلسات افراد نظرات متفاوتی را ارائه میدهند و برگزار کننده باید نسبت به هر نظر و ایده ای نه موافقت خود را نشان دهد و نه مخالفت، کاملا بی طرف به تمام نظرات گوش دهد و از آنها برای دستیابی به اهداف خود استفاده کند.

• گوش دادن فعال :

یکی از مهارت هایی که در جلسات طرفین باید داشته باشند مهارت شنونده فعال بودن است، هم برگزار کننده و هم افراد حاضر در جلسات باید مهارت گوش دادن را داشته باشند.یکی از نکات مهم در مکالمات مؤثر این است که افراد احساس کنند حرف‌هایشان شنیده و تأیید می‌شود.

• مهارت حل تعارض:

در جلسات و صحبت های گروهی ممکن است اختلاف نظراتی پیش آید که این تعارضات تنها با داشتن مهارت حل تعارض حل میشود، مدیریت بحث ها و شناسایی تعارضات برای افراد فضایی برای ارائه نظر ایجاد میکند.

• پایان جلسات

در انتهای جلسات، اطمینان حاصل کنید که نکته مبهمی باقی نمانده باشد و همه تصمیمات و وظایف با جزئیات منتقل شده‌اند و صورت جلسه به درستی نوشته شده باشد. بهتر است در انتهای جلسات، ده دقیقه برای پرسش و پاسخ اختصاص دهید.

نکاتی که در خصوص جلسات حل مسئله باید رعایت کنیم

جلساتی هم هستند که برای حل مسئله برگزار می شوند. در این جلسات بارش فکری برای حل کردن برخی مسائل اتفاق می افتد همه افراد ایده و نظراتشان را مطرح میکنند و برای آزادانه تصمیم گرفتن کسی حق قضاوت یا انتقاد به نظر دیگری ندارد.

برای مثال در جلسات کاری قرار است ورودی مالی شرکت را بیشتر و خروجی را کمتر کنیم. هر شخصی نظر خود را مطرح میکند و در نهایت نتیجه ای گرفته میشود.

بعد از مدتی با عمل به تصمیمی که گرفته بودیم دوباره جلسه ای را برگزار میکنیم و راه حلی که قبلا انتخاب کرده و انجام داده بودیم را بررسی میکنیم. که باگ های آن را تشخیص دهیم و بتوانیم درست یا غلط بودن مسیر را متوجه شویم.

و در مرحله بعد اگر مشکل حل نشد دوباره بارش فکری انجام می دهیم و تصمیم جدیدی می‌گیریم . انقدر این چرخه ادامه دارد تا به نتیجه درستی برسیم.

جلسات تبادل اطلاعات

به جلساتی گفته میشود که دانش و اطلاعات رد و بدل میشود. یعنی افکار و اطلاعات مبادله میشود تا بتوانیم ایده ی جدیدی را خلق کنیم.

در این جلسات هم گوش دادن بدون قضاوت و کاملا بی طرفانه بسیار اهمیت دارد.

و البته جلسات انواع مختلفی دارند مانند: جلسات عاطفی ، جلسات دوستانه و…

مهمترین فاکتور مشترک در انواع جلسات

یکی از مهارت های مشترک که در هر جلسه ای به آن نیاز داریم مهارت فن بیان است. بی شک شما هم به اهمیت فن بیان در ارتباطات و جامعه امروزی پی برده اید. داشتن مهارت فن بیان کمک میکند هم ارتباطات خود را قوی کنیم و هم بیان و کلام تاثیرگذاری داشته باشیم.

فن بیان مهارتی است که با تمرین تقویت میشود. در دوره های فن بیان خود هم دانش لازم در خصوص فن بیان را به شرکت کنندگان آموزش میدهم و هم تمرینات لازم را به آنها معرفی میکنم.

اگر شما هم مایل به تقویت مهارت فن بیان خود هستید پیشنهاد میکنم حتما در دوره های آموزشی فن بیان شرکت کنید و کتاب های مربوط به فن بیان را مطالعه کنید.

جمع بندی

برای برگزاری جلسات باید مهارت هایی از قبیل فن بیان، حل تعارض، شنونده بودن، برنامه ریزی و نوشتن اهداف را داشته باشیم. برای نگه داری جو مثبت در جلسات بهتر است جلسه را در فضای دیگری مانند کافه برگزار کنیم . پرسش و پاسخ داشته باشیم تا همه افراد در جلسه مشارکت کافی داشته باشند.

در طول جلسه به همه افراد امکان صحبت و اظهار نظر بدهید و نظرات مخالف را کاملا بی‌طرفانه گوش دهید. نتیجه‌گیری و جمع‌بندی یکی از نکات مهم در مدیریت جلسات گروهی است و همچنین داشتن صورتجلسه مکتوب یکی از راه های موثر در جلسات است.

در پایان جلسات اقدامات مربوط به هر فرد را متذکر شویم و وظایف را به خوبی به افراد انتقال دهیم . برای بازدهی بالای جلسات همه افراد حاضر را در این اقدام ها دخیل کنیم.