هرکدام از ما ممکن است که در انجام کارهای روزمرهی خود دچار کمبود زمان بشویم و این امر باعث شود کارها آن‌طور که ما می‌خواهیم پیش نرود. و بهرهوری ما به‌شدت پایین بیاید.
موضوعاتی است که میتواند باعث کمبود زمان ما شود که عبارت‌اند از استرس، اتلاف وقت، عدم اولویت‌بندی، عدم برنامه‌ریزی، نداشتن هدف در کار و زندگی، انجام کارهای غیرضروری و…که هرکدام از این موارد میتواند زمان ما را به‌شدت از بین ببرد.
گاهی زمان ما به واسطه‌ی ارزش قائل نشدن دیگران برای وقت ما، تلف می شود و از بین می رود. گاهی زمان ما به واسطه‌ی چک کردن گوشی تلفن همراه و سر زدن به صفحات مجازی تلف می شود که اگر ما برای مدیریت زمان خود برنامه ای نداشته باشیم یا مهارت نه گفتن به خیلی از مسائل را نداشته باشیم،این موضوع می تواند در آیندهای نزدیک ما را دچارمشکل کند.
حال ما در این مقاله قصد داریم ،به حل این معضلات بپردازیم و به شما با چند مثال آموزش دهیم که چگونه میتوانید زمان خود را مدیریت کنید و بتوانید وقت بیشتری برای خود و خانواده‌ی خود داشته باشید. به شما آموزش می دهیم که چگونه وقت کش‌های زندگی خود را مدیریت کنید تا بتوانید بهرهوری خود را افزایش دهید.
مدیریت زمان |۷ گام برای رسیدن به آسایش(در ۳۰ دقیقه)
مدیریت زمان چیست؟
چگونه میتوانیم مدیریت زمان انجام دهیم؟
چطور میتوانیم با مدیریت زمان استرس را از بین ببریم؟
از چه طریق زمان بیشتری در روز برای انجام کارها داشته باشیم؟
چگونه از اتلاف زمان جلوگیری کنیم؟
چرا نه گفتن به مدیریت زمان کمک میکند؟
چطور میتوانیم کارهای غیرضروری را به دیگران واسپاری کنیم؟
مدیریت زمان (تعریف ویکی پدیا)
مدیریت زمان فرآیندی است که با بهکارگیری آگاهانه زمان برفعالیتهای روزمرهی خود میتوانیم رشد و پیشرفت خود را چندین برابر کنیم.
ایجاد یک محیط موثر
برخی از افراد مدیریت زمان را وظایف مربوط به ایجاد محیط مناسب برای اثربخشی “واقعی” میدانند . این استراتژی ها شامل اصولی مانند:
سازماندهی ، کارهای اداری و وظایف ،محافظت از وقت خود با ایزوله کردن خود ، دوری کردن و واسپاری کارها ،دستاورد از طریق مدیریت هدف و از طریق تمرکز بر هدف، تأکید انگیزشی ، سازماندهی و کنترل عادت های بد اتلاف زمان، ترمیم و بازسازی مشکلات اساسی روانشناختی در این حوزه جای دارند.
نکتهی مهمی که وجود دارد این است که زمان مقابله با وظایف مهم است ، زیرا کارهایی که به تمرکز و انرژی ذهنی بالایی نیاز دارند ، اغلب باید در ابتدای روز که فرد انرژی بیشتری دارد ، انجام می شود.
تعیین اولویت ها و اهداف و تاثیر آن در مدیریت زمان
استراتژی های مدیریت زمان اغلب با توصیه هایی برای تعیین اهداف شخصی همراه هستند. این ادبیات بر چند موضوع تأکید می کند:
کار با ترتیب اولویت، ((تعیین اهداف و اولویت بندی ))
اهداف گرانشی را تعیین کنید. این اهداف می توانند به صورت خودکار انجام شوند.
این اهداف ثبت شده ممکن است به یک پروژه ، یک برنامه عملیاتی یا به یک لیست وظیفه ساده تقسیم شود. برای کارهای فردی یا اهداف آن ، ممکن است درجه بندی اهمیت ، مهلت و اولویت ها تعیین شود.
این فرآیند منجر به برنامه ریزی به همراه لیست وظایف ، برنامه یا تقویم فعالیت ها می شود. نویسندگانو یا مربیان ممکن است یک دوره برنامه ریزی روزانه ، هفتگی ، ماهانه یا سایر موارد را که با دامنه مختلف برنامه ریزی یا بررسی همراه است ، توصیه کنند. این کار به روش های مختلف انجام می شود ، به شرح زیر:
تجزیه و تحلیل ABCD
تکنیکی که برای مدت طولانی در مدیریت تجارت مورد استفاده قرار گرفته است ، دسته بندی داده های بزرگ به گروههای مختلف است. این گروه ها اغلب با A ، B ، C و D مشخص میشوند. به همین دلیل این اسم را برای تجزیه و تحلیل آن انتخاب کرده اند.فعالیت ها با این معیارهای کلی رتبه بندی می شوند:
A – وظایفی که ضروری و مهم تلقی می شوند ،
B – وظایفی که مهم هستند اما فوری نیستند ،
C- وظایفی که مهم نیستند اما فوری هستند ،
D – وظایفی که مهم نیستند و فوری نیستند.
سپس هر گروه براساس اولویت مرتب می شود.
تجزیه و تحلیل ABCD اغلب با تجزیه و تحلیل پارتو مورد بررسی قرار می گیرند.
تحلیل پارتو چیست؟
اصل پارتو می گوید که ۸۰٪ از کارها را می توان در ۲۰٪ از زمان داده شده انجام داد ، و ۲۰٪ کارهای باقیمانده ۸۰٪ زمان را به خود اختصاص می دهد. این اصل برای دسته بندی وظایف به دو قسمت استفاده می شود. با توجه به این شکل از تجزیه و تحلیل پارتو ، توصیه می شود وظایفی که در گروه اول قرار می گیرند دارای اولویت بالاتری باشند .
مدیریت زمان چیست؟
فرایند برنامه‌ریزی و کنترل میزان زمان برای صرف فعالیت‌های خاص مدیریت زمان است. یعنی بتوانیم در بهترین زمان ممکن بهترین کار ممکن را انجام دهیم. حتی مدیریت زمان مناسب، فرد را قادر می‌سازد تا در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهد، استرس را کاهش داده و به موفقیت شغلی مد نظر خود برسد.
مزایای مدیریت زمان
۱-تسکین استرس
ایجاد و رعایت یک برنامهی کاری، اضطراب را کاهش میدهد. هنگامی‌که موارد موجود در لیست “کارها” را بررسی میکنید، می‌بینید که در حال پیشرفت ملموسی هستید.
یک کارمند حرفه‌ای متوسط ۳۰ تا ۱۰۰ پروژه در صفحه کاری خود دارد. از هر ۱۰ نفر چهار نفر که در شرکت‌های بزرگ مشغول به کار هستند و آنها تغییر ساختار عمدهی شرکت‌ها را تجربه میکنند که این امر باعث میشود در مورد آینده خود با اطمینان فکر نکنند. شاید به همین دلیل باشد که بیش از ۴۰٪ بزرگ‌سالان می‌گویند شب دچار بی‌خواب و گرفتار حوادث استرس‌زای روز هستند.
شارون مل نیک، پروفسور.، روانشناس تجارت و نویسنده کتاب موفقیت تحت استرس که به‌تازگی منتشرشده است، می‌گوید: “مردم از من سؤال میکنند.” “همه احساس خستگی و شلوغی بیش‌ازحد میکنند.”
آیا راهی برای حفظ تمرکز ثابت در طول روز وجود دارد؟ آیا می‌توان همهی کارهایی که باید انجام شود را به‌راحتی انجام داد؟ چگونه میتوانید خونسردی خود را هنگامی که به شدت خسته هستیم حفظ کنیم؟
مل نیک با اطلاع از ۱۰ سال تحقیق در دانشگاه هاروارد و آزمایش‌ها میدانی روی بیش از ۶۰۰۰ کارآموز، استراتژی‌های زیر را برای کاهش استرس کاری و مدیریت بهتر زمان ارائه میدهد.
به‌جای واکنش نشان دادن عمل کنید
مل نیک می‌گوید: “وقتی احساس کنیم شرایط از دست ما خارج‌شده، استرس را تجربه میکنیم.” این موضوع هورمون استرس را فعال میکند و در صورت شدید بودن آن، اعتمادبه‌نفس، تمرکز و رفاه از بین می‌رود.
وی توصیه میکند که جنبه‌های موقعیتی را که میتوانید کنترل کنید، پس آن را کنترل کنید و جنبه‌هایی را که نمی‌توانید کنترل کنید رها کنید و یا به فرد دیگری بسپارید. به‌طورمعمول، شما کنترل اعمال و پاسخ‌های خود رادارید، اما به‌عنوان‌مثال کنترل نیروهای کلان یا لحن شخص دیگری را ندارید. وی توصیه میکند: “برای ۵۰٪ موقعیت‌های تحت کنترل خود تمام سعی و تلاشتان را بکنید که به بهترین روش کارها را انجام دهید و سعی کنید بقیه کارها را رها کنید”.
یک‌نفس عمیق بکش
مل نیک می‌گوید: هنگامی‌که از یک جلسه پرتنش بیرون آمده‌اید اگر احساس خستگی زیاد کردید، چند دقیقه نفس عمیق بکشید زیرا این کار تعادل مغزی را برقرار میکند. به‌راحتی پنج ثانیه استنشاق کنید. او می‌گوید: “این کار مانند این است که آرامش و تمرکز یک کلاس ۹۰ دقیقه‌ای یوگا را در مدت سه دقیقه یا کمتر پشت میز خود به دست آورده اید”.
وقفه‌ها را برطرف کنید
مل نیک می‌گوید: “بیشتر ما در طول روز بمباران اطلاعاتی می‌شویم.” ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، و مهلت‌های ناگهانی و فوری، برای ایجاد حواس‌پرتی کارگران امروز بیش از هر زمان دیگری، برای ما وجود دارد و در زندگی ما خود را نشان میدهد.
اگرچه ممکن است کنترل وقفه‌ها را نداشته باشید، اما میتوانید پاسخ خود را کنترل کنید. مل نیک توصیه میکند به یکی از سه روش پاسخ دهید: وقفه را بپذیرید، آن را قطع کنید یا اهمیت آن را تشخیص دهید و برای آن برنامه‌ریزی کنید.
بسیاری از وقفه‌ها تکرار میشوند و می‌توان آنها را پیش‌بینی کرد. او می‌گوید: “شما میتوانید معیارهای از پیش تعیین شده‌ای داشته باشید که می‌خواهید به آنها پاسخ دهید.” همچنین میتوانید با پاسخ دادن به ایمیل در یک زمان خاص و در شرایط خاص ، تنظیم ساعات اداری برای صحبت حضوری، زمان‌های هرز را از بین ببرید.
تأثیر خوراک و خواب خوب در مدیریت زمان
مل نیک، توصیه میکند یک رژیم غذایی کم قند و پروتئین دار بخورید: “خوراک نامناسب به سیستم بدن شما فشار خواهد آورد.” “و هنگامی‌که خوب نمی‌خوابید، اثرات جوان‌سازی را دریافت نمی‌کنید.” طبق نظریه مرکز پیشگیری از بیماری‌های آمریکا CDC، تخمین زده میشود که ۶۰ میلیون آمریکایی خواب کافی ندارند که این موضوع میتواند یک دوره نقاهت برای بدن ایجاد کند
روز خود را برای انرژی و تمرکز برنامه‌ریزی کنید
بیشتر ما روز را با استفاده از رویکرد “فشار، فشار، فشار” سپری میکنیم و فکر میکنیم اگر هشت‌تا ۱۰ ساعت کامل کارکنیم، کارهای بیشتری انجام خواهیم داد. اما نکتهای که اینجا وجود دارد این است که بهرهوری کاهش می‌یابد، سطح استرس بالا می‌رود و بعد از کار ، فرد نمی تواند انرژی بسیار زیادی برای خانواده خود داشته باشد.
وی توصیه میکند که در طول روز زمان مشخصی را برای پیاده‌روی، حرکات کششی پشت میز خود یا انجام یک ورزش برنامه ریزی کنید. وی می‌گوید: “تونی شوارتز در یک پروژه انرژی نشان داده است که اگر تمرکز شدیدی در حدود ۹۰ دقیقه داشته باشیم و به دنبال آن کمی استراحت داشته باشیم، میتوانیم استرس را از بین ببریم و خود را جوان و شاداب کنیم.”
۲. زمان بیشتر به دست آور
مدیریت زمان مناسب به شما زمان بیشتری میدهد تا در زندگی روزمره خود سپری کنید. افرادی که می‌توانند به‌طور مؤثر مدیریت زمان کنند، از داشتن وقت بیشتر برای صرف سرگرمی‌ها یا سایر کارهای شخصی لذت می‌برند.
من همیشه دوست داشته‌ام مانند کسانی باشم که فقط به چهار یا پنج ساعت خواب شبانه نیاز دارند. متأسفانه، من بدون داشتن حداقل ۶-۸ ساعت خواب ثابت و یا بیشتر از آن محدوده، یعنی بیشتر خوابیدن عملکرد خوبی ندارم.
اگر مثل من هستید و به خواب خود احتیاج دارید ممکن است لازم باشد راه خود را برای رسیدن به زمان و بهرهوری بیشتر تغییر دهید. بسیاری از ما دائماً بهدنبال زمان بیشتر هستیم.
الف)اجازه ندهید افراد دیگر زندگی شمارا برنامه‌ریزی کنند
مهم‌ترین کاری که از دستتان برمی‌آید انجام دهید تا مسئولیت بیشتر برنامه خود را حفظ کنید. پربارترین دوره‌های خود را بیاموزید و کارهای خود را برای آنها برنامه‌ریزی کنید اگر هر نوع کار خلاقانه‌ای انجام می‌دهید، باید راهی برای ذخیره وقت و مکانی برای پروژه‌های خود در یک محیط راحت و بر اساس برنامه‌ای که برای شما مناسب است، پیدا کنید.
مطمئناً، شما احتمالاً در زندگی خود استقلال کاملی ندارید، اما اشکالی ندارد. هرکجا که استقلال داشته باشید، یا هرکجا که بتوانید آن را پس بگیرید، استقلال خود را میتوانید بهدست آورید و انتخاب‌های خود را انجام دهید.
ب)درباره آنچه مهم است تصمیم بگیرید و هرروز صبح ابتدا آن کار را انجام دهید
در عصر مدرن ما، همیشه می‌توان یک کار دیگرعلاوه بر کارهایی که میکنیم، انجام داد. برای نبرد در برابر گزینه‌های بی‌حدوحصر، از همان ابتدای روز مهم‌ترین مورد را تعیین کنید. سپس قبل از اینکه به سراغ هر چیز دیگری بروید، آن کار را انجام دهید.
سعی کنید ۲-۳ مورد از”مهم‌ترین” کارهای خود را انتخاب کنید. در رابطه با این موضوع یک الگوی تکراری وجود دارد: انجام یکی از این کارها مشکلی ندارد. انجام دو مورد از آنها معمولاً عملی است. همچنین می‌توان کارهای زیادی را در طول هرروز انجام داد، اما تلاش برای انجام سه کار بزرگ اغلب برای ما یک چالش محسوب میشود.
مطمئن نیستیم چرا، اما به هر دلیلی هرروز با ترکیبی از “دو کار و تصمیم بزرگ به‌اضافه‌ی کارهای کوچک دیگر” بهترین کار با بالاترین بهرهوری را می‌توان به دست آورد. ازآنجاکه می‌توان این موضوع را به همهی افراد تعمیم داد، سعی کنید تا آنجا که ممکن است با این ترکیب، کار کنید. یعنی دو کار مهم را با چند کار کوچک در ابتدای روز انجام دهید.
برای مدیریت زمان،به آنچه شمارا خوشحال میکند توجه زیادی داشته باشید
اگر روی موضوع‌هایی کارکنید که از آنها لذت می‌برید، سریع‌تر آنها را کامل خواهید کرد و کمتر خسته خواهید شد. با استفاده از وقت اضافی، میتوانید به سراغ کارهای دیگر بروید، زیرا همیشه کارهای بیشتری باید انجام شود، یا میتوانید کار دیگری انجام دهید.
زمان پاداش را در نظر بگیرید! این موضوع شمارا خوشحال‌تر خواهد کرد
۳-فرصت‌های بیشتر برای خود بساز
مدیریت خوب زمان منجر به فرصت‌های بیشتر و اتلاف وقت کمتری برای فعالیت‌های بی‌اهمیت میشود. مهارت‌های خوب مدیریت زمان از ویژگی‌های اصلی کارفرمایان و کارآفرینان موفق است. توانایی اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب و لازم است.
به این مثال توجه کنید: اگر یکی از همکارانتان پشت میز شما آمد، و ۵۰ هزار تومان از کیف شما بدون اینکه به شما بگوید بردارد، آیا عصبانی نمی‌شوید؟ بااین‌حال، اگر یک همکار به سراغ شما آمد و شروع به صحبت و سوال پرسیدن درباره‌ی چگونگی گذراندن آخر هفته کرد، شما با پاسخ به این پرسش او هیچ مشکلی نخواهید داشت.
در سناریوی اول، کسی ۵۰ هزارتومان از پول شمارا گرفت. اما در مرحله دوم، کسی ده دقیقه از وقت شمارا گرفت. نکتهای که در اینجا وجود دارد این است که شما همیشه میتوانید درآمد بیشتری کسب کنید اما هرگز وقت بیشتری کسب نخواهید کرد.
ما کارهای مشابهی، با خودمان انجام می‌دهیم. هنگامی‌که ما یک وسیله و ابزار جدیدی می‌خریم و پول خرج میکنیم ، بعد از دو هفته از آن دیگر استفاده نمی‌کنیم . ما احساس گناه میکنیم که چرا این ابزار و وسیله را خریده‌ایم اما هیچ ناراحتی و نگرانی در رابطه با این موضوع نداشته‌ایم که وقت خود را در صفحات مجازی تلف‌کرده‌ایم.
برای بسیاری، اعتقاد بر این است که پول بزرگ‌ترین سرمایه زندگی آن‌هاست، اما واقعیت این است که بزرگ‌ترین دارایی شما زمان است. اگر فرصتی برای لذت بردن از آن نداشته باشید مهم نخواهد بود که چقدر پول داشته باشید. وقتی سرانجام وقتتان تمام شد هرگز نخواهید توانست پول خود را با خود ببرید.
واقعاً اتلاف وقت به چه معناست؟
یک روش خوب برای اندازه‌گیری این است که ببینید روزانه وقت خود را چگونه می‌گذرانید.
اگر هرروز را بی‌هدف، پشت سر می‌گذارید، در آخرین لحظه از خواب بیدار می‌شوید، قهوه یا شیر را قورت می‌دهید، از در خانه باعجله بیرون میروید و سر یک کار میروید که به شما الهام و انرژی نمی‌بخشد یا شمارا به اهداف خود نمی‌رساند، و وقت استراحت ناهار خود را با شکایت سپری میکنید.
به همکاران خود در مورد اینکه چگونه از کار خود متنفر هستید می‌گویید و در پایان روزبه خانه برگردید تا خسته روی مبل بنشینید و درحالی‌که بی‌دلیل ساعت‌ها از تلویزیون یا تلفن خود لذت می‌برید،در حال تلف کردن وقتتان هستید.
اگر احساس میکنید روزتان هدررفته است، پس احتمالاً همین‌طور بوده است. شما هرروز از وقتتان به‌درستی استفاده نمی‌کنید
از “دزدان زمان ” خود، آگاه باشید
آگاهی از اینکه “مکنده‌های وقت” و ” دزدان زمان” کجا هستند، اولین قدم برای استفاده بیشتر از زمان موجود است. اصول اولیه این است که، ما باید کارهایی را انجام دهیم که به ما الهام و انرژی میبخشد. اگر شغل فعلی شما به شما الهام نمی‌بخشد، کمی وقت صرف کنید تا شغلی را پیدا کنید که به شما الهام بهبخشد، این موضوع میتواند استفاده خوبی از وقت شمارا به وجود آورد.
تماشای اینکه چقدر وقت خود را در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانید، حوزهی دیگری است که باید از آن آگاه باشید. آیا زمان زیادی را صرف پیمایش در صفحات شبکه‌های اجتماعی خود میکنید؟ در این صورت، شاید باید مدت‌زمانی را که هرروز با گوش خود می‌گذرانید محدود کنید.
یکی دیگر از حوزه‌های اتلاف وقت شما تماشای تلویزیون است. هرروز چقدر وقت خود را جلوی تلویزیون می‌گذرانید؟ اگر کارهای روزمره شما شامل بازگشت از محل کار، خستگی ذهنی است و شما می‌خواهید این موضوعات را فقط با روشن کردن تلویزیون و نشستن در آنجا برای سه چهار ساعت بعدی حل کنید، شما در حال اتلاف وقت خود هستید.
۴. برای مدیریت زمان اهدافت را تحقق ببخش
افرادی که مدیریت زمان مناسب را انجام می‌دهند قادر به دستیابی بهتر به اهداف و مقاصد خود هستند و این کار را در مدت‌زمان کوتاه‌تری انجام می‌دهند.
لیست نکاتی برای مدیریت زمان مؤثر
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید چند روش برای مدیریت مؤثر زمان بررسی کنیم:
اهداف را به‌درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل‌دستیابی و اندازه‌گیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی را که تعیین کرده‌اید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، مرتبط و به‌موقع هستند.
برای مدیریت زمان اولویت‌بندی هوشمندانه داشته باشید
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت در اولویت قرار دهید. به‌عنوان‌مثال، به کارهای روزمره خود نگاه کنید و تعیین کنید که کدام‌یک از موارد زیر است:
مهم و فوری: فوراً این کارها را انجام دهید.
مهم اما فوری نیست: در مورد زمان انجام این کارها تصمیم بگیرید.
فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را انجام دهید یا به دیگری بسپارید تا برایتان انجام دهند.
فوری نیست و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام شود.
برای انجام یک کار محدودیت زمانی تعیین کنید
تنظیم محدودیت‌های زمانی برای انجام وظایف به شما کمک میکند تا تمرکز و کارآیی بیشتری داشته باشید. انجام یک تلاش اضافی اندک برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه چقدر برای هر کار زمان لازم دارید، میتواند مشکلات احتمالی شمارا قبل از بروز آنها، تشخیص دهد. به‌این‌ترتیب میتوانید برای مقابله با آنها برنامه‌ریزی کنید.
به‌عنوان‌مثال، فرض کنید که لازم است شما به موقع پنج موضوع برای جلسهی بررسی بنویسید. بااین‌حال، می‌فهمید که فقط در زمان باقیمانده قبل از جلسه میتوانید چهار مورد از آنها را انجام دهید.
اگر از قبل به این واقعیت واقف باشید، ممکن است به‌راحتی نوشتن یکی از بررسی‌ها را به شخص دیگری واگذار کنید. بااین‌وجود، اگر قبلاً زحمت بررسی زمانی در کارهای خود را انجام نداده بودید، ممکن بود فقط یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمان خود می‌شدید. در آن مرحله، ممکن است یافتن شخصی که یکی از بررسی‌ها را به او بسپارید، بسیار دشوارتر باشد، و همچنین دشوارتر باشد که فرد بتواند آن کار را در برنامهی کاری خود جای دهد
۵- بین کارها کمی استراحت کنید
وقتی بسیاری از کارها را بدون وقفه انجام می‌دهید، حفظ تمرکز و انگیزه ، سخت‌تر میشود. اجازه دهید مقداری از زمان برایتان خالی شود تا بتوانید روحیه خود را تازه کنید. برای این کار یک چرت مختصر، یک پیاده‌روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
خود را سازماندهی کنید
از تقویم خود برای مدیریت زمان طولانی‌تر استفاده کنید. مهلت‌های مربوط به پروژه‌ها یا وظایفی را که بخشی از تکمیل پروژه کلی است را ، یادداشت کنید. به این فکرکنید که اختصاص دادن کدام روزها به کارهای خاص بهتر است. به‌عنوان‌مثال، ممکن است لازم باشد در روزی که می‌دانید مدیران شرکت در دسترس هستند و به مرخصی یا ماموریت نرفته اند، جلسه‌ای برای بحث در مورد رشد و پیشرفت شرکت برنامه‌ریزی کنید.
زمان استراحت در بین کارها ایجاد کنید
شاید افرادی را دیده باشید که در هنگام کار سرشان را روی میز گذاشته‌اند و خوابیده‌اند و یا در حال کار کردن چرت می‌زنند یا آن‌قدر خواب‌آلود هستند که نمی‌توانند درست‌کار کنند . این افراد ایستاده خوابشان می‌برد.
سؤال اینجاست، چند نفر از این کارگران می‌توانند خوابیدن ایستاده را یاد بگیرند؟ مطمئناً این‌یک مهارت تخصصی است. در مورد میلیون‌ها کارمند دیگر که ازنظر ذهنی و جسمی خسته شده‌اند ، چه فکری میکنید؟
آنها کجا می‌توانند کمبود استراحت و خواب موردنیاز خود را در طول روز برای ادامه کار پیدا کنند؟
یک روش ساده برای انجام همه آن کارها وجود دارد:
کمی در محل کار استراحت کنید.
دکتر متیو ادلوند، در مورد یک خواب و استراحت خوب می‌گوید، اگرچه ایده استراحت در محل کار مضحک به نظر می‌رسد، ازآنجاکه بسیاری از کارگران در این اقتصاد سخت بیشتر از گذشته کار میکنند ، استراحت بیشتر میتواند تغییر بزرگی در زندگی آنها ایجاد کند.
ادلوند می‌گوید: “مردم خود را به ماشین تبدیل کرده‌اند.” “آنها ۲۴/۷ ساعت کار میکنند. اما آنها ماشین نیستند و بدن آنها استراحت لازم را برای بازسازی و نوسازی ندارد. “ادلوند در کتاب جدید خود، “قدرت استراحت: چرا تنها خوابیدن کافی نیست” می‌گوید که ما به انواع استراحت، از خواب کافی تا فرصت دادن به بدن برای شارژ مجدد از طریق معنویات، فعالیت‌های ذهنی و اجتماعی که باعث شادابی ما میشود، نیاز داریم. وی می‌گوید: اگر بخواهیم پیشرفت کنیم چنین فعالیت‌هایی حتی در محل کار نیز حیاتی هستند.
وی همچنین می‌گوید: “افراد بیشتری به بی‌خوابی مبتلا میشوند، بنابراین از قرص‌های خواب‌آور برای خوابیدن استفاده میکنند و سپس از مواد محرک مانند کافئین برای بیدار ماندن استفاده میکنند.” آنها به‌جای اینکه با جریان و ریتم طبیعی پیش بروند، در طول روز مسابقه می‌دهند. من می‌گویم که آنها نباید با نیاز به استراحت مبارزه کنند. بدن برای بازسازی به زمان نیاز دارد.
فواید استراحت در محل کار
مطالعات نشان داده است که کسانی که زمان برای استراحت در سرکار خود دارند، نه‌تنها در کار بهتر عمل میکنند و از ذهنیت بهتری برخوردار هستند، بلکه می‌توانند پوست بهتری داشته و افزایش وزن خود را کنترل کنند. به‌عبارت دیگر، استراحت بیشتر باعث میشود نه‌تنها احساس بهتری داشته باشید، بلکه بهتر هم به نظر برسید.
ادلوند طرفدار پیدا کردن دوره‌هایی در طول روز برای استراحت است. او می‌گوید که تلاش برای سرعت بی‌وقفه به راحتی برای سلامت روحی و جسمی شما مضر است و منجر به عملکرد ضعیف‌تر، خلاقیت کمتر و اشتباهات بیشتر در کار میشود. وی می‌گوید: “مردم این روزها بیشتر و بیشتر کار میکنند، اما تولید و بازدهی کمتری دارند.” “مردم آن‌قدر از ماشین استفاده میکنند، فکر میکنند خودشان هم ماشین هستند.”
اما اکثر رئیس‌ها مایل نیستند که کارمندان و کارگرانشان پشت میز خود بخوابند، بنابراین چگونه یک کارگر می تواند وقتی برای شارژکردن خود، پیدا کند؟
گوش‌های خود را تیز کنید
چشمان خود را ببندید، انگشتان خود را به مدت ۱۰ ثانیه در گوش خود قرار دهید و هوای داخل گوشه‌های خود را با صدای بلند بیرون دهید. چشم‌های خود را بازکنید و نام ذهنی رنگ‌هایی را که می‌بینید بگویید، سپس شروع به گفتن اندازه‌ها و اشکال اشیا مختلف کنید.
صداهایی را که می‌شنوید شناسایی کنید. وی می‌گوید این کار به شما کمک میکند سیستم عصبی خود را “تنظیم مجدد” کنید .این کار استرس شمارا کاهش میدهد تا بتوانید به جلو حرکت کنید و کارهای خود را سازماندهی کنید.
۶- وظایف و فعالیت‌های غیرضروری را حذف کنید
حذف فعالیت‌ها یا کارهای اضافی مهم است. مشخص کنید که چه چیز قابل‌توجهی است و چه چیزی شایسته وقت شماست. کم کردن یا حذف وظایف و فعالیت‌های غیرضروری، وقت بیشتری را برای صرف چیزهای کاملاً مهم آزاد میکند.
هرچه بیشتر از بین ببرم، بیشتر لذت زندگی را تجربه می‌کنم.
حذف در زندگی شخصی به معنای این است که ما وقت بیشتری برای انجام کاری که دوست داریم داشته و زمان بیشتری را برای گذراندن در کنار خانواده و دوستان خود داشته باشیم.
برون سپاری یا کم کردن کارها حتی حذف آنها به معنای تنبل بودن نیست، حذف به معنای کارآمد بودن است. این مربوط به انجام کارهایی است که واقعاً مهم هستند و انجام ندادن کارهای بیهوده برای بهرهوری بیشتر است.
خود را گول نزنید که با مشغله بیشتر بهترین کار ممکن را انجام می‌دهید.
برعکس اگر کارآمد و مؤثر باشید، بیشترین بازدهی رادارید.
باکم کاری میتوانید به اهداف بیشتری برسید. با انجام هیچ کاری میتوانید حتی به موفقیت‌های بیشتری نیز دست پیدا کنید.
بیایید برخی از مراحل حذف کارهای بیهوده را بررسی کنیم که میتواند زندگی شمارا تغییر دهد:
تماس‌های تلفنی
پاسخ دادن به هر تماس تلفنی را متوقف کنید. نگذارید لحظه‌ای زیبا، خلاقانه یا سازنده از بین برود. شما موظف نیستید تلفن را بردارید و جواب بدهید. اجازه ندهید دیگران برای زندگی شما تصمیم بگیرند و بر زندگی شما حکومت کنند.
بگذارید منشی تلفنی شما کار شمارا انجام دهد. به مردم فرصت دهید پیام بگذارند یا به آنها اجازه دهید برای شما پیام بفرستند. اگر مهم است میتوانید تماس بگیرید. اگر افراد چیز مهمی دارند که به شما بگویند برای شما پیام می‌گذارند، اگر این کار را نکنند احتمالاً تماس آنها چندان مهم نیست.
تلویزیون
تماشای تلویزیون وقت گران‌بهای شما را به هدر میدهد. از این زمان برای گفتگوی خوب با شریک زندگی خود یا با یک دوست خوب استفاده کنید. با فرزندان خود بازی کنید یا روی اشتیاق خود کارکنید و تغییری در زندگی خود ایجاد کنید.
اخبار
روزنامه خواندن را متوقف کنید. در زمان و پول شما صرفه‌جویی خواهد شد. خواندن اخبار چیزی به بهرهوری یا خوشبختی کلی شما اضافه نمی‌کند. خبر مانند هر چیز دیگری تجارت است. رسانههایی که اخبار را ارائه می‌دهند مجبورند هرروز چیز جدیدی را برای تأمین معاش خود تولید کنند.
نیمی از خبرها حدس و گمان و ایجاد سناریوهای نابودی است که شمارا باهوش‌تر نمی‌کند. اگر خبر مهمی وجود دارد، آن را از زبان دوستان، خانواده و یا افراد کوچه و خیابان خواهید شنید
پیام‌های ناخواسته را حذف کنید
شما میتوانید با فعال‌سازی کد #۸۰۰* پیامکهایی را که هم وقت شما و هم پول شمارا میگیرند ،با این کد دستوری حذف کنید زیرا زمان شما ارزش بیشتری نسبت به پیامکهایی دارد که به شما می‌گوید شما برنده‌ی قرعه‌کشی دروغی ما شده‌اید.
حذف ایمیل
صندوق ورودی خود را تا حد ممکن خالی نگه‌دارید. به‌هرحال اشتراکی را که نمی‌خوانید حذف کنید. برای مسدود کردن آنها از هرزنامه Gmail استفاده کنید. ایمیل کمتری ارسال کنید، بنابراین ایمیل کمتری دریافت خواهید کرد. تا حد امکان حذف کنید.
صندوق ورودی Gmail را با پلاگین Minimalist Gmail حذف کنید. Minimalist Gmail میتواند صندوق ورودی gmail شمارا صفر و پاک‌سازی کند.
کارهای غیرضروری را حذف کنید
هر کاری غیرضروری یا کم‌اهمیت باشد، آن را از بین ببرید. فقط روی چیزهایی تمرکز کنید که واقعاً مهم هستند. هر کاری که از بین می‌برید زمان بیشتری برای انجام کارهایی که دوست دارید به وجود می‌آورد و شما میتوانید کارهای خود را بهتر انجام دهید. این مربوط به کمیت نیست، بلکه مربوط به کیفیت است.
کارهای تکراری را حذف کنید
سعی کنید راهی برای از بین بردن کارهای تکراری پیدا کنید. آیا راهی برای برون‌سپاری آنها وجود دارد یا اصلاً آنها را انجام نمی‌دهید؟ میتوانید رفتار یک کار را تغییر دهید تا نیازی به تکرار آن نباشد؟ میتوانید عناصر خاصی از آن کار را حذف کنید؟
سعی کنید هر بار یک نکته از این کار را انجام دهید. اگر یک کار را حذف کنید، روزنه‌ای برای حذف یک کار دیگری مشاهده خواهید کرد. این‌یک روند خلاقانه است که کارآیی شمارا فراتر از رؤیاهای دیوانه‌وارتان میکند.
با شلوغ کاری مدیریت زمان انجام دهید
خانه و محل کار خود را به هم بریزید. چیزهایی را که به آنها نیازی ندارید یا استفاده نمی‌کنید از شرشان خلاص شوید. نکتهی مهمی که وجود دارد این است که سازماندهی نکنید بلکه ساده‌سازی کنید. از شر کاغذهای باطله خلاص شوید. در خانه و محل کار خود ظاهری مینیمالیستی ایجاد کنید.
کوچک و کوچک کنید. هرچه چیز کمتری داشته باشید، چیزهای کمتری برای جایگزینی، نگهداری، تمیز کردن، جابجایی و نگرانی در مورد آنها دارید. فضای با‌نظم به شما آرامش میدهد و خلاقیت شمارا افزایش میدهد.
به قول معروف هر که بامش بیش برفش بیشتر
نه گفتن را بیاموزید
ملایم باشید، مهربان باشید اما اگر فکر میکنید گفتن نه لازم است، نه بگویید.
به‌طور خلاصه اما با روشی دوستانه و صمیمانه توضیح دهید که چرا نمی‌توانید انتظارات کسی را برآورده کنید. یک جمله‌ی عالی را در نظر بگیرید که میتواند در بسیاری از سناریوها استفاده شود.
نه گفتن چیز بدی نیست. بسیاری از افراد نه گفتن را با بی ادبی و منفی بودن مرتبط میدانند، اما موضوع عکس این قضیه است. اگر بله بگویید، اما منظورتان نه است، به خود و شخص مقابلتان دروغ می‌گویید، زیرا وقت خود و فرد مقابل را هدر می‌دهید.
یادگیری گفتن نه مهارتی است که باید تمرین شود. به‌محض اینکه شروع به نه گفتن کنید، در بسیاری از موارد، این موضوع نجات‌دهنده‌ی شما خواهد بود. هرچه بیشتر آن را تمرین کنید، احساس بهتری نسبت به آن خواهید داشت. نه گفتن برابر با بهرهوری و سادگی است. سعی نکنید زندگی را پیچیده‌تر از گذشته کنید.
برای تقویت مهارت نه گفتن اینجا کلیک کن!
۷. برای مدیرت زمان از قبل برنامه‌ریزی کنید
اطمینان حاصل کنید که هرروز را با یک ایده روشن ازآنچه باید انجام دهید یا آنچه باید در آن روز انجام شود، شروع میکنید. در پایان هرروز کاری، پیش بروید و لیست کارهای خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به‌این‌ترتیب صبح روز بعد میتوانید به‌راحتی و با خیال راحت بیرون بروید.
تصور کنید یک روز از خواب بیدار شدید و تصمیم گرفتید برای خود خانه یا آلاچیقی چوبی بسازید.
چگونه شروع میکنید؟ چکش و مقداری میخ میگیرید و فقط به دنبال آن میروید؟ یا نقشه اولیه ترسیم میکنید، زمین را آماده میکنید و ابتدا یک‌پایه محکم برای آن آماده کنید؟
اگر به نظر شما شروع بدون برنامه مضحک به نظر می‌رسد، حق با شماست. این‌یک دستورالعمل برای فاجعه است ، یا حداقل یک ساختار بسیار ناپایدار است. اما اگر برنامه عملیاتی برای زندگی خود ایجاد نکنید، این دقیقاً همان کاری است که شما انجام می‌دهید.
واضح است که داشتن یک برنامه متفاوت‌تر از داشتن یک هدف است. بسیاری از انسان‌ها اهدافی مانند یافتن شغل جدید، کسب درآمد بیشتر یا کاهش وزن دارند. تحقیقات می‌گوید ۹۲ درصد از انسان‌ها اگر برنامه‌ای برای اهداف خود نداشته باشند درنهایت شکست می‌خورند و زمان خود را تلف‌کرده‌اند.
هشت‌درصدی که موفق میشوند چه چیزی را درک میکنند که بقیه ما (ظاهراً) نمی‌دانیم؟ آنها آموخته‌اند که “هدف بدون برنامه فقط یک آرزو است.”
فواید برنامه‌ریزی در مدیریت زمان
اگر بخواهید اکنون سفر به زندگی بهتری را آغاز کنید، ممکن است ایجاد یک برنامه زمانی، ناراحت‌کننده به نظر برسد. اما گذر از قلمرو جدید هنگامی‌که نقشه‌ای دارید، چه در تعطیلات از آن استفاده کنید، چه تبلیغاتی انجام دهید یا کسب‌وکاری جدیدی را شروع کنید ، کار شما را راحت‌تر میکند.
بهرهوری بهبودیافته
وقتی می‌دانید چگونه از یک مکان به مکان دیگر بروید، کمتر دچار “فلج ناشی از تجزیه‌وتحلیل” می‌شوید. برنامه‌ریزی مانع از هدر رفتن انرژی خود در انجام کارهای غیرضروری میشود و همان‌طور که برایان تریسی، نویسنده می‌گوید، “هر دقیقه صرف برنامه‌ریزی، به‌اندازه ده دقیقه، در از بین رفتن زمان اگر بخواهید اکنون سفر به زندگی بهتری را آغاز کنید، ممکن است ایجاد یک برنامه زمانی، ناراحت‌کننده به نظر برسد. اما گذر از قلمرو جدید هنگامی‌که نقشه‌ای دارید، چه در تعطیلات از آن استفاده کنید، چه تبلیغاتی انجام دهید یا کسب‌وکاری جدیدی را شروع کنید ، کار شما را راحت‌تر میکندصرفه‌جویی میکند.”
افزایش تمرکز برنامه‌ریزی به شما کمک میکند تا روی وظیفه موردنظر خود تمرکز کنید. شما می‌دانید امروز چه‌کاری باید انجام دهید و چرا باید آن کار را انجام دهید. این موضوع به شما کمک میکند تا احساس کنترل بیشتری داشته باشید، این موضوع به شما نشان میدهد چه چیزی را میتوانید تغییر دهید و چه چیزی خارج از کنترل شما است.
اعتمادبه‌نفس بیشتر
اگر اهداف شما همیشه فراتر از حد توان شما بوده است، ممکن است به این دلیل باشد که شما هرگز برنامه مؤثری برای رسیدن به آنها ایجاد نکرده‌اید. هنگامی‌که برنامه‌ای تنظیم کردید، از میزان توانایی خود، شگفت‌زده خواهید شد.
خودآگاهی بیشتر
ایجاد یک برنامه این است که شروع به درک خود کنید. این موضوع کمک میکند احساسات و اولویت‌های شما، و اینکه آیا آنها ارزش‌های واقعی شمارا نشان می‌دهند، کشف شود. شما در مورد گرایش‌ها، تمایلات و انزجارهای شخصی خود یاد میگیرید که چگونه بر آنها غلبه کنید!
هنگامی‌که شما برنامه‌ریزی میکنید، در حال ایجاد نقشه‌ای برای رسیدن به مکانی هستید که می‌خواهید در آینده آنجا باشید. برنامه ریزی، هدف شمارا از دنیای خیالی و فانتزی خارج میکند و به واقعیت تبدیل میکند و زمان شمارا بهینه سازی میکند.
پیامدهای منفی عدم مدیریت زمان
اکنون‌که اهمیت داشتن برنامه در صرفه جویی زمان برایتان مشخص شد، در اینجا پنج مرحله وجود دارد که میتواند باعث شود پیامدهای ضعیفی را در زندگی خود به وجود آورید.
پیامدهای مدیریت زمان ضعیف
- گردش کار ضعیف
عدم توانایی در برنامه‌ریزی قبلی و پایبندی به اهداف به معنای کارآیی ضعیف است. به‌عنوان‌مثال، اگر چندین وظیفه مهم برای تکمیل کاری وجود داشته باشد، یک برنامه مؤثر تکمیل کارهای مرتبط باهم میتواند زمان شمارا به‌سرعت مدیریت کند. بااین‌حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است در انجام کار خود مجبور شوید به عقب و جلو بپرید، یا عقب‌نشینی کنید. که به معنی کاهش کارآیی و بهرهوری پایین‌تر است.
- اتلاف وقت
مدیریت ضعیف زمان باعث اتلاف وقت میشود. به‌عنوان‌مثال، با مکالمه با دوستان در شبکه‌های اجتماعی هنگام انجام تکلیف، حواس خود را پرت کرده و وقت خود را تلف میکنید.
- از دست دادن کنترل
ممکن است با ندانستن وظیفه یا کار بعدی خود، باعث از دست دادن کنترل زندگی خود شوید. این موضوع میتواند به افزایش سطح استرس و اضطراب کمک کند.
- کیفیت پایین کار
مدیریت ضعیف زمان به‌طور معمول کیفیت کار شمارا تحت تأثیر قرار میدهد. به‌عنوان‌مثال، عجله برای تکمیل وظایف در لحظه آخر معمولاً کیفیت کار را به خطر می‌اندازد.
- شهرت ضعیف
اگر مشتری یا کارفرمای شما نتواند به شما در اتمام وظایف به‌موقع اعتماد کند این موضوع میتواند بر انتظارات و برداشت آنها از شما تأثیر منفی بگذارد. اگر مشتری نتواند برای انجام به‌موقع کاری به شما اعتماد کند، احتمالاً کار خود را به‌کس دیگری میسپارد.
کلام آخر
مدیریت زمان امری بسیار مهم است که اگر به این امر واقف نباشید و از مکندگان وقت غافل شوید همیشه در حال دویدن در گردونه‌ی زندگی هستید و زمان برای انجام کارهای مهم را نخواهید داشت.
این مکنده‌ها مانند زالو زمان ما را می‌بلعند و نابود میکنند مثل پیام‌های بی‌ربط، تلفن‌های غیرضروری، کارهای غیر مهم، تلویزیون، اخبار، شبکه‌های اجتماعی و… که اگر ما برای مدیریت آنها برنامه و استراتژی نداشته باشیم میتواند زمان ما را به‌راحتی از بین ببرد و بهرهوری و رشد ما را متوقف نماید.
پس بهتر است که در حین کار برنامه‌ای برای استراحت، واسپاری کارها، نوشتن کارهای ضروری روز بعد، تسکین استرس، اولویت‌بندی، حذف کارهای غیرضروری و از بین بردن زمان دزدها و زمان کشها، داشته باشیم.
شما چگونه زمان خود را مدیریت می کنید؟آیا دوست دارید کیفیت و بهره وری خود را افزایش دهید؟
