در یکی از مسابقات دوچرخه سواری یک فرد توانست با اقتدار و بدون اینکه مانند بقیه رکاب بزند موفق شود.او با توجه به تجربه ای که کسب کرده بود ، روی دوچرخه به صورت یک خط کش دراز کشید.این کار او باعث شد با سرعت حیرت آوری موفق شود و مدال قهرمانی را به دست آورد.او مانند بقیه تلاش نکرد اما با رفتار و عمل هوشمند خود توانست به موفقیت برسد.
همه ما می‌خواهیم هوشمند کارکنیم ، نه اینکه بیشتر در کار مؤثر باشیم و کارهای را به‌موقع انجام دهیم. فارغ از اینکه به کدام صنعت تعلق داریم می‌توانیم به این هدف حرفه‌ای برسیم. روح واقعی انجام هوشمند کارها فراتر از ایجاد لیست کارهای روزمره و بررسی هر بار تقویم است. این کار به چند تغییر در عادات کاری شما احتیاج دارد که به کمک آن می‌توانید بهره‌وری خود را تا حد زیادی مشاهده کنید.

سخت کارنکن! هوشمند کار کن!

شما همیشه درگیر احساس گناهی هستید که از آن بی‌بهره هستید و حتی با سخت‌کوشی به سختی می‌توانید مهلت انجام کار خود را برآورده کنید. کار خستگی‌ناپذیر برای ساعت‌های طولانی به‌شدت بر سلامتی شما تأثیر می‌گذارد و نمی‌توانید برای مدت طولانی آن را تحمل‌کنید. یک محقق در سازمان بین­ المللی بهداشت می‌گوید که بهره‌وری کارمندان پس از ۶ ساعت کار کاهش شدیدی می‌یابد.
صرف‌نظر از شغل یا صنعت شما ، همیشه ساعت‌های کافی در روز برای انجام همه کارها وجود ندارد. درنتیجه ، شما دائماً احساس می‌کنید همیشه عقب هستید. و این فقط برای بهره‌وری یا سلامتی شما خوب نیست.
خوب ، جواب چیست؟ چرا ساعت‌های بیشتری کار می‌کنید؟
همان‌طور که باب سالیوان توضیح داد ، “تحقیقاتی که سعی در تعیین کمیت رابطه بین ساعات کار و بهره‌وری داشت نشان داد که میزان خروجی کارمندان پس از ۵۰ ساعت کار در هفته به‌شدت کاهش می‌یابد و پس از ۵۵ ساعت احساس می‌کنند از صخره سقوط می‌کنند . طبق تحقیقی که توسط جان پنکاول از دانشگاه استنفورد منتشر شد ، کسی که ۷۰ ساعت کار کند با انجام  ۱۵ ساعت اضافی هیچ‌چیز دیگری تولید نمی‌کند. ”
به‌جای قرار دادن آن ساعات اضافی ، می‌توانید با تمرکز روی آنچه واقعاً مهم است ، در کار خود مؤثرتر شوید. و می‌توانید با پیروی از این نکات  ساده هوشمند کارکنید. بنابراین ، به‌جای هدر دادن وقت ، می‌توانید روی فعالیت‌هایی تمرکز کنید که بیشترین اهمیت رادارند. بیایید نگاهی به ۱۵ نکته مؤثر برای کار دقیق‌تر و نه سخت‌تر داشته باشیم.

۱. برای هوشمند بودن یک‌روال معمول ایجاد کنید

وقتی یک‌روال معمول ایجاد می‌کنیم ، می‌توانیم کارها را سریع‌تر انجام دهیم. زیرا مجبور نیستیم وقت خود را صرف تفکر در مورد انجام کاری کنیم یا زمانی را برای آماده‌سازی کار صرف کنیم تا بتوانیم هوشمند کار خود را به پایان برسانیم. مثل‌اینکه انجام  کارهای خود را روی  حالت خلبان خودکار قرار دهیم. برنامه‌های تقویم می‌توانند به شما در ایجاد روال کمک کنند و شمارا به روال تعیین‌شده پایبند نگه‌دارند.
هالی کرافورد مربی و سخنران و نویسنده آمریکایی می‌گوید:”ما مخلوقات عادت هستیم و مغز ما نیز همین کار را می‌کند. وقتی کارهای روزمره را ایجاد می‌کنیم ، می‌توانیم کارها را سریع‌تر انجام دهیم. زیرا مجبور نیستیم به‌اندازه کار” فکر کنیم “یا برای آن آماده شویم ، و می‌توانیم آن‌ها را روی حالت خودکار قرار دهیم و آن‌ها را به‌صورت خودکار انجام دهیم  ” که این همان هوشمند کار کردن است.

وظایف تکراری خود را خودکار انجام دهید

وظایفی را که به‌طور منظم در لیست شما قرار می‌گیرند  به صورت خودکار  کنید. با این کار دیگر نیازی به‌صرف وقت بیشتر برای چنین کارهایی نیست ، فقط باید آن‌ها را روی خلبان خودکار تنظیم کنید تا بتوانید کارها را هوشمند انجام دهید. مانند این‌که ، شما باید هرروز برای مشتریان خود ایمیل ارسال کنید ، بنابراین باید از نرم‌افزار اتوماسیون ایمیل مانند میل چیمپ و سندر و…. استفاده کنید تا کارها برای شما راحت‌تر شود.
این به شما کمک می‌کند تا یک‌روال معمول ایجاد کنید تا مجبور نباشید هر بار تصمیم بگیرید و برای آن آماده شوید. با استفاده از مزایای خودکارسازی می‌توانید بیشتر روی کارهای مهم دیگری تمرکز کنید که واقعاً به توجه شما نیاز دارند که باعث می­شود هوشمند ­تر با بهره­ وری بالاتری کار کنید.

۲. برای هوشمند بودن زیاد تصمیم نگیر!

می‌خواهید راز انجام کارهای بیشتر  و هوشمند کار کردن را بدانید؟ میزان تصمیماتی را که باید در طول روز بگیرید باید کاهش دهید. به همین دلیل مارک زاکربرگ سال‌ها لباس یک‌شکل می‌پوشد. بیشتر روزها او هنوز این کار را انجام می­ دهد تا بتواند از خستگی خود جلوگیری کند. هرچند ممکن است بگویید ، من این را امتحان کردم اما رابطه­ من با همسرم به خاطر این طرز لباس پوشیدن سخت شد.پس سعی کنید اطمینان حاصل کنید که تعادل خود را پیداکرده‌اید.
تونی شوارتز ، مدیرعامل پروژه انرژی ، در بازنگری تجاری هاروارد نوشت: “راز هوشمند کار کردن ،خودکار ساختن آن‌هاست ، بنابراین به انرژی کمتری نیاز دارند.”
“معلوم شده است  که هر یک از ما مخزن اراده و نظم در وجود خود  داریم و به‌تدریج با هرگونه اعمال خودتنظیمی آگاهانه تخلیه می‌شویم. به‌عبارت‌دیگر ، اگر انرژی خود را صرف تلاش برای مقاومت در برابر  خوردن یک‌تکه از یک کیک خوشمزه کنید ، انرژی باقی‌مانده برای حل یک مشکل دشوار را  کمتر خواهید داشت که این عامل باعث می‌شود  اراده و نظم برای از بین بردن  فرسودگی در روز به‌طور نسبی کاهش می­یابد. ”
به‌عبارت‌دیگر ، روال و عادت‌ها را بسازید تا زیاد تصمیم نگیرید. شما فقط باید انجام دهید به همین دلیل  است که مارک زاکربرگ هرروز لباس یکسانی می‌پوشد. با از بین بردن این کارهای زمان دزد و انرژی کُش او می‌تواند تمام انرژی خود را روی تصمیمات مهم کاری متمرکز کند.
پس هوشمند کار کردن آن‌چنان سخت نیست.
“وقتی با افرادی مصاحبه می‌کنم ، به آن‌ها می‌گویم ،” شما می‌توانید طولانی ، سخت یا هوشمند کارکنید ، اما در آمازون نمی‌توانید از این سه کار، دو کار  را انتخاب کنید “. جف بزوس ، مالک آمازون.

۳. برای هوشمند بودن لطفاً روی یک کار تمرکز کن!

ما انسان هستیم و قادر به انجام هم‌زمان چندین کار نیستیم. اگرچه ، ما انگیزه زیادی داریم که با گفتن این‌که شما می‌توانید هم‌زمان چندین پروژه را مدیریت کنید ، کارفرمایان خود را راضی کنیم . این موضوع می­ تواند عملکرد شمارا خراب کند و می‌تواند بعد از مدتی علاقه شمارا برای انجام کار از بین ببرد.
مغز ما خود را فریب می‌دهد ، اما هنوز هم ، مردم می‌گویند که می‌توانند چند وظیفه را انجام دهند. درواقع ، ما فقط توجه خود رابین وظایف معطوف می‌کنیم اما جابجایی سریع بین وظایف تأثیر نامطلوبی بر عملکرد ما خواهد داشت. برای انجام کارهای بیشتر لازم است هر بار روی یک کار تمرکز کنید. این‌یک روش مفید برای کار دقیق‌تر و نه سخت‌تر است.
همه ما اعتقاد داریم که چندوظیفه‌ای هستیم. درواقع ، انسان‌ها فقط قادر به انجام هم‌ زمان چندین کار نیستند.
ارل میلر ، عصب‌شناس می‌گوید “مردم خیلی خوب نمی‌توانند چند وظیفه را انجام دهند ، و وقتی مردم می‌گویند می‌توانند ، خودشان را فریب می‌دهند.” “مغز در خیال باطل بسیار خوب  عمل می‌کند.”
در عوض ، ما خیلی زود توجه خود را از یک کار به وظیفه دیگر منتقل می‌کنیم.
میلر در مورد  تغییر  توجه و تمرکز از  یک وظیفه به کار دیگر می‌گوید ، شما فکر می‌کنید که درواقع هم‌زمان به همه‌چیزهای اطراف خود توجه می‌کنید. اما درواقع این‌طور نیستید.””شما به‌طور هم‌زمان به یک یا دو چیز توجه نمی‌کنید ، اما خیلی سریع بین آن‌ها جابجا می‌شوید.
در حقیقت ، محققان دریافته‌اند که آن‌ها درواقع می‌توانند مغز را هنگام کار چندوظیفه‌ای ببینند.بنابراین دفعه بعدی که تمایل به انجام چند کار رادارید ، متوقف شوید. کمی نفس بکشید و سپس برگردید تا روی چیزی که در حال حاضر باید انجام شود تمرکز کنید. پس از اتمام این کار ، می‌توانید به سراغ چیز دیگری بروید با این کار شما توانسته­اید به طور هوشمند­ کار کنید.

۴.قانون پارکینسون

اهرم تعلل طبق قانون پارکینسون ، “وقتی برای آخرین لحظه صبر می‌کنید ، انجام آن فقط یک دقیقه طول می‌کشد” . این موضوع می ­تواند مارا درگیر کند و ما را وادار به سخت تلاش کردن در آخرین لحظات بکند.
طعم موفقیت پروژه ‌این است که تا آخرین لحظه مهلت پروژه صبر نکنید. اگر مهلت باقی­مانده تمام هفته روی شانه شما سنگینی کند ، آن را برای روز آخر نگذارید. این کار به شما این قدرت را می‌دهد تا هوشمند کارکنید تا کارها را به‌موقع برای کمک به افزایش بهره­ وری پروژه خود انجام دهید. این ممکن است ضد تولید به نظر برسد. اما ، درواقع یک روش برای هوشمند کار کردن است.
طبق قانون پارکینسون ، که به نام سیریل نورتکوت پارکینسون مورخ نام‌گذاری شده است ، “اگر تا آخرین لحظه صبر کنید ، انجام آن فقط یک دقیقه طول می‌کشد.”در مورد آن فکر کنید شما یک ماه مهلت کاردارید که بالای سرتان ظاهر می‌شود ، اما فقط در هفته آخر آن را تغییر داده اید.
این قانون به شما اجازه نمی‌دهد تا ساعت یازدهم شب صبر کنید. طبق گفته تایلندی نگوین  ، “اهرم عالی برای کارایی و انجام کارها به سبک هوشمند : تحمیل مهلت‌های کوتاه‌تر برای یک کار یا تعیین وقت جلسه از قبل” است.

۵. برای هوشمند بودن استرس را از روی شانه‌های خود بردارید

استرس می‌تواند مشکلات جدی سلامتی ایجاد کند که می‌تواند بر رفتار عاطفی و جسمی شما تأثیر بگذارد. شما می‌توانید بر انرژی خود در محل کار ، سلامتی ، تعادل کار وزندگی تأثیر منفی بگذارید و تمرکز خود را از دست دهید. به‌طور خلاصه ،می‌توان گفت استرس بر عملکرد شما در کار تأثیر می‌گذارد.
به دنبال فعالیت‌های تسکین‌دهنده استرس مانند ورزش باشید ، به یک سفر بروید ، به پادکست‌های موردعلاقه خود گوش دهید ، به پیاده‌روی بروید ، ورزش کنید یا با دوستان و خانواده خود وقت بگذرانید. اگر از قبل اقدامات احتیاطی انجام دهید ، درنتیجه ایجاد استرس کمتر یا بدون استرس به شما کمک می‌کند تا هوشمند تر کار کنید.

اثرات مخرب استرس

ازآنجاکه استرس می‌تواند مشکلات جسمی ، عاطفی و رفتاری ایجاد کند ، می‌تواند بر سلامتی ، انرژی ، رفاه و هوشیاری ذهنی شما تأثیر بگذارد . به همین خاطر تعجبی ندارد که استرس مانع عملکرد شما می‌شود و باعث سخت کارکردن شما می ­شود.
خبر خوب این است که شما ممکن است بتوانید استرس محیط کار را از بین ببرید تا بتوانید هوشمند کارکنید.
طبق نظر انجمن روانشناسی آمریکا ، “مؤثرترین استراتژی‌های تسکین استرس ، ورزش ، دعا یا شرکت در مراسم مذهبی ، خواندن ، گوش دادن به موسیقی ، گذراندن وقت با دوستان یا خانواده ، ماساژ دادن ، بیرون رفتن برای پیاده‌روی است. ، مدیتیشن یا انجام یوگا و گذراندن وقت با یک سرگرمی خلاق می‌تواند استرس را کاهش دهد و به هوشمند کار کردن شما کمک کند.”
بااین‌وجود کمترین راهکارهای مؤثر ” خرید ، سیگار کشیدن ، آشامیدن ، غذا خوردن ، بازی‌های ویدیویی ، گشت‌وگذار در اینترنت و تماشای تلویزیون یا فیلم برای بیش از دو ساعت است.”
یکی دیگر از تکنیک‌های مؤثر مدیریت استرس این است که از قبل کنترل وضعیت را در دست داشته باشید. می‌توانید با برنامه‌ریزی برای فردا  از شب قبل و پایبند بودن به روال کار خود شروع کنید. به‌این‌ترتیب می‌دانید که صبح چه انتظاری باید داشته باشید. که به هوشمند کار کردن شما کمک می‌کند.

۶. برای هوشمند بودن لذت بردن از کار را امتحان کن

کاری را که از آن لذت می‌برید انجام دهید انجام کاری که واقعاً از آن لذت نمی‌برید چه فایده‌ای دارد؟ مطمئن باشید نمی‌توانید آن را برای مدت طولانی تحمل‌کنید. حتی اگر در سازمان رؤیایی خود مشغول به کار هستید ، بازهم وظایفی وجود دارد که دوست ندارید آن‌ها را انجام دهید. فقط بیشتر روی کاری که از آن لذت می‌برید تمرکز کنید.
همه به‌اندازه کافی امتیاز ندارند که آنچه را که برای زندگی دوست دارند، انجام دهند. حتی اگر در حال تعقیب رؤیاهای خود باشید و احساسات خود را دنبال کنید ، بازهم وظایفی بر عهده شما خواهد بود که دوست ندارید آن‌ها را انجام دهید. درهرصورت بیشتر روی کاری که واقعاً از انجام آن لذت می‌برید تمرکز کنید.
به‌عنوان‌مثال ، اگر شما یک آشپز هستید ، بدیهی است که عاشق آشپزی هستید. به‌جای اینکه روزهای خود را برای انجام کارهای اداری سپری کنید ، آن کارها را به دیگران واگذار کنید یا آن‌ها را به خود کارمندان اداره واگذار کنید تا بتوانید زمان بیشتری را در آشپزخانه یا بازار برای پیدا کردن مواد تازه‌ یا آشپزی کردن بگذارید.وقتی این کار را انجام می‌دهید ، احساس رضایت ، الهام ، چالش و بهره‌وری بیشتری خواهید کرد که این کار باعث می‌نوشتد هوشمند تر کار کند.
“لذت در کار ، کمال را در کار به وجود می‌آورد”. ارسطو

۷. برای هوشمند بودن شلوغی را کاهش دهید

به‌عنوان مدیر، پروژه‌ای به شما محول شده است ، طبیعتاً ذهن شما پر از صدهایی در مورد کار خواهد شد و به یک نقشه راه  برای چگونگی انجام آن فکر می‌کنید. رمزگشایی فوق‌العاده برای کار دقیق و سخت‌تر ، فکر کردن به روش‌هایی است که باعث ایجاد آشفتگی برای شما نمی‌شود.شما باید به دنبال ایجاد لیست کارها ، ایجاد اسناد پروژه و تفویض وظایف به گروه خود باشید تا بتوانید پروژه را به‌راحتی اجرا کنید.
چربی را کم کنید.
به شما فقط یک پروژه بزرگ اختصاص داده‌شده است. طبیعتاً ذهن شما با یک‌میلیون فکر مختلف در مورد اینکه از کجا شروع کنید و اینکه برای انجام به‌موقع کار به چه چیزهایی نیاز دارید ، مسابقه می‌دهد. درنتیجه ، شما شروع به ساختن لیست کارهایی می‌کنید که حجیم است.

تعداد کارها را کم کنید

مشکلی که در این فهرست‌های خارج از کنترل برای انجام کار وجود دارد ، طاقت‌فرسا بودن آن‌ها است و از تولید و افزایش بهره‌وری شما جلوگیری می‌کند. این به این دلیل است که شما در حال انجام چند وظیفه هستید و انرژی خود را به سمت کارها و فعالیت‌های غیر مهم هدایت می‌کنید.
در عوض ، تعداد کارهای موجود در فهرست‌های خود را کم نگه‌دارید و فقط با تمرکز بر ۳ تا ۵ وظایف فوری ، مهم و چالش‌برانگیز خود ، مهم‌ترین وظیفه خود را در نظر بگیرید. قبل از اینکه به سراغ کارهای کم‌اهمیت بروید ، هر بار روی یک کار مهم تمرکز کنید. وقتی این کار را انجام می‌دهید ، احساس بهره‌وری و اضطراب کمتری خواهید کرد.
لو باباوتا  از شرکت زن هبیت پیشنهاد می‌کند که حداقل یکی از وظایف مهم  شما باید با اهداف شما مرتبط باشد و شما باید آن‌ها را در اول صبح  انجام دهید ، خواه در خانه باشد یا در دفتر ، اولین کار وظایف مهم خود را در صبح انجام دهید.
به گفته لو ، “اگر  انجام آن‌ها را به زمان آینده موکول کنیم  ، مشغول کارهای بیهوده خواهید شد و وقت آن‌ها برای انجام اتمام می‌شود. آن‌ها را از سر راه بردارید و بقیه روز لذت ببرید!”

۸. نتایج خود را پیگیری کنید

هدف هوشمند
این  موضوع کلید بهبود بهره‌وری کار شما است. شما باید با تعیین  میزان عملکرد کسب‌وکار و تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت نتایج خود را پیگیری کنید.وقتی روی بهبود بهره‌وری کار خود تمرکز می‌کنید ، می‌بینید که چه مدت طول می‌کشد تا کار خود را تمام کنید. باید شما فقط باید روی نتایج خود تمرکز کنید زیرا نیاز به‌صرف وقت بیشتر برای برخی از کارهایی که برای پروژه شما بسیار مهم هستند باعث می‌شوند هوشمند تر کارکنید.
“هدف رؤیایی است که با مهلت تعیین‌شده باشد”. ناپلئون.

۹. برای هوشمند بودن نگرش خود را تنظیم کنید

شما برای مثبت کار کردن باید مثبت باشید. افرادی که نگرش مثبت دارند می‌توانند هر زمان که لازم باشد ابتکار عمل خوبی داشته باشند و در انجام  کار راحت‌تر از همکاران خود کمک می‌گیرند.یک نگرش خوب در کار وزندگی شخصی به شما کمک می‌کند تا معیار عملکرد خود را تعیین کنید و این نشان می‌دهد که می‌توانید مسئولیت را بر عهده بگیرید. علاوه بر این ، این امر به شما در تصمیم‌گیری سریع کمک خواهد کرد. این نکته برای هوشمند کار کردن و نه راه سخت می‌تواند به باز شدن درهای فرصت‌های خوب در آینده کمک کند.

یک تنظیم نگرش داشته باشید.

وقتی “نگرش مثبت” داشته باشیم ، در کار مؤثرتر هستیم.”افرادی که نگرش خوبی دارند هر زمان که بتوانند ابتکار عمل را به دست می‌گیرند. آن‌ها باکمال میل به یک همکار نیازمند کمک می‌کنند ، در صورت مریضی کسی کار او را بر عهده می‌گیرند و اطمینان حاصل می‌کنند که کار آن‌ها با بالاترین استانداردها انجام‌شده است.”
شما، هرگز نخواهید شنید که بگویند کار آن‌ها “به‌اندازه کافی خوب” نیست. دلیلش این است که آن‌ها فراتر می‌روند. بعلاوه ، یک نگرش خوب در محل کار به شما کمک می‌کند تا معیارهایی را برای کار خود تعیین کنید ، اطمینان حاصل کنید که مسئولیت خود را به عهده می‌گیرید و تصمیمات را راحت‌تر می‌گیرید زیرا  این موضوع بر اساس شهود شما است. “این ویژگی قابل‌تحسین در بسیاری از سازمان‌ها به‌سختی یافت می‌شود. اما نشان دادن تصمیم‌گیری اخلاقی و یکپارچگی می‌تواند در آینده درهای زیادی را برای شما باز کند و حتی می‌تواند باعث شود هوشمند تر کارکنید .

۱۰. ارتباط اصلی است

نقش شغلی شما یا فعالیت در هر صنعتی مهم نیست ، برای رسیدن به اهداف حرفه‌ای باید با یک گروه کارکنید. شما باید مهارت‌های همکاری و ارتباطی خود را ارتقا دهید. این به شما کمک می‌کند تا اتلاف وقت و انجام کارهای مداوم را مرتفع کنید.سوء ارتباطات برای عملکرد شما در کار نیز هزینه دارد. شما باید با گروه خود با ارتباطات یکپارچه همکاری کنید تا در کارها و مسائل بتوانید  همکاری کافی داشته باشید و همچنین بتوانید هوشمند تر کار کنید.
صرف‌نظر از اینکه شما به‌صورت آزاد کار می‌کنید، کارآفرین یا کارمند هستید؛ مواقعی پیش می‌آید که مجبورید با دیگران کارکنید. به همین ترتیب ، شما باید مهارت‌های ارتباطی و همکاری خود را تقویت کنید. هنگامی‌که این کار را انجام می‌دهید ، انجام کارهای غیرضروری و اتلاف وقت برای رفع هرگونه سوء تفاهم و سوء ارتباط را از بین خواهید برد.
شما می‌توانید با افزایش مهارت گوش دادن فعال خود و ماندن در یک موضع هنگام برقراری ارتباط شروع کنید. به‌عنوان‌مثال ، هنگام نوشتن ایمیل ، آن را کوتاه و بامعنی کنید. اطلاعات زیادی را در پیام نگنجانید زیرا فقط گیرنده را گیج می‌کند.

۱۱. خود آراستگی

اگر می‌خواهید هوشمند کارکنید ، باید کمی وقت بگذارید و از خود بپرسید چه چیزی باید بهتر شود تا از وقت خود استفاده کنید؟ جایی که هر بار گیر می‌کنید کجاست؟ چگونه خود را سازمان‌دهی می­کنید؟ از زمان­ های  بیهوده موجود در تقویم و جلسات خود برای تنظیم برنامه کاری خود به صورت بهینه استفاده  کنید تا بتوانید هوشمند کار کنید.

۱۲. وظایف خود را در اولویت قرار دهید

در این قسمت، اصلی وجود دارد که در آن شما مجبور خواهید بود از بعضی از کارهایی که به شما سود نمی‌رساند چشم‌پوشی کنید. آیا لازم است از خود بپرسید: چه وظایفی برای شما مهم است؟ اهداف اصلی شما چیست؟ آیا احساس حواس‌پرتی دارید؟ اینجاست که باید کارهای روزمره خود را اولویت‌بندی کنید و مهم‌ترین وظایف خود را معطوف کنید.
برای رفع تنگناها و وظایفی که بر عملکرد کاری شما تأثیر می‌گذارد ، کارکنید. برای تمرکز بر کارهای روزمره خود از اهداف SMART استفاده کنید.همه موارد موجود در لیست اصلی را ضبط کرده و سپس آن را بر اساس اهداف ماهانه ، هفتگی و روزانه تقسیم کنید.
اولویت‌بندی وظایف شما زمانی که اطراف شمارا شلوغ کرده‌اند غیرممکن است.در عوض ، با کم کردن و مرتب کردن همه‌چیز در یک لیست اصلی شروع کنید.این موضوع را به‌عنوان سوپاپ تخلیه مغز در نظر بگیرید. شما می‌خواهید هر چیز احتمالی را که توجه شمارا از از بین می­برد ، به یک سند وارد کنید.

روش GTD

یکی از روش‌های عالی برای انجام این روش ، روش دیوید آلن به نام (GTD) است . این روش یک فرایند ۵ مرحله‌ای  است که در ادامه به یک بخش از آن می‌پردازیم. ابزاری که برای ذخیره این وظایف استفاده می‌کنید اهمیتی ندارد. (می‌تواند به‌اندازه یک کاغذ ساده باشد یا به‌اندازه یک ابزار مدیریت پروژه پیچیده باشد). تا زمانی که اولویت‌های جدید به‌راحتی قابل‌دسترسی باشد و به‌راحتی به‌روز شود، می ­توانید از این روش برای انجام کارها به روش هوشمندانه استفاده کنید.
هنگامی‌که لیست برتر خود را ایجاد کردید ، به‌سرعت متوجه خواهید شد که کارهای مختلف سزاوار سطوح مختلف توجه هستند. شما وظایفی دارید که امروز باید انجام شوند. پروژه‌هایی که باید در این هفته یا ماه تکمیل شوند. و اهداف بلندمدت که باعث می‌شوند احساس موفقیت و قدرت کنید.
خارج از لیست اصلی خود کارکنید ، اولویت‌بندی کارها را با اهداف ماهانه ، هفتگی و روزانه شروع کنید.
همان‌طور که مشاور بهره‌وری و استادبزرگ آقای برایان تریسی توضیح می‌دهد ، لیست ماهانه شما از لیست اصلی شما بیرون می‌آید. لیست هفتگی شما از لیست ماهانه شما بیرون می‌آید. و به‌این‌ترتیب ، اولویت‌های روزانه شما همیشه با اهداف بزرگ‌تر شما همسو می­شود.
این روش اولویت‌بندی همچنین به مقابله با تعصب تکمیل کمک می‌کند .تمایل ما به تمرکز بر انجام کارهای کوچک به‌جای کار روی کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تر تعصب تکمیل نام دارد.وقتی کارهای روزانه شما از لیست بزرگ‌تری بیرون بیاید ، می‌توانید مطمئن باشید که همیشه روی چیزهای مهم کار می‌کنید که باعث می ­شود هوشمندانه کار کنید. نه‌فقط موارد فوری که همان لحظه باید انجام شوند.

موارد ضروری را از ماتریس آیزنهاور جدا کنید

لیست اصلی شما به شما کمک می‌کند چگونگی اولویت‌بندی همه کارهای خود را درک کنید. اما هنوز هم می‌تواند هنگام تصمیم‌گیری درباره کارهایی که در آینده انجام می‌شود ، پیچیده باشد. چند روش اولویت‌بندی وجود دارد که می‌توانید برای جدا کردن کارهای ضروری و مهم از آن‌ها استفاده کنید.
اول ، چیزی است که به آن اصل پارتو یا ، قانون ۸۰/۲۰  می­گویند این اصل بیان می­ کند که ۲۰٪ از تلاش شما ۸۰٪ از نتایج شمارا به وجود می‌آورد. به دنبال کارهایی باشید که فقط چک نمی‌شوند ، بلکه نتایج واقعی برای شما به ارمغان می‌آورند.اصل پارتو به تجربه متکی است. اما اگر مشغول کار جدید هستید یا به‌راحتی نمی‌دانید کدام وظایف باید در اولویت باشند ، چه می‌کنید؟ در این حالت می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید تا بتوانید کارهای خود را هوشمندانه­ تر انجام دهید.

ماتریس آیزنهاور و هوشمند بودن

این ماتریس توسط رئیس‌جمهور سابق ایالات‌متحده دویت آیزنهاور ساخته‌ شده است. یک جعبه چهارتایی ساده است که به شما کمک می‌کند وظایف “فوری” را از وظایف “مهم” جدا کنید. در اصطلاحات اساسی ، وظایف فوری مواردی هستند که احساس می‌کنید باید سریعاً نسبت به آن‌ها واکنش نشان دهید. مانند ایمیل ، تماس تلفنی ، پیامک یا اخبار، درحالی‌ که وظایف مهم وظایفی هستند که به مأموریت ، ارزش‌ها و اهداف بلندمدت شما کمک می‌کنند.
هنگام بررسی چگونگی اولویت‌بندی کارها به بهترین وجه ،از خود سؤال کنید که کارهای شما در کدام‌ یک از چهار رده‌ بهتر قرار می‌گیرند:
فوری و مهم: این کارها را در اسرع وقت انجام دهید
مهم ، اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این کار را انجام می‌دهید و برای آن برنامه‌ریزی کنید
فوری ، اما مهم نیست: این کارها را به شخص دیگری واگذار کنید
نه فوری و نه مهم: هرچه سریع‌تر این موارد را از برنامه خود جدا  کنید
یکی از دشوارترین وظایف در اینجا خارج کردن کارهای فوری اما غیر مهم از لیست اولویت‌های شما است. اینجاست که تفویض اختیار به کمک شما  می‌آید. تفویض اختیار با یافتن فرد مناسب و توضیح درست وظیفه آغاز می‌شود. اما همچنین شامل دادن زمان و راهنمایی کافی به آن شخص است تا وظیفه را کاملاً از صفحه شما (و ذهن شما) دور کند تا بتوانید هوشمندانه کار کنید.

کارهای روزانه خود را با اولویت واقعی آن‌ها با روش Ivy Lee رتبه‌بندی کنید

در بعضی مواقع ، علی‌ رغم تمام تلاش‌های خود ، لیست بزرگی از وظایف فوری و مهمی را که برای انجام آن‌ها لازم است به دست می‌آوریم. در این صورت ، ما باید راهی برای کاوش عمیق‌تر و یافتن اهمیت واقعی آن‌ها پیدا کنیم.یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار بیش از ۱۰۰ سال پیش توسط مشاور بهره‌وری به نام اوی لی Ivy Lee توسعه یافت. به‌ اصطلاح اوی لی متد Ivy Lee Method شما را مجبور می‌کند با رعایت یک سری قوانین ساده روز خود را اولویت بندی کنید:

• در پایان هر روز کاری ، شش مورد از مهم‌ترین کارهایی را که باید فردا انجام دهید یادداشت کنید. بیش از شش کار را یادداشت نکنید.
• آن شش مورد را از نظر اهمیت واقعی در اولویت قرار دهید.
• وقتی فردا رسیدید ، فقط روی اولین کار تمرکز کنید. قبل از اینکه به سراغ کار بعدی بروید تا پایان کار اول کار کنید.
• به بقیه لیست خود به همین روش نزدیک شوید. در پایان روز ، هر مورد ناتمام را به لیست جدیدی از شش کار برای روز بعد منتقل کنید. این روند را هر روز کاری تکرار کنید.

محدود شدن به شش وظیفه (یا کمتر) در هرروز محدودیتی ایجاد می‌کند که شما را مجبور می‌کند اولویت‌ بندی خود را به‌ درستی انجام دهید و سپس با تکمیل وظایف خود در لیست خود ، تمرکز خود را حفظ کنید.

۱۳. برای هوشمند بودن اول کار مهم را انجام دهید

مواقعی وجود دارد که وظایف زیادی را به دوش می‌کشید. روز خود را با بررسی ایمیل‌ها یا هر کار کم‌ اهمیت دیگر شروع نکنید. ابتدا سعی کنید روی مهم‌ترین کار تمرکز کنید تا از بروز هرگونه مشکل در پروژه خود جلوگیری کنید. اگر کارهای مهم شما تا پایان روزبه پایان برسد ، خوشحال و آرام خواهید بود و روز خود را  هوشمندانه به پایان رسانده­اید.

۱۴. برای هوشمند بودن از قبل برنامه‌ریزی کنید

برای چیدمان وسایل خود منتظر لحظه آخر نباشید. اگر می‌بینید سهام شما کم است باید قبل از اینکه به‌ طور کامل سهام شما از بین برود و مجبور شوید با مشتریان ناراضی روبرو شوید ، با فروشنده یا کارگزار  خود تماس بگیرید تا سهام را تحویل دهد.
کنفوسیوس می ­گوید: “مردی که خیلی زودتر برنامه‌ریزی نکند ، در خانه‌اش مشکل پیدا خواهد کرد.” این بدان معنی است که اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید ، ممکن است دچار مشکل شوید. یک برنامه‌ریز و سازمان دهنده موفق بودن ، توانایی زیادی در برنامه‌ریزی از قبل دارد. معمولاً هرچه زمان بیشتری را برای برنامه‌ریزی صرف کنید ، موفقیت شما بیشتر خواهد شد.
با این‌ حال ، گاهی اوقات ، شما هیچ کنترلی روی مدت‌زمان انجام یک پروژه ندارید. ممکن است یک پروژه غیرمنتظره پیش بیاید و شما مجبور باشید از آن مراقبت کنید. در این موارد ، تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که از زمانی که در اختیاردارید بهترین استفاده را ببرید. به‌ استثنای این پروژه‌های غیر منتظره ، سعی کنید تا آنجا که ممکن است در محل کار برنامه‌ریزی کنید. وقتی از قبل برنامه‌ریزی می‌کنید ، این پروژه‌های غیر منتظره بسیار بیشتر قابل‌کنترل خواهند بود.
چگونه می‌توانید یاد بگیرید که از قبل برنامه‌ریزی کنید؟ برای کمک به شما در پیشبرد برنامه‌ریزی عادت جدید خود از این نکات استفاده کنید:

• به آینده نگاه کنید
• نیازها را پیش‌بینی کنید
• از تقویم خود استفاده کنید
• سؤال بپرسید
• کار خود را جلو بیندازید

اگر نمی‌دانید چه چیزی پیش می‌آید ، مجبور خواهید شد که به پروژه‌ها و وظایفی که پیش می‌آیند واکنش نشان دهید. سعی کنید به آینده فکر کنید و خود را برای کارهای آینده و پروژه‌ها آماده کنید و برای هوشمندانه کار کردن خود را آماده کنید.

برای هوشمند بودن نیازها را پیش‌بینی کنید

پیش‌بینی نیازها به معنای دیدن نیازی است که هنوز به یک مسئله بزرگ تبدیل نشده است. این مهارت در برنامه‌ ریزی‌های پیش رو بسیار مهم است ، زیرا به شما این  امکان را می‌دهد که در کار خود پیشگام باشید. وقتی برنامه‌ها و وظایف خود را برنامه‌ریزی می‌کنید ، به هر زاویه‌ای فکر کنید.
حتی اگر کسی نمی‌خواهد به این موضوع فکر کند ، اما مشکلاتی پیش می‌آید. به همین دلیل مهم است که از خود بپرسید ، “چه مشکلی ممکن است رخ دهد؟” اگر پیش‌بینی این مشکلات احتمالی را انجام دهید، می‌توانید برای آن‌ها آماده شوید و شاید از برخی از آن‌ها اجتناب کنید. با پیش‌بینی یا برنامه‌ریزی پیش رو ، در صورت بروز مشکلی ، آماده حل آن هستید که این امر باعث می ­شود بتوانید هوشمندانه با آن­ ها مقابله کنید.

از تقویم خود استفاده کنید

تقویم بهترین دوست شما هنگام برنامه‌ ریزی از قبل است. می‌توانید از آن برای مشاهده آینده رویدادها ، فصول و تعطیلات که ممکن است بر حجم کار شما تأثیر بگذارد ، استفاده کنید. با توجه به اینکه تغییر فصل و تعطیلات بر میزان کار شما تأثیر می‌گذارد ، می‌توانید لطف بزرگی به خودتان بکنید. سپس به سال بعد برگردید و تاریخ‌ها ، هفته‌ها یا ماه‌ها را به‌عنوان چیزی برای برنامه‌ریزی از قبل مشخص کنید. تقویم همچنین به شما کمک می‌کند تا در انجام پروژه‌های خود مهلت‌ها و اهداف محک را رعایت کنید.

۱۵. بین کارها یک‌ زمان بافر داشته باشید

عجله نکنید که کار خود را تمام کنید. وقتی برای انجام کارها عجله می‌کنید به‌ راحتی تمرکز خود را از دست‌ داده و بر کیفیت کار تأثیر می‌گذارید. کمی وقت بگذارید تا قهوه بخورید ، یک‌ نفس تازه بکشید و سپس به کار بپردازید. با این کار می‌توانید به انجام کارها به سبک هوشمندانه کمک کنید.

نتایج خود را بسنجید ، نه زمان خود را.

وقتی نوبت به بهره‌وری می‌رسد ، ما غالباً روی مدت‌ زمان انجام کار تمرکز می‌کنیم. برخلاف آنچه در واقع در یک روزبه دست آوردیم. به‌ عنوان‌ مثال ، شما فقط چهار ساعت را صرف نوشتن یک پست ۱۰۰۰ کلمه‌ای در وبلاگ کرده‌اید. ممکن است کمی گیج شوید زیرا این کار روزهای خوبی را از شما گرفته است.
اما ، اگر روی قسمت‌های کوچک‌تر پست وبلاگ تمرکز کنید ، چه می‌کنید؟ به‌ عنوان‌ مثال ، شما به پنج بخش ۲۰۰ کلمه‌ای وارد شدید ، آن را به‌درستی قالب‌ بندی کردید ، عناوین را اضافه کردید ، املا  و نگارش آن را  چک  کردید و تصاویر را اضافه کردید. ناگهان متوجه می‌شوید که در این بازه زمانی درواقع کارهای زیادی انجام داده اید.
تحقیقات گروه بی هنز Behance نشان داد “اهمیت دادن به ساعت و حضور جسمی بیش از عمل و نتایج منجر به فرهنگ ناکارآمدی (و اضطراب) می‌شود. “فشار لازم برای نشستن پشت میز شما تا زمانی خاص باعث ایجاد یک فرهنگ کارخانه‌ای می‌شود که چند قانون اساسی ایده پردازی و طبیعت انسانی را نادیده می‌گیرد. (۱) وقتی مغز خسته باشد ، به‌خوبی کار نمی‌کند . (۲) ایده پردازی با شرایط خاص خود اتفاق می‌افتد . (۳) وقتی احساس می‌کنید مجبور هستید بیش از توان خود روی موضوعی کار کنید ، از آنچه انجام می­دهید متنفر می‌شوید. ”

کلام آخر

یک روش برای کمک به شما در اندازه‌ گیری نتایج به‌ جای زمان ، ایجاد فهرست‌های انجام‌ شده است. این به‌ سادگی یک ثبت دائمی از همه‌ چیزهایی است که در یک روز تکمیل کرده‌اید. با نگه‌ داشتن این لیست احساس انگیزه و تمرکز بیشتری خواهید داشت زیرا در واقع می‌توانید آنچه را که به دست آورده‌اید ببینید.
علاوه بر این ، طبق گفته بنیان‌ گذار زمان بافر ، لئو ویدریچ ، فهرست‌های انجام‌ شده “به شما امکان می‌دهد روز خود را مرور کنید. به شما فرصتی می‌دهد تا موفقیت‌های خود را جشن بگیرید. و به شما کمک می‌کند تا به‌ طور مؤثر‌تری برنامه‌ ریزی کنید و بتوانید هوشمندانه کار کنید.
به نظر شما از چه راه های دیگری می توانید هوشمندانه کار کنید؟آیا دوست دارید هوشمندانه کار کنید؟