۱+۹ نکته برتر برای ارتباط مؤثر در محل کار
انسان‌ها با تعاملات و ارتباطات خود زنده اند و به همین خاطر است که شهرها و روستاها و تمدن ها به وجود آمده اند. هر فردی ممکن است در محیط کار یا بیرون از محیط کار بتواند ارتباطات زیادی را شکل دهد. هر فردی نگاه متفاوتی به موضوعات دارد که همین امر باعث به وجود آمدن تعارضات مختلفی بین آن ها می شود . اهمیت ارتباط مؤثر در محل کار در تعارضات بیشتر میشود.
برای حل این تعارضات و مشکلات هر فردی باید بتواند ارتباط مؤثری با افراد دیگر برقرار کند تا بهتر بتواند بهره وری و رشد را در زندگی خود تجربه کند.
ارتباط مؤثر در محل کار با تغییرات اخیر در فناوری به‌صورت پویا پیشرفت کرده و منجر به ایجاد استانداردهای جدیدی برای تماس با افرادی که با آنها کار می‌کند، شده است. درنتیجه، روش‌هایی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی شما و ارتباط مؤثر در محل کار وجود دارد که مربوط به زندگی حرفه‌ای شما است که ما در این مقاله قصد داریم به این مهارت‌ها که: نحوهی ارتباط مؤثر در محل کار، حل تعارضات، ایجاد ارتباط کلامی و غیرکلامی و حل مسائل به‌صورت دیپلماسی است بپردازیم.
در این مطلب بررسی میکنیم که:
- چگونه با ارتباط مؤثر در محل کار تعارضات را برطرف کنیم؟
- چگونه می‌توانیم در ارتباطات با همکاران خود از زبان بدن یاری بگیریم؟
- به چه دلیل باید در محیط کار از شایعات دوری‌کنیم؟
- دلیل اینکه باید در محیط کار شنونده‌ی خوبی باشیم چیست؟
- چگونه می‌توانیم در محیط کار مشکلات و درگیری‌ها را با دیپلماسی حل کنیم؟
ارتباط (تعریف ویکی پدیا)
ارتباطات در محل کار فرآیند تبادل اطلاعات و ایده ها ، چه کلامی و چه غیرکلامی بین یک فرد ، گروه و یک شخص وگروه دیگر ،در داخل یک سازمان است. این ارتباط شامل ایمیل ، پیامک ، یادداشت ، تماس و غیره می باشد.
ارتباط مؤثر در محل کار و همچنین ایجاد احساس اعتماد و افزایش بهره وری کارکنان بسیار مهم است. این ارتباط ممکن است زمینه های فرهنگی مختلفی داشته باشد و بتواند در هنجارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد.
برای متحد کردن فعالیت های همه کارمندان و جلوگیری از هر مهلت یا فعالیتی که بتواند تأثیر منفی روی شرکت بگذارد ، ارتباط بسیار مهم است. ارتباطات موثر در محل کار ، دستیابی به تمام اهداف سازمانی را تضمین می کند.
اهمیت ارتباط موثر در محل کار
ارتباطات محل کار برای سازمان ها بسیار مهم است زیرا باعث افزایش بهره وری و کارایی می شود. ارتباط بی اثر در محل کار منجر به ایجاد شکاف در ارتباطات بین کارمندان می شود که باعث سردرگمی ، اتلاف وقت و کاهش بهره وری خواهد شد .
با ارتباط مؤثر در محل کار می توان از سوءتفاهم هایی که باعث اصطکاک بین افراد می شود ، جلوگیری کرد. ارتباطات مؤثر ، که ارتباطات باز نیز خوانده می شود ، مانع از ایجاد موانعی در بین افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک میشود.
برای عملکرد مناسب کسب و کارها ، مدیران و کارمندان سطح پایین باید بتوانند از طریق ارتباط کلامی و ارتباطات غیرکلامی با یکدیگر تعامل روشن و مؤثری داشته باشند تا اهداف تجاری مشخصی را تحقق بخشند. ارتباط مؤثر در محل کار با مشتری در توسعه سازمان و موفقیت شغلی، نقشی اساسی دارد. هنگام برقراری ارتباط ، ارتباطات غیر کلامی نیز باید مورد توجه قرار گیرد. نحوه ی ارسال پیام توسط شخص تأثیر زیادی در معنای این پیام دارد.
یکی دیگر از جنبه های مهم برای برقراری ارتباط مؤثر در محل کار ، در نظر گرفتن زمینه های شخصیتی مختلف کارمندان است. “در حالی که تنوع باعث غنی سازی محیط می شود ، اما می تواند موانع ارتباطی نیز ایجاد کند.
هنگامی که زمینه های همکاری فرهنگی یک همکار، وی را به تفکر متفاوت از دیگری می کشد ، مشکلات به وجود می آیند. به همین دلیل است که دانستن ارتباطات بین فرهنگی در محل کار و یادگیری نحوه ی رفتار با دیگران بدون آزار و اذیت آنها می تواند مزایای زیادی را برای شرکت به همراه داشته باشد.
روش برقراری ارتباط
افراد مختلف به روش های مختلف اطلاعات را جذب می کنند. برای اطمینان از اینکه اطلاعات منتقل شده توسط همه قابل درک است ، روشی که برای برقراری ارتباط استفاده می شود باید ساده ، واضح و دقیق باشد.
هنگام ارائه اطلاعات حیاتی ، استفاده از تصاویر می تواند به درک کمک کند. وجود اعتماد در داخل یک شرکت ،استفاده از ارتباطات را ساده می کند. برای ایجاد ارتباط مؤثر در محل کار باید روابط حسنه بین همکاران ایجاد شود.
پیام ها باید بدون هیچ تغییری ارسال و دریافت شوند. برای دستیابی به روابط سالم و ارتباط مؤثر در محل کار ، باید از رفتارهایی مانند قلدری ، ایجاد رانت برای شخص دیگر خودداری شود.
کیفیت صحبتت را تغییر بده
محتوای پیام‌هایی که سعی در انتقال آنها دارید نقطه شروع ارتباط مؤثر در محل کار است. ضروری است که اطمینان حاصل کنید که وقتی شما در حال برقراری ارتباط هستید اطلاعاتی که به فرد مقابل میدهید روشن و دقیق است.
خواه در حال ارسال نامه الکترونیکی انبوه برای همه کارمندان خود باشید و یا اینکه صرفاً در کنار آبدارخانه ی شرکت در حال مکالمه‌ی غیررسمی باشید، مهم است که بدانید برای موفقیت در این زمینه باید چه نوع اطلاعاتی را به یکدیگر بدهید.
برای مکالمات غیررسمی، از موضوعات بحث‌برانگیز و مواردی که بیش‌ازحد شخصی هستند خودداری کنید، زیرا بحث در مورد موضوعاتی که باعث ایجاد احساسات یا شایعات می‌شوند ممکن است باعث از بین رفتن اعتبار حرفه‌ای شما شود.
روش‌های نوین
فراتر از محتوای اطلاعاتی که ارائه میدهید، تمرکز روی اینکه از چه روشی برای برقراری ارتباط مؤثر در محل کار استفاده میکنید ضروری است. در بعضی موارد، هنگامی‌که ارتباط برقرار میکنید، باید روی زبان بدن و روش‌های تعامل تمرکز کنید. در سایر مواقع، تمرکز و توجه شما بر نحوهی پاسخگویی ،هنگام ارتباط همکاران با شما بسیار حیاتی است.
ارتباط غیرکلامی
ارتباط غیرکلامی میتواند از زبان بدن گرفته تا لحن صدا را در بر بگیرد. برای ارتباطات غیرکلامی، هنگام ارائه سخنرانی یا ملاقات با مافوق خود، باید اعتمادبه‌نفس داشته باشید. به‌عنوان‌مثال، وضعیت خوب بدن و حفظ تماس چشمی ویژگی‌های بسیار خوبی هستند که اعتمادبه‌نفس را به تصویر می‌کشد. علاوه بر این، باید لحن صدای متوسطی نیز داشته باشید، مراقب باشید که شنونده خود را با یک صحبت یکنواخت خسته نکنید یا با یک لحن تند او را نرنجانید.
ارتباط غیرکلامی در محل کار
این نشانه‌ها برای برقراری ارتباط با مخاطب شما بسیار مهم هستند.
دو همکار در حال برقراری ارتباط مؤثر در محل کار و استفاده از زبان بدن برای انتقال مفاهیم خود هستند.
در نظر بگیرید که چگونه زبان بدن، وضعیت بدن، تماس چشمی و موارد دیگر، میتواند پیام آنها را تقویت یا تضعیف کند. این ابزارها که همراه با ارتباط کلامی استفاده می‌شوند، می‌توانند به آنها کمک کنند پیامشان را نقطه‌گذاری، تقویت، تأکید و روح ببخشند.
نشانه‌های غیرکلامی به ایجاد معنای مشترک در هر ارتباطی کمک می‌کند. نحوه برقراری ارتباط غیرکلامی میتواند برای شما یک معنی داشته باشد و پیامی کاملاً متفاوت را به مخاطب منتقل کند.
به‌عنوان‌مثال، اگر کارمندی عادت داشته باشد کیف و بطری آب خود را در هر دو طرف خود، بالای میز جلسه قرار دهد، می‌توان این رفتار او را به‌عنوان یک رفتار پرخاشگرانه قلم داد کرد. ممکن است کارمند احساس راحتی کند اما رئیس یا همکارانش حضور او را حمله به فضای جلسه تصور کنند. چنین تعاملات غیرکلامی میتواند برای روابط مضر باشد و دیگران را ناراحت کند.
بیان غیر کلامی صورت
چهرهی انسان فوق‌العاده رسا است. احساساتی مانند عصبانیت، خوشبختی، صدمه، انزجار، گیجی و کسالت همه با حرکات صورت با استفاده از چشم، ابرو، دهان و سایر ویژگی‌ها به‌راحتی بیان میشود.
استفاده از زبان بدن
نحوهی نشستن فرد: هنگامی که یک فرد می‌ایستد؛ بازوها، دست‌ها و پاها را حرکت میدهد همچنین به همراه سایر حرکات ظریف او میتواند مفاهیم زیادی را بیان کند. وضعیت قرارگیری یا نحوهی ایستادن و راه رفتن و ویژگی‌های ظاهری ازجمله تحمل، حالت، سفتی، قائم بودن میتواند احساسات و اعتمادبه‌نفس شمارا نشان دهد.
شما می‌توانید از طریق حالت و موقعیت خود پیامی را منتقل کنید که آیا به‌راحتی به پشت خم‌شده‌اید، یا به‌سختی روی لبه صندلی خود نشسته‌اید یا با چشمان بسته به پشت خم‌شده‌اید که این نشان از توجه شما به صحبت طرف مقابل یا عدم توجه را به او نشان خواهد داد.
تماس چشمی به‌عنوان ارتباط غیرکلامی
افراد اغلب قابل‌اعتماد بودن را به افرادی که با حفظ ارتباط چشمی خوب صحبت می‌کنند و بالعکس نسبت می‌دهند. از تماس چشمی همچنین برای انتقال علاقه و احساسات و ایجاد ارتباط با گیرنده پیام استفاده میشود.
همچنین برای نشان دادن علاقه‌ی دروغین و گمراه کردن نیز می توان از آن استفاده کرد. برخی از دروغ‌گویان باتجربه از تماس چشمی مستقیم برای فروش غیرواقعی به شنوندگان خود استفاده می‌کنند که شما باید مراقب تفاوت‌های فرهنگی در استفاده از تماس چشمی در هنگام مکالمه باشید.
حرکات دست
حرکات دست به‌ویژه انتقال‌دهنده‌های غنی ارتباطات هستند. آنها کلمه گفتاری را نقطه‌گذاری کرده و معنا ومفهوم خاصی می‌دهند. حرکات کمتر هوشیارانه مانند خاراندن بینی، نوازش مو، کشیدن لباس، قرار دادن دست روی ران پا و تکان دادن آن میتواند پیام‌هایی را ناخواسته به طرف مقابل ارسال کند.
لحن و سایر جنبه‌های برقراری ارتباط
در برقراری ارتباط عاطفی، ارتباطات صوتی به صورت جداگانه از کلمات واقعی استفاده‌شده است. این فاکتورها شامل عواملی مانند شکستن صدا، صدا، مکش و مکالمه و بلندی صدا است. این امر برای ارتباط تلفنی و همچنین ارتباط حضوری بسیار مهم است.
به‌عنوان یک ابزار ارتباطی لمس کنید
لمس یک روش قدرتمند ارتباط غیرکلامی است. دست روی شانه گذاشتن، در آغوش کشیدن، شخصی که برای لمس دست شما به‌عنوان همدردی ارتباط برقرار می‌کند که این کار بدون هیچ کلمه‌ای همراه است. البته افراد با لمس کردن در سطح راحتی خود متفاوت هستند. آداب‌ورسوم فرهنگی نیز بر این موضوع تأثیر بسزایی دارد.
ارتباط غیرکلامی از راه دور ،به صورت فیزیکی
همان‌طور که استفاده از فضای فیزیکی در دفتر کار شما پیام گیرنده را از طریق دورنگار ارسال می‌کند، فضایی که هنگام کار یا برقراری ارتباط با آن محیط کار خود احاطه میکنید نیز چنین است.
در آمریکای شمالی مردم فاصله‌ی فیزیکی اطراف خود را حدود ۴۵ سانتی‌متر ترجیح می‌دهند. به هر کسی که بخواهد نزدیک‌تر از این فاصله قرار بگیرد مخصوصاً در محیط کار، خیلی صمیمی‌تر نگاه میشود.
دریکی از خنده‌دارترین تلاش‌های ناموفق ارتباطی که تاکنون مشاهده‌شده است، دانشجویی از کشور دیگر در تلاش بود چیزی را برای ثبت‌نام کننده دانشگاه آمریکایی توضیح دهد. او می‌خواست به او نزدیک‌تر شود تا بتواند به او کمک کند تا درک کند چرا حق با اوست، روشی که در کشور مبدأ به‌خوبی کار می‌کرد.
او ۴۵ سانتی‌متر فضای خود را می‌خواست و مصمم بود که آن را حفظ کند. بنابراین آنها به معنای واقعی کلمه در سراسر دفتر یکدیگر را تعقیب و دنبال می‌کردند. هر وقت او نزدیک‌تر می‌شد، دیگری دور می‌شد. او با کلام خود صحبت نمی‌کرد اما محافظت شخص از آن فضای خصوصی سریع اتفاق افتاد واین موضوع برایش بسیار مهم بود.
حال چگونه می‌توان ارتباط مؤثر در محل کار برقرار کرد؟
۱. در صورت امکان چهره به چهره ارتباط برقرار کنید
طی چند سال گذشته شرکت‌ها به‌عنوان روش اصلی ارتباط مؤثر در محل کار به ایمیل اعتماد کرده‌اند. ارتباطات الکترونیکی میتواند تأثیر مخربی بر هر نوع رابطه، به‌ویژه رابطه‌ی صحیح با همکاران داشته باشد. آیا برایتان پیش‌آمده که چند بار ایمیلی برای همکاران یا مافوق خود ارسال کرده باشید که از پیام شما ،تصور اشتباهی داشته باشد؟
حتی اگر نیت خیر داشته باشید، ارتباطات الکترونیکی اغلب سوءتفاهم را پیش می‌آورد. از آنجاکه بیشتر معنی در حین مکالمه از حرکات غیرکلامی و حالت‌های صورت ناشی میشود، رمزگشایی از معنای گفته‌های شخص هنگام برقراری ارتباط رو در رو آسان‌تر است.
هنگامی‌که حرکات و لبخندها از معادله خارج می‌شوند، گیرندگان می‌توانند تصور و تفسیر غلطی از موضوع داشته باشند، این موضوع به‌ویژه زمانی اتفاق می‌افتدکه اگر فرد مهارت نویسندگی نداشته نباشد. برای بهبود ارتباطات در محل کار، هرچند وقت یک‌بار تلفن را بردارید و با همکار خود تماس بگیرید یا وقتی حرف مهمی برای گفتن دارید، به همکار خود مراجعه کنید.
۲. اطلاعات واضح ارائه دهید
ارتباط مؤثر در محل کار شامل انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر است. اگر شما به‌طور واضح و دقیق ارتباط برقرار نکنید، میتواند باعث ایجاد سردرگمی به‌جای وضوح شود. ارتباطات خود را برنامه‌ریزی کنید تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعات صحیح و به مقدار مناسب را منتقل میکنید تا کسانی که با آنها ارتباط برقرار میکنید حرف شمارا بهتر بفهمند.
از ارسال پیام‌هایی که باعجله نوشته‌شده‌اند، خودداری کنید و همیشه قبل از صحبت، برنامه‌هایی را که می‌خواهید بازگو کنید، برنامه‌ریزی کنید و آنها را قبل از ارسال موردبررسی قرار دهید تا از سوءتفاهم در ارتباط جلوگیری شود.
۳. ارتباط کلامی و غیرکلامی را باهم ترکیب کنید
اگر می‌خواهید در ارتباط مؤثر در محل کار موفق باشید، باید اهمیت ارتباط غیرکلامی را درک کنید. توجه داشته باشید که پیام‌های کلامی و غیرکلامی شما باهم تفاوت دارند. برای مثال، اگر سعی در تأیید گفته‌های همکار خود دارید، اطمینان حاصل کنید که حرکات غیرکلامی شما مکمل سخنان شما هستند. بازخورد غیرکلامی مثبت، مانند تکان دادن سر در هنگام صحبت شخص مقابل، همراه باحالت باز بدن، به سهولت و راحتی مکالمه کمک می‌کند.
کانال‌های ارتباطی
کانال ارتباطی ابزاری است که به‌وسیله آن پیامی را که می‌خواهید برقرار کنید بیان میکنید. این کانالها شامل پیام‌های الکترونیکی، پیام‌های نوشتاری و تماس و ملاقات حضوری هستند. در صورت امکان، بهتر است از تماس رو در رو با همکاران خود استفاده کنید زیرا این امر باعث ایجاد اعتماد میشود و فضای به وجود آمدن خطا را در مورد نحوهی دریافت پیام شما، کمتر می‌کند.
از طرف دیگر، برقراری ارتباط با تعداد زیادی از افراد در مورد موضوعات ساده میتواند استفاده بسیار خوبی برای ایمیل باشد، زیرا کارایی آن بیشتر از ملاقات جداگانه با هر کارمندی است. شما از طریق کانال‌های ارتباطی می‌توانید سریع‌تر ارتباط برقرار کنید.
کانال‌های ارتباطی دریافت اطلاعات
هنگامی‌که شما در حال دریافت ارتباط هستید، برخی از راه‌های بهبود مهارت‌های ارتباطی شما این است که درواقع به صحبت‌های فرد مقابل گوش فرا دهید و آنچه را که آنها با بیان صورت و حرکاتی مانند لبخند و سر تکان دادن می‌گویند، تأیید کنید. بعلاوه، می‌توانید با پرسیدن سؤالات مناسب مربوط به اطلاعاتی که به شما داده‌اند، تأیید کنید که صحبت‌های همکارتان را متوجه شده‌اید.
ارتباطات مؤثر در محیط کار برای ایجاد و حفظ یک محیط کار مثبت، بسیار حیاتی است. در طی چند سال گذشته پیشرفت‌های عمده‌ای وجود داشته است که سهولت برقراری ارتباط افراد در محل کار را بهبود بخشیده است، اما با این سهولت تمایل به نادیده گرفتن اهمیت ارتباط چهره به چهرهی مؤثر نیز به وجود آمده است. در زیر نکاتی برای ارتباط مؤثر در محل کار آورده شده است که به افزایش بهره‌وری و بهبود روابط با همکاران کمک می‌کند.
برای یافتن موفقیت شغلی، باید بفهمید که چگونه ارتباط کلامی و غیرکلامی در محیط اشتغال باهم کار می‌کنند.
درحالی‌که مهارت‌های ارتباط کلامی شما ممکن است به شما کمک کند تا درمصاحبه قبول شوید و کار را به پایان برسانید، ارتباطات غیرکلامی در مورد عملکرد شغلی، ارتقاء سطح و لذت بردن از شغل شما به همان اندازه مهم هستند.
ارتباط غیرکلامی چیست؟
ارتباطات غیرکلامی شامل هر آنچه گفته نشده است، ازجمله:
- زبان بدن و وضعیت بدن
- حالات چهره
- لباس و مدل مو
- صدا
- ارتباط چشمی
- فاصله بین خود و دیگران است
جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص مهارت های غیر کلامی ، مقاله ی زبان بدن را مطالعه کنید.
شاید برایتان این اتفاق افتاده باشدکه برای برقراری ارتباط در یک مهمانی به کسی خیلی نزدیک نشسته باشید در این هنگام متوجه رفتار فرد می شوید، از خود میپرسید که چرا شخصی که تازه ملاقات کرده‌اید به‌جای صورت شما به بدن شما خیره شده است، پس شما این موضوع می‌دانید و درک کرده اید که تعامل باکسی که افکار ضعیف دارد چقدر ناراحت‌کننده است.
احتمالاً به شما آموخته‌اند که هنگام صحبت کردن به چشمان مردم نگاه کنید و حداقل ۷۰ سانتی‌متر به دیگران فضای شخصی بدهید یا از آنها فاصله بگیرید؛ مگر اینکه باهم رابطه نزدیک داشته باشید.
مهارت‌های ارتباطی غیرکلامی با توجه به فرهنگ نیز متفاوت است. درحالی‌که تماس چشمی هنگام مکالمه در فرهنگ‌های اروپایی هنجار پذیر است، فرهنگ‌های آسیایی و لاتین ارتباط چشمی گسترده را چالشی برای اقتدار می‌دانند. اگر در یک نقش مدیریتی هستید، درک این تفاوت‌های فرهنگی به شما کمک می‌کند تا یک مدیر مؤثر برای همه کارمندان خود باشید.
ارتباط کلامی چیست؟
ارتباط کلامی کاملاً ساده است، اما مهارت گفتاری، در محیط کار به چه معناست؟
وقتی کارفرمایان در مورد ارتباط کلامی صحبت می‌کنند، منظور آنها معمولاً:
- واضح و صریح صحبت کردن
- سؤال پرسیدن
- درخواست کمک
- انتقال اطلاعات به مدیران و سرپرستان به‌طور مناسب و به‌موقع
- گوش دادن به‌طور فعال، بدون ایجاد وقفه
- دریافت و تلفیق بازخورد بدون گارد گرفتن
- آموزش دیگران
- ارائه خدمات به مشتریان
- تجزیه‌وتحلیل نشانه‌های غیرکلامی دیگران و پاسخ کلامی است.
درک اینکه مهارت‌های کلامی در محیط کار چگونه انجام میشود، کاملاً آسان است، زیرا می‌توانید به چیزهایی که در محل کار خود گفته‌اید یا شنیده‌اید فکرکنید. ساده‌ترین کار این است که یک فهرست برای ارتباطات کلامی در محل کار تهیه کنید.
ارتباط غیرکلامی چگونه بر عملکرد تأثیر می‌گذارد؟
حال که فهمید مهارت‌های ارتباطی کلامی و غیرکلامی محل کار چیست، حال باید به این سؤال پاسخ داد که مهارت‌های غیرکلامی چگونه بر ارتباط مؤثر در محل کار تأثیر می‌گذارد؟
به بیان ساده، مهارت‌های غیرکلامی بر نحوه پیام کلامی شما و نحوه شنیدن سخنان دیگران تأثیر می‌گذارند. برای مثال می‌توان توضیح داد، اگر در حال آموزش برای استخدام شدن در یک شرکت هستید که دستانتان را از ناحیه قفسه سینه متقاطع قرار داده‌اید یا دست به سینه نشسته‌اید یا خستگی شدیدی، در چشمان شما موج میزند، ممکن است این احساس را شود که شما ناامید یا عصبانی هستید. این موضوع میتواند بر رابطه شما با استخدام شما تأثیر منفی بگذارد. سبک شدن روحیه با زبان بدن باز یا لبخند دلپذیر، میتواند اوضاع را به نفع شما تغییر دهد.
۴. سراپا گوش شوید
گوش دادن یک مهارت ارتباطی مهم است که بسیاری از افراد از آن برخوردار نیستند. بیشتر درگیری‌ها نتیجه‌ی ضعف گوش دادن است. برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با شخص دیگری، باید آنچه را که در این ارتباط وجود دارد، بشنوید.
اگر در حین مکالمه به جلسه بعدی خود فکر میکنید یا خوردن شام امشب را در یک رستوران برنامه‌ریزی میکنید، به صحبت‌های او توجه نمی‌کنید. برای یادگیری چگونگی خوب گوش دادن، صحبت های فرد مقابل را برای اینکه نشان دهید گوش می دهید و صحت صحبت را تأیید میکنید، بعدازاتمام صحبت های شخص مقابل ، عبارات خود را بیان کنید این امر احتمال درگیری را کاهش میدهد و به شما کمک می‌کند تا یک ارتباط مؤثر در محل کار خود برقرار کنید.
روش دیگر برای یادگیری بهتر شنیدن این است که وانمود کنید در پایان بحث یک مسابقه برگزار میشود. سعی کنید یک چک لیست ذهنی از همهی نکات مهمی که شخص بیان می‌کند داشته باشید و بعد از صحبت های طرف مقابل آن ها را تکرار کنید.
این نکته را به یاد دارید که از همان زمان کودکی به ما گفته شده است که داشتن مهارت شنیداری عالی چقدر مهم است. ما ابتدا آن را از والدین مان شنیدیم. سپس از معلمان خود و بعد شاید مدیران در اولین شغل برای گرفتن حداقل دستمزد و یا از اساتید دانشگاه که اهمیت توجه به صحبت‌های خود را تعیین می‌کردند.
چگونه مهارت گوش دادن خود را بهبود ببخشیم
بنابراین برای بهبود مهارت گوش دادن در محل کار و فراتر از آن، چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
۱. حواس‌پرتی‌ها را از بین ببرید.
اول و مهم‌ترین مسئله، برای تمرین گوش دادن مؤثر و فعال این است که، باید همه تلاش خود را انجام دهید تا حواستان پرت نشود. اما برخی از این عوامل حواس‌پرتی کدم‌اند؟
- توجه به مکالمات بیرون از درب دفتر کار شما
- صفحه تلفن همراه شما با به روزرسانی اخبار یا پیام متنی روشن میشود و یا پیامی برای شما می‌آید
همهی این موارد و موارد دیگر، باعث حواس‌پرتی میشود و شمارا از تعامل کامل با همکاران خود بازمی‌دارد. این کار نه‌تنها مانع از فهمیدن صحبت‌های طرف مقابل میشود بلکه باعث میشود همکار شما از انتقال تمام اطلاعاتی که قصد انتقال آنها را به شما داشته، منصرف کند.
در این زمان افکار از بین می‌روند، ایده‌ها فراموش می‌شوند و هر دو طرف اجازه می‌دهند این اتفاقات بیافتد زیرا بیش‌ازحد توسط دنیای اطراف خود منحرف می‌شوند. قبل از رسیدن به این مرحله به خود لطفی کنید. و از این حواس‌پرتی‌ها دوری‌کنید
۲. نشانه‌های غیرکلامی بدهید.
این مورد ممکن است عجیب به نظر برسد، اما اگر با کسی که صحبت میکنید به او بفهمانید که شما کاملاً به صحبت‌های او گوش میدهید، این موضوع آنها را ترغیب می‌کند تمام آنچه را که برای گفتن با شما لازم است بیان کنند .حتی این کار شمارا نیز ملزم می‌کند که به آنها بیشتر توجه کنید.
زبان بدن شما مهم است و زبان بدن ضعیف میتواند این احساس را ایجاد کند که شما شنونده ضعیفی هستید. برای تشویق به ادامه صحبت با تماس چشمی، گه گاهی با سر، اشاره‌کنید و لبخند بزنید. این نشان میدهد که شما در تلاش هستید و آنچه را که آنها می‌گویند برای شما مهم است.
حفظ تماس چشمی در تمام مدت به‌طرف مقابل نشان میدهد که شما توسط نیروهای بیرونی حواستان پرت نمی‌شود. شما می‌فهمید که آنها چه می‌گویند و می‌دانید چگونه پاسخ دهید. حالت آرام و متمرکز صورت نیز به روند ارتباط مؤثر در محل کار کمک می‌کند.
دیدن این نشانه‌های ظریف برای گوینده روحیه‌بخش و آرامش‌بخش است، حتی اگر فقط، ناخودآگاه متوجه آن شوند. اما یادگیری تعامل بیشتر هنگام گوش دادن به دیگران نکته اصلی برای بهبود مهارت شنیداری خود و شنونده خوب بودن است.
۵. سؤال کنید
پرسیدن سؤال نه‌تنها نشان میدهد که در حال گوش دادن هستید، بلکه تأیید میکنید که شخص مقابل را درک کرده‌اید. همچنین می‌توانید از سؤالات برای جمع‌آوری اطلاعات اضافی استفاده کنید که این موضوع باعث میشود شما بتوانید از مکالمه درک بهتری داشته باشید.
اطمینان حاصل کنید که سؤالات شما به‌طور خاص به آنچه گفته میشود مربوط می‌شوند. با طرح سؤالاتی در مورد موضوع کاملاً متفاوت، روند صحبت را تغییر ندهید.
چرا مردد هستیم؟
اما مردم اغلب در پرسیدن سؤال از رئیس خود مردد هستند. این قابل‌درک است: محیط‌های کاری ازنظر ساختار به‌طور سنتی سلسله مراتبی هستند و ازنظر ماهیت سؤالات می‌توانند به‌عنوان چالشی برای اقتدار تلقی شوند.
به نظر می‌رسد این مسئله تقریباً در هر شرکتی که بازدید کنیم، مطرح‌شده است.کارمندان این سؤال رادارند که: چگونه می‌توانم از سرپرستانم بدون اینکه از خط قرمزها عبور کنم یا آنها را در حالت دفاعی قرار دهم، سؤالاتی بپرسیم؟
قبل از اینکه به چگونگی سؤال کردن در محل کار را بررسی کنیم، خودتان بررسی کنید که چرا انجام این کار برای برقراری ارتباط مؤثر در محل کار مهم است؟ جواب بسیار ساده است، این موضوع این امکان را برای شما فراهم می‌کند که در شغل خود بهتر باشید و بهتر بدرخشید.
به‌خصوص در محل کارهای امروزی که به‌سرعت در حال تغییر و تحول سریع هستند، ادامه پرسش در مورد تکامل کار شما بسیار مهم است. در واقع، امروز همه ما باید به طور مداوم به شیوه های مختلف این سؤال‌ها را بپرسیم، کار من چگونه تغییر می‌کند؟ و چگونه ممکن است آن را بهتر انجام دهم؟
چرا نگران هستیم؟
ممکن است شما نگران باشید که پرسیدن این نوع سؤالات اساسی در مورد شغل شما، به‌خصوص زمانی که شما فردی باتجربه هستید و مدتی است که آن کار را انجام می دهید، میتواند به نظر شما ساده‌لوحانه یا بی‌کفایت گونه باشد. اما روش‌هایی برای کاهش این خطر و دلایلی برای باور داشتن مزایای این کار وجود دارد که ممکن است از خطرات سؤال پرسیدن بیشتر باشد.
سؤالات میتواند نشان دهد که شما برای تغییر دادن خود آماده و مایل به یادگیری هستید. در یک تحقیق با تعدادی از مدیران ارشد، دراین‌باره صحبت‌هایی صورت گرفت، آنها متوجه شدن که اکثر مدیران کاملاً از نیاز به تغییر در تمام سطوح سازمان خود آگاه هستند و یکی از نگرانی‌های اصلی آنها این است که مدیران سطح متوسط و کارمندان خط مقدم ممکن است مایل و قادر به تغییر نباشند.
یکی از راه‌های نشان دادن اینکه شما برای تغییر ذهن خود را گشوده‌اید و مایل به یادگیری و سازگاری هستید، پرسیدن سؤالاتی در مورد چگونگی صنعت شما یا در مورد چگونگی پیشرفت شغلی شما در طول زمان و در مورد آنچه از شما انتظار می‌رود و انتظارات شما از کار است.
بیشتر رؤسایی که سعی در مدیریت تغییر دارند، قادر به قدردانی و حتی پاداش دادن به این نوع سؤال‌ها هستند، و بر خلاف تصور کارمندان مجازاتی برای پرسش‌ها و سؤالات آنها در نظر گرفته نمی‌شود.
هوشمندسازی سوالات برای ارتباط موثر در محل کار
یک راه برای کاهش ریسک اینکه سؤالات شما ساده‌لوحانه تلقی نشود، “هوشمند سازی” این سؤالات با انجام تحقیقات قبلی است. از چگونگی پیشرفت صنعت یا شغل خود مطلع شوید و از این اطلاعات برای تنظیم سؤال خود استفاده کنید.
به‌طور مثال می‌توانید سؤال خود را این‌گونه مطرح کنید”من مشاهده کرده‌ام که تغییرات خاصی در تجارت ما اتفاق می‌افتد. من کنجکاو هستم بدانم، به نظر شما این تغییرات چگونه بر نحوه انجام کار ما به‌عنوان یک شرکت و به‌ویژه شغل من تأثیر می‌گذارد؟ ”
بهترین حالت “سؤال کردن”
هنگام “سؤال کردن” ((یعنی سؤال از شخصی در سطح بالاتر)): سؤالات شما همیشه باید به شکلی مطرح شود که نشان‌دهنده ۱) احترام و ۲) کنجکاوی واقعی باشد. از سؤالات برای به چالش کشیدن اقتدار یا شکایت استفاده نکنید.
اگر یکی از زیردستان از یک مدیر سؤال می‌کند، چرا ما باید این کار خاص را انجام دهیم؟ یا چرا ما هنوز از این تجهیزات قدیمی استفاده میکنیم؟ این نوع سؤال میتواند بیشتر به‌عنوان غُر زدن تلقی شود تا به‌عنوان یک تحقیق کنجکاوانه!
برای جلوگیری از افتادن در دام چنین سؤالاتی، ابتدا همان سؤالی را که می‌خواهید از مدیر خود بپرسید از خود بپرسید و سعی کنید شرایط را از دیدگاه مدیر در نظر بگیرید. چرا رویه‌های خاصی وجود دارد؟ چرا از آن تجهیزات قدیمی هنوز استفاده میشود؟ مزایا و هزینه‌های ایجاد تغییر (در سیاست‌ها یا تجهیزات) چه مقدار میتواند باشد و انجام آن چقدر دشوار است؟
۶. درگیری‌ها را با دیپلماسی کنترل کنید
اگر احساس کردید کسی مسئله‌ای را که با او در میان گذاشته‌اید به‌عنوان سوءتفاهم برداشت کرده است، در اسرع وقت موضوع را با او در میان بگذارید و با او صحبت کنید.
با انجام این کار می‌توانید از بروز کینه‌ها و دشمنی بی‌مورد و از دست دادن بهره‌وری جلوگیری کنید.
برای جلوگیری از تبدیل سوءتفاهم به بحران‌های بزرگ، فوراً آن را کنترل کنید. هنگام برخورد با یک درگیری، با ذهن باز پاسخ دهید و از حملات و پاسخ‌های شخصی خودداری کنید.
سوال کنید
سؤال کنید و پاسخ‌ها را با دقت گوش دهید تا بتوانید بفهمید طرف مقابل چه فکری در این مورد در سر دارد. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا به تصویری که برای همه قابل قبول است برسید و بهترین پاسخ را ارائه دهید.
اگر خوش‌شانس باشید، همکاران خود را دوست دارید و از آنها قدردانی میکنید و به نظر شما آنها باهوش، باانگیزه و سخاوتمند هستند و اگر واقعاً خوش‌شانس‌تر باشید، آنها در مورد شما احساس مشابهی خواهند داشت.
اما در طول زندگی شغلی خود، احتمالاً در موقعیت‌هایی قرار خواهید گرفت که باید درگیری محل کار خود را با همکاران یا سرپرستان حل کنید که این اتفاق باعث میشود به چیزی بیشتر از شانس نیاز پیدا کنید.
تعارض در محل کار طبیعی است
هنگامی‌که زمان خود را با همکارانتان به اشتراک میگذارید و مدت‌زمان ۴۰ ساعت یا بیشتر در هفته را با افراد دیگر می‌گذرانید، به وجود آمدن برخوردها و تعارضات بسیار اجتناب‌ناپذیر است. حتی در حالات بسیار بدتر، شما باید بتوانید مدیریت را با موضوع درگیر کنید. البته اکثر مواقع نیازی به این کار نیست.
کارفرمایان برای کارکنانی که می‌دانند چگونه انواع مشکلات را، چه شغلی و چه بین فردی، حل کنند، ارزش قائل هستند. شما می‌توانید شخصی در شرکت یا بخش خود باشید که با دیپلماسی و برخورد حرفه‌ای در مشاجرات دشوار ، شرایط بد را سامان می‌بخشد و ارتباطات مؤثر در محل کار خود شکل میدهد.
چند نکته برای حل تعارض که میتواند به شما کمک کند:
الف. پذیرش داشته باش
قرار نیست شما و همکارانتان در تمام موضوعات نظر یکسانی داشته باشید. ممکن است بین شما در امور سیاسی و در پروژه‌های کاری اختلاف‌نظر وجود داشته باشد، مطمعنا دراین‌باره نظرات مختلفی وجود دارد. چیزهای کوچک را که مستقیماً بر کیفیت کار تأثیر نمی‌گذارد، به روی خود نیاورید و تصمیم بگیرید چیزهای آزاردهنده‌ای را که نمی‌توانید تغییر دهید، بپذیرید.
ب. اجازه ندهید که تنش ها، تشدید شود
ترک نکردن درگیری‌ها به‌طورمعمول باعث بدتر شدن اوضاع میشود و نتیجه آن اتلاف وقت و انرژی است. اجازه ندهید استدلال مانع بهره‌وری در کار شود. پس از آرام شدن و تأمل در مورد مسئله، گام‌های مشخصی را در جهت برقراری مجدد ارتباط مؤثر در محل کار بردارید. در صورت نیاز، مانند بزرگ‌سالان در اتاق رفتار کنید و سعی کنید شما ابتدا برای حل تعارضات اقدام کنید، مهم نیست که این موضوع چقدر ناخوشایند یا ناراحت‌کننده است.
پ. خطوط ارتباطی را دوباره بازکنید
وقتی با شخص دیگری کنار نمی‌آیید یا او با شما کنار نمی‌آیند، اولین اتفاقی که می‌افتد شکست گفتگو است. گرچه این موضوع یک واکنش طبیعی است، اما ضد عوارض نیز هست. بهترین راه حل تعارض از طریق برقراری ارتباط مؤثر در محل کار است که در واقع یک رویکرد دوجانبه دارد که شامل مهارت‌های گفتاری و شنیداری میشود. از شخص سؤال کنید چه مشکلی دارد، سپس واقعاً حرف های او را بشنوید، با این امید که کارمند دیگر نیز همین کار را انجام دهند.
ج. نیت را، خیر فرض کنید
برخی از تعارضاتی که در مورد سیاست ها و واقعیت شرکت رخ میدهد ناشی از سوءتفاهم هایی است که بر اثر اختلاف نظرها به وجود آمده است. به‌عنوان‌مثال، کارمندان همچنان از آن سس سالاد ارگانیک گران قیمت که در یخچال کارمندان نگهداری میکنید استفاده می‌کنند.
اما شاید آنها فکر می‌کردند که سس متعلق به همه ی افراد شرکت است و نه مال مفت که در دسترس آنهاست. بنابراین، قبل از عصبانی شدن، ازنظرهای مختلف وضعیت را در نظر بگیرید. به بیان ساده زود به نتیجه نرسید و قضاوت نکنید.
د. مایل به داد و ستد باشید
واژه سازش گاهی اوقات دارای بار منفی است. برخی از افراد احساس می‌کنند که سازش با تسلیم شدن یا کنار گذاشتن اصول ارزشی خود مترادف است. آنها تلاش می‌کنند تا حتی کوچکترین امتیازی را که می شود، به دست آورند.
با این حال، دیپلماسی مبتنی بر مبادلات تجاری و یافتن یک حد متوسط قابل قبول است. هدف، این است که با ایجاد یک موقعیت برد-برد که هر دو طرف با به دست آوردن چیزی، از آن موضع دست بکشند.
۷. از شایعات پرهیز کنید
اگر همکاران تان عادت دارند در دفتر دیگران پشت سر یک فرد دیگر صحبت کنند، به راحتی گوش کنید و لبخند بزنید و به کار خود برگردید. شایعات به مردم برداشت منفی از شما میدهد و میتواند مشکلاتی را ایجاد کند.
شایعات و غیبت کردن همچنین مانع برقراری ارتباط مؤثر در محل کار میشود زیرا تأثیر منفی بر روابط با همکاران دارد. اگر از شایعات پرهیز کنید و از اعتبار بالاتری برخوردار شوید احترام همکاران خود را کسب خواهید کرد.
اگر شما در محل کار خود مسئله‌ای را از همکار خود ببینید و آن را برای دیگران با جزئیات بیشتری به اشتراک بگذارید، ناراحتی بیشتری برای برخی از همکاران شما ایجاد میشود.
چند قدم برای خلاص شدن از شایعات
- . سیاست‌های “تحمل صفر” را در مورد شایعات برای ارتباط مؤثر در محل کار اعمال کنید. بسیاری از شرکت‌ها از کارمندان در برابر افشای اطلاعات حساس برای دیگران ،محافظت می‌کنند. اگر به عنوان مثال، یک مدیر اطلاعات محرمانه‌ای را که منجر به شایعات در محل کار در مورد یک کارمند میشود، فاش کند، آن مدیر با خطر برخورد انضباطی یا حتی اخراج روبرو میشود.
- مثالی باشید برای دیگران. الگوی خوبی برای پیگیری دیگران باشید و درگیر شایعات نشوید. هنگام شروع شایعات قاطع باشید، دور شوید یا موضوع را تغییر دهید. پیامی که با دیگران انتقال میدهید این است که این رفتار تحمل نخواهد شد.
- رئیس را در جریان بگذارید. اگر شایعات در حال رشد است و هر لحظه بیشتر در بین افراد پخش میشود، شجاعت داشته باشید و به رئیس خود فوری اطلاع دهید. مدیریتی که از یک محیط کار سالم حمایت می‌کند، اکنون باید مسئله را به گونه‌ای حل کند که فرهنگ مثبت را تقویت و ارتقاء بخشد.
- خطا کاران را خطاب قرار دهید. این موضوع کمی شجاعت نیاز خواهد داشت، اما در برابر مجرمان اصلی بایستید و آنها را شخصاً در یک اتاق یا دفتر به دور از حضور دیگران نصیحت کنید تا دیگران نتوانند از این موضوع سوء استفاده کنند.
با این کار موضوع جلسه جنجالی نیست، به همین دلیل شما باید با درایت و با مثال های مشخص نشان دهید که چگونه بر رفتار همکار شما تأثیر میگذارید و کار ناشایست او را مختل میکنید.
۸- از شخصی کردن روابط کاری با همکاران خود بپرهیزید
از افشای بیش‌ازحد اطلاعات شخصی برای افرادی که با آنها کار میکنید، خودداری کنید و همچنین دوستانه و در عین حال حرفه‌ای باشید. اگر با همکاران بیش‌ازحد خودمانی شوید، هنگام به وجود آمدن تعارضی بین شما ممکن است مسائل و اطلاعات شخصی شما در میان همکاران فاش شود.
۹. از بحث در مورد موضوعات بحث‌برانگیز خودداری کنید
- سعی کنید موضوع مکالمه در محل کار را خنثی نگه دارید. از بحث در مورد سیاست یا سایر موضوعات بحث‌برانگیز در دفتر خودداری کنید تا از آزار کسی جلوگیری کنید. اگرچه ایده خوبی است که با افرادی که با آنها کار میکنید صحبت کنید و آنها را بشناسید، اما بهتر است از موضوعات بحث‌برانگیز خودداری کنید.
کنترل احساسات نیز بسیار مهم است. همکاران شما نیازی نیست که شاهد هیجانات شما بر سر مشاجره با دیگری باشند. چنین رفتاری به آنها احساس منفی میدهد و باعث میشود از صحبت با شما پرهیز کنند.
چگونه می‌توان درگیری را در محیط کار کنترل کرد
به برخی از استراتژی‌های عملی که می‌توانید برای حل تعارضات در محل کار استفاده کنید توجه کنید:
همه را بزرگ کنید و بزرگ بشمارید
- با شخص مقابل صحبت کنید.
- تمرکز خود را بر روی رفتار و رویدادها بگذارید، نه به شخصیت‌ها.
- با دقت گوش دهید.
- نقاط توافق و اختلاف را مشخص کنید.
- مناطق درگیری را در اولویت قرار دهید.
- برنامه‌ای برای کار در مورد هر درگیری تهیه کنید.
- برنامه خود را دنبال کنید.
- بر اساس موقعیت شغلی خود در جلسات بنشینید.
- همه را بزرگ جلوه دهید
۱۰. بازخورد مثبت ارائه دهید
اگر همکار شما وظیفه‌ای را به‌خوبی انجام داد، به او بگویید. ارائه بازخورد مثبت راهی عالی برای بهبود ارتباط مؤثر در محل کار است. همچنین به مردم کمک می‌کند تا نظر شمارا بهتر قبول کنند و بخواهند بیشتر با شما ارتباط برقرار کنند .به‌طور کلی داشتن یک نگرش مثبت در محل کار، دریچه‌ای برای برقراری ارتباط مؤثر در محل کار باز می‌کند که باعث میشود افراد پاسخ مثبت‌تری به شما بدهند.
وقتی کارمندان بازخورد می‌گیرند، می‌توانند بینش بهتری نسبت به دیدگاه مدیرشان و نسبت به کارشان کسب کنند. آنها یاد می‌گیرند که چه کاری را به‌خوبی انجام دهند و چه چیزهایی را می‌توانند بهبود بخشند.
بازخورد مثبت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا روحیه کارکنان را افزایش میدهد و به آنها احساس هدفمندی در کار میدهد. در ادامه، ما به اهمیت بازخورد مثبت، و نمونه‌های برتر بازخورد مثبت که می‌توانید استفاده کنید و چگونگی بازخورد مثبت برای کارمندان شادتر و یک محیط کار سازگارتر، می‌پردازیم.
بازخورد مثبت چیست؟
بازخورد مثبت نوعی ارزیابی است که بر نقاط قوت و موفقیت کارمند متمرکز است. وقتی بازخورد مثبت میدهید، به اعضای تیم خود می گویید که چه کاری را درست انجام می‌دهند و باید به آن کار ادامه دهند. بازخورد منفی برعکس است، زیرا بر آنچه که آنها اشتباه انجام داده‌اند یا آنچه برای بهبود آنها لازم است متمرکز است.
چرا بازخورد مثبت مهم است؟
اگرچه استفاده از انتقادهای سازنده گاهی مهم است، اما ارائه بازخورد مثبت اغلب سودمندتر است. این موضوع میتواند به تیم شما کمک کند تا در کار خود انگیزه زیادتری داشته باشند. همچنین به آنها کمک می‌کند تا استانداردهای شرکت شمارا درک کنند.
انتقادات زیاد، میتواند میزان روحیه ی اثر بخشی را کاهش دهد واین موضوع ممکن است باعث شود اعضای تیم نسبت به توانایی خود در ایفای نقش خود آگاه نباشند. با ترکیبی مناسب از بازخورد مثبت و انتقاد سازنده، آنها درعین حالی که می‌توانند نسبت به دستاوردهای خود احساس غرور کنند ، می‌فهمند چه مهارت‌هایی برای توسعهی خود لازم دارند.
نحوه نوشتن بازخورد مثبت
ارائه بازخورد مثبت متفکرانه به کارمندان خود بسیار مهم است. بیشتر افراد به‌جای ستایش ساده، ارزیابی‌های عمیق را می‌خواهند. آنها می‌خواهند بدانند که چرا یک موضوع خوب است، چه چیزی درست کار می‌کند و در چه مهارت‌هایی سرآمد هستند.
در اینجا چند نکته وجود دارد که باید هنگام نوشتن یا گفتن بازخورد مثبت در نظر بگیرید:
آن را خاص کنید
اگر بازخورد مثبت شما مبهم باشد، آنها نمی‌دانند کدام یک از مهارت‌های آنها خوب است و کدام یک را باید بهبود ببخشند. برای آنها مشخص کنید که چه کاری را خوب انجام داده‌اند و چه چیزی را در این زمینه دوست دارید، بهتر انجام دهند.
به موقع بازخورد مثبت را به آنها انتقال دهید
اگر متوجه شدید که آنها کاری را خوب انجام می‌دهند، بلافاصله بازخورد خود را به آنها بگویید. اگر برای گفتن این مسئله بیش از حد تعلل کنید، آنها ممکن است تصمیم بگیرند پروژه را به روش دیگری انجام دهند. بازخورد مثبت فوری میتواند روحیه و انگیزه آنها را تقویت کند و به آنها در ادامه انجام کارهای خوب کمک کند.
بگذارید دیگران آن را ببینند
شما می‌توانید از بسیاری جهات، چه از طریق کلامی، چه از طریق ایمیل یا پیام رسان فوری شرکت ، بازخورد مثبت دهید. با نوشتن آن در تابلوی اعلانات این بازخورد مثبت را به همه نشان دهید .این کار باعث میشود سایر کارمندان شما انگیزه بیشتری برای انجام کار داشته باشند تا بتوانند بازخورد مشابهی دریافت کنند.
سرانجام برای ارتباط موثر در محل کار، همه را ستایش کنید
اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم خود را وقتی شایسته ی بازخورد مثبت هستند ستایش میکنید. این موضوع میتواند به شما کمک کند اطمینان حاصل کنید که همه احساس کنند عضو مهمی از یک تیم قدرتمند و هم دل هستند.
تأثیر کار آنها را توضیح دهید. وقتی اعضای تیم شما می‌دانند که کار آنها در موفقیت شرکت نقش دارد، احساس می‌کنند کاری که انجام می‌دهند مهم و ارزشمند است.
مثال‌های بازخورد مثبت
در اینجا چند سناریوی معمول وجود دارد که در آن شما می‌توانید بازخورد مثبتی به کارمندان ارائه دهید و آنچه را که می‌توانید به آنها بگویید:
اولین مثال : هنگامی‌که کارمند مشغول اضافه کاری است
دومین مثال : کارمند در جلسات شرکت می‌کند
سومین مثال : کارمند در حال ارسال کار با کیفیت بالا است
چهارمین مثال : کارمند نیاز به تقویت روحیه دارد
پنجمین مثال : کارمند مسئولیت‌های جدیدی دارد
ششمین مثال : کارمند وظیفه دشواری را به پایان رسانده است
هفتمین مثال : کارمند به همکار خود کمک می‌کند
هشتمین مثال : کارمند وظایف اضافی خارج از نقش خود را انجام میدهد
کلام آخر
ارتباط مؤثر در محل کار که شما در آن قرار دارید میتواند رضایت شغلی شمارا افزایش دهد و باعث افزایش بهره‌وری شما در محیط کار میشود. شما می‌توانید در محیط کار به فردی معتبر تبدیل شود.
هنگامی‌که شما از شایعاتی که پشت سر همکاران دیگرتان در حال پخش است جلو گیری کنید می‌توانید به این موضوع اطمینان داشته باشید که شما فردی درست کار و صاحب منسبی هستید.
شما می‌توانید با پرسیدن سؤالات صحیح با لحن صحیح به ارتقاء درجه‌ی خود در محیط کار برسید. کافی است سؤالات شما به دور از غُر زدن باشد تا بالا دستی ها به حسن نیت شما پی ببرند.
سعی کنید در محیط کار خوب گوش دادن را یاد بگیرید و برای این موضوع می‌توانید از پرت شدن حواس خود و طرف مقابلتان با تماس چشمی جلو گیری کنید.
هنگام ایجاد تعارض سعی کنید مسائل را شخصی نکنید و با گفتمان و سازش موضوع را حل و فصل کنید تا بتوانید شخصیت خود را ارتقاع ببخشید.
شما چگونه در محیط کار خود ارتباط مؤثر برقرار می کنید؟ آیا دوست دارید ارتباط مؤثر در محل کار را یادبگیرید؟
