۵ فرایند ضروری در هر مذاکره
مذاکره فرایندی است که طی آن دو یا چند نفر (یا گروه) مسئله ای را حل می کنند. یا از طریق سازش به نتیجه بهتری می رسند. فرایند مذاکره راهی برای جلوگیری از مشاجره و رسیدن به توافقی است که هر دو طرف با آن احساس رضایت کنند.
مذاکرات را می توان توسط گروه های مختلف در موقعیت های مختلف استفاده کرد. به عنوان مثال ، بین افراد در بازاری که به دنبال دریافت بهترین قیمت برای یک کالا هستند ، بین استارتاپ هایی که به دنبال ادغام سازمان ها از طریق مذاکرات تجاری هستند ، یا بین دولت هایی که می خواهند بیایند و به توافق نامه صلح در زندگی مردمانشان برسند ، ممکن است هم در مذاکرات مربوط به حقوق و یا مذاکرات فروش در محل کار خود باشید.
استراتژی های فرایند مذاکره همچنین ابزاری عالی برای مدیریت درگیری و حل تعارض است – حتی در زندگی شخصی شما.
تا به حال فکر کردید که چرا آدم ها در اغلب موارد از اسم مذاکره یک ترس پنهان دارند ؟ و فرایند مذاکره را معطوف به قرار های مهم تجاری و در سطح دولت ها می بینند و نه در سطح زندگی شخصی خودشان ؟! در این مقاله به یک فرایند ساده پنج مرحله ای در فرایند مذاکره می پردازیم. که در تمامی سطوح مذاکره اعم از شخصی یا تجاری این ۵ مرحله لازم و ضروری بوده و شما را در جهت داشتن یک مذاکره اثر بخش و عالی رهنمود می کند .
انواع مذاکره
بسته به دیدگاه و سبک رهبری هر یک از طرف های فرایند مذاکره، دو نوع مذاکره وجود دارد:
- مذاکره توزیعی: که گاهی اوقات “چانه زنی سخت” نیز خوانده می شود. فرایند مذاکره توزیعی زمانی است که هر دو طرف موقعیت افراطی را اتخاذ کنند. و برنده شدن یک طرف ضرر طرف مقابل باشد (یک راه حل برد-باخت)
این بر اساس یک اصل “پای ثابت” عمل می کند. که در آن فقط مقدار مشخصی از ارزش در فرایند مذاکره وجود دارد. و یک طرف با معامله بهتر دور خواهد شد. به عنوان مثال می توان به چانه زدن قیمت در املاک و مستغلات یا نمایندگی های فروش اتومبیل اشاره کرد.
- مذاکره یکپارچه: طرف های درگیر در مذاکرات یکپارچه اعتقادی به یک پای ثابت ندارند. در عوض ادعا می کنند که هر دو طرف می توانند با ارائه مبادلات تجاری و تغییر شکل مجدد مشکل ، سود یا سود متقابل ایجاد کنند تا همه بتوانند با یک راه حل برنده کنار بروند.
در حالی که رویکردهای زیادی برای تاکتیک های فرایند مذاکره وجود دارد ، پنج مرحله مشترک وجود دارد که موثرترین مذاکرات برای دستیابی به یک نتیجه موفقیت آمیز آن ها را دنبال می کنند:
۵ مرحله فرآیند مذاکره
۱. آماده سازی و خلاقیت برای فرآیند مذاکره
آماده سازی: افراد زیادی فکر می کنند کاری است که فروشندگان یا متخصصان خرید انجام می دهند. اما کاری است که همه ما انجام می دهیم – و آن هم هر روز.
و این فقط بحث های پرمخاطره و چند ماهه نیست که یک رویکرد متفکرانه را تضمین می کند. این برای بهبود توانایی شما در مدیریت همه این شرایط هزینه دارد. این به معنای بزرگ کردن مهارت هایی مانند مدیریت تعارض (همانطور که انتظار دارید) و تفکر خلاق (که ممکن است نباشد) است. که هر دو برای دستیابی به تصمیمات سودمند هستند.
از بسیاری شنیده ایم که می گویند مذاکره کننده خوب بودن این است که سریع روی پاهایتان فکر کنید یا یک سخنور یا بحث کننده بهتر از همتای خود باشید. مطمئناً ، آن چیزها مفید هستند. اما بهترین مذاکره کننده هایی که در عمل دیده ایم – یعنی آنهایی که بیشتر اوقات به آنچه می خواهند می رسند. کسانی هستند که آماده ترین و خلاق ترین افراد هستند .
اول ، آماده سازی
آماده سازی کلید اصلی هر فرایند مذاکره موفقیت آمیز است ، اما تعداد کمی از مردم وقت کافی را برای آن صرف می کنند. ما از رهبران فروش خواسته ایم که متناسب با مدت زمان لازم برای رسیدن به دفتر مشتری خود آماده شوند. اگر جلسه شما در یک کشور خارجی باشد و در ایران زندگی کنید بسیار خوب است. اما اگر در یکی از شهر های ایران با مشتری ملاقات می کنید این یک دستورالعمل برای فاجعه است.
به جای استفاده از زمان سفر به عنوان یک معیار ، باید حداقل به همان اندازه آماده باشید. که فکر می کنید فرایند مذاکره طول می کشد .
این حتی در مورد مباحث به ظاهر سرراست نیز صادق است. اگر یک مکالمه دو ساعته را برنامه ریزی کرده اید ، حداقل دو ساعت را برای آماده شدن اختصاص دهید. و هرچه مسائل موجود پیچیده تر باشد ، شما باید بیشتر خود را آماده کنید – حداقل مدت زمان دو برابر یا سه برابر شما در سر میز.
البته ، بعضی اوقات ، شما قادر نخواهید بود کاملاً آماده شوید: به عنوان مثال رئیس خود را در حال رفتن به یک جلسه می بینید ، و باید در مورد اینکه چه موقع گزارش را به او تحویل می دهید توافق کنید.
بررسی نتایج
یک فروشنده به طور غیر منتظره حاضر می شود و می خواهد برای خرید یک حجم جدید مذاکره کند یا مشتری خواستار دریافت امتیاز قیمت می شود. در چنین شرایطی – و پیش از هرگونه فرایند مذاکره- مفید است که از خود بپرسید منافع اصلی شما چیست و طرف مقابل شما چه می تواند باشد. به فکر راه حل های خلاقانه و شناسایی استانداردهای ترغیب کننده باشید. اگر بحث را به جای مذاکره سریع به عنوان یک مذاکره تصور می کنید ، به احتمال زیاد با نظم و انضباطی که شایسته آن است رفتار می کنید.
نادیده گرفتن آماده سازی مذاکره آسان است ، اما این اولین مرحله حیاتی از این فرایند است. برای آماده سازی ، در مورد هر دو طرف بحث تحقیق کنید ، هرگونه معامله احتمالی را شناسایی کنید ، نتایج مطلوب و کمترین خواسته خود را تعیین کنید. سپس ، لیستی از امتیازاتی که می خواهید روی میز مذاکره قرار دهید ، تهیه کنید ، درک کنید چه کسی در سازمان شما قدرت تصمیم گیری دارد ، از روابطی که می خواهید با طرف مقابل ایجاد یا حفظ کنید ، بشناسید و BATNA خود را آماده کنید (بهترین گزینه برای توافق با مذاکره). آماده سازی همچنین می تواند تعریف قوانین اساسی باشد: تعیین محل فرآیند مذاکره در کجا ، چه زمانی ، با چه کسی و در چه محدودیت زمانی.
دوم ، خلاق بودن
هنگام آماده سازی و در اتاق هدف در هر مکالمه دشوار این است که از بهترین گزینه های ممکن به بهترین راه حل برسید. هرچه گزینه های بیشتری در دسترس داشته باشید ، می توانید خلاقیت بیشتری داشته باشید. هنگامی که گزینه های طوفان فکری را از قبل یا رو در رو با همتای خود انتخاب می کنید ، هدف شما این است که راه حل های ممکن را برآورده کنید که منافع همه کسانی را که در فرایند مذاکره شرکت می کنند برآورده کند – این نیازهای عمیق تر در پشت مواضع شما است.
قبل از آغاز فرایند مذاکره، هر تعداد فکر خوب ، بد و دیوانه وار بنویسید ؛ به یک یا دو گزینه اکتفا نکنید. حداقل هفت یا هشت مورد را هدف قرار دهید ، حتی در یک مذاکره ساده و بسیاری دیگر در یک مذاکره پیچیده.
به خودتان اجازه دهید راه حل هایی بیابید که غیرواقعی به نظر می رسند – غالباً از طریق آن گزینه های غیرممکن ، راهی به سوی راهی مناسب تر خواهید دید. هر راه حلی که ارائه می دهید ممکن است نیازهای شما و همتای شما را برطرف نکند ، اما هر یک باید حداقل زیرمجموعه نیاز های هر دو طرف را برطرف کند.
هنگام انجام این کار، از قبل ، نگران نباشید که آیا هنگام ورود به اتاق ، این گزینه ها را به طرف مقابل خود افشا می کنید.
فقط خلاق باشید اگر انرژی شما تمام شد ، به عقب برگردید و علایق خود و آنها را در نظر بگیرید ، و ببینید آیا می توانید گزینه های جدیدی پیدا کنید که مجموعه ای از علایق مکمل را برطرف می کنند یا موارد متضادی را از بین می برند.
۲. تبادل اطلاعات در فرآیند مذاکره
این قسمت از فرایند مذاکره است که هر دو طرف مواضع اولیه خود را رد و بدل کنند. باید به هر طرف اجازه داده شود تا منافع و نگرانی های اساسی خود را بدون وقفه در میان بگذارند ، از جمله آنچه که در پایان فرایند مذاکره می خواهند دریافت کنند و اینکه چه احساسی را دارند و چرا در مورد این مساله این احساس را دارند .
اما اطلاعات در فرایند مذاکره انواع مختلفی دارد که در اینجا به بررسی و معرفی آنها می پردازیم:
اطلاعات سفید یا حقایق:
اطلاعات دقیق و صادقانه ای که به طرف مقابل می دهیم، اطلاعاتی که هیچ گونه مشکلی ندارد و می شود به آنها استناد کرد. همانطور که شما هم زیاد دیده اید و خوانده اید و شنیده اید، تاکید می کنند که مذاکره کننده ها تلاش کنند همواره در حین فرایند مذاکره این نوع اطلاعات را در اختیار مخاطب خودشان قرار دهند و از طرفی مهم است که مذاکره کننده آنقدر با آگاهی در جلسه مذاکره حاضر شود که بتواند بفهمد که اطلاعاتی که مذاکره کننده در اختیارش قرار می دهد سفید است یا خیر.
اطلاعات بی اهمیت:
برخی از اطلاعات دروغ نیستند، حقیقت دارند اما هیچ فایده ای برای مخاطب ندارد و او نمی تواند به آنها استناد کند. وقتی فروشنده ای در جواب مشتری میگوید که این محصول چقدر عمر مفید دارد و او جواب می دهد که مشتری ها همه راضی هستند. و این محصول پرفروش ماست. عملاً اطلاعات مفیدی در خصوص عمر مفید محصول نداده است و نمی توان به این اطلاعات استناد کرد.
اطلاعات سیاه یا دروغ:
دسته دوم اطلاعاتی که معمولاً در جلسات مذاکره جابجا می شود، اطلاعات سیاه یا همان دروغ است. متاسفانه هستند مذاکره کننده هایی که با ارائه اطلاعات غلط و نادرست سعی می کنند مخاطب خودشان را فریب دهند. و به خواسته های خودشان دست پیدا کنند.
۳. مشخصات
در طول مرحله روشن شدن، هر دو طرف بحث که آن را در هنگام تبادل اطلاعات شروع کرده اند با توجیه و تقویت ادعای خود بحث را ادامه خواهند داد. اگر یک طرف با چیزی که طرف مقابل می گوید مخالف است ، باید در مورد این اختلاف نظر با آرامش بحث کنند تا به نقطه تفاهم برسند.
۴. چانه زنی و حل مسئله در فرآیند مذاکره
این مرحله به نوعی از اساسی ترین بخش های فرایند مذاکره است که طی آن هر دو طرف دادن و گرفتن را آغاز می کنند. پس از پیشنهاد اولیه ، هر یک از طرفین مذاکره باید پیشنهادهای متضاد مختلفی را برای این مشکل ارائه دهند. در حالی که امتیازات خود را انجام داده و آن را مدیریت می کنند.
در طول روند چانه زنی ، احساسات خود را کنترل کنید. بهترین مذاکره کنندگان از مهارت های ارتباطی کلامی قوی استفاده می کنند (گوش دادن فعال و بازخورد آرام ؛ در فرایند مذاکره حضوری ، این شامل زبان بدن نیز می شود). هدف این مرحله ظهور با یک نتیجه برد-برد- و یک اقدام مثبت است.
گاهی ما فرایند مذاکره را صرفا چانه زنی و پافشاری بر روی خواسته خودمان تلقی می کنیم. در این صورت نه تنها به طرف مقابل گوش نمی دهیم ، بلکه دنبال فرصتی هستیم که با قطع شدن صحبت هایش همچنان بر موضع خودمان پافشاری کنیم .
در حالی که فرایند مذاکره یک حل مساله است. اگر چانه زنی صورت می گیرد باید با کنترل احساسات و مدیریت آن و تسلط کامل بر هوش هیجانی باشد . اصولا دلیل آن که مذاکرات به نتیجه دلخواه نمی رسند و یا آدم ها وارد مقوله فرایند مذاکره نمی شوند ، این است که بجای دیدن منافع طرفین و حل مساله بر پایه منافع دو طرف یا چند طرف ، به مواضع می پردازند. و می خواهند مسائل را از این طریق پیش ببرند .
۵. نتیجه گیری و اجرای توافقات در فرآیند مذاکره
پس از توافق بر سر راه حل قابل قبول ، هر دو طرف باید از یکدیگر بخاطر بحث و وقتی که می گذارند ، بدون توجه به نتیجه مذاکره ، تشکر کنند.
مذاکرات موفقیت آمیز ایجاد و حفظ روابط خوب بلند مدت را به همراه دارد. سپس آنها باید انتظارات هر یک از طرفین را مشخص کنند و اطمینان حاصل کنند که سازش به طور موثر اجرا می شود. این مرحله غالباً شامل یک قرارداد کتبی و پیگیری برای تأیید روند روان اجرا می شود.
در این مورد فراموش نکنید اگر به هر طریق به توافق رسیدید ولی این توافق رضایت قلبی طرف یا طرفین مقابل را به همراه نداشته باشد ، در هنگام اجرای قرارداد و توافق مورد نظر احتمال کارشکنی در آن و نرسیدن به نتیجه مطلوب فراوان است .
لذا باید مرحله اجرا را به عنوان یک مرحله خیلی حیاتی در نظر گرفته و تصور نکنید همین که توافق شد و شما به هر طریق به آن چه مد نظرتان است رسیدید دیگر تمام شده . اگر فرایند مذاکره شما جنبه اجرایی دارد و قرار است اتفاقی و موردی اجرا گردد حتما در ابتدای فرایند مذاکره به نحوه روند کار دقت کنید که در پایان ضرر نکنید .
همچنین برای آموزش ۱۰ تکنیک مذاکره اینجا کلیک کنید!
کلام آخر
در این مقاله ما با پنج مرحله از فرایند مذاکره آشنا شدیم. که باید برای هر مذاکره آن ها را در نظر گرفته و مورد استفاده قرار دهید .
بدون شک موفقیت در هر فرایند مذاکره نیاز به تجربه و تبحر شما در مذاکرات مختلف و همین طور نحوه استفاده از این فرایند هاست . از آماده سازی تان تا اجرا باید به تمامی شرایط و وضعیت ها دقت داشته و آن ها را با توجه به شرایط تان بررسی کرده و بهترین تصمیمات را اتخاذ کنید .
شما بگویید !
در آخرین فرایند مذاکره تان کدام یک از این فرایند ها را از یاد بردید و همین موجب ضربه به شما شد ؟
آیا شما استراتژی دیگری می شناسید که تا به حال در فرایند مذاکره به شما کمک کرده است ؟
