در این زمان که علم با سرعت بسیار زیاد در حال رشد و پیشرفت فراوان است، با خود به همان سرعت، چالش و مسائل فراوان به دنبال دارد که حل مسئله نیاز به مهارتی دارد که بتوان در سازمانها شرکتها و یا حتی در خانه از آن برای رفع مشکلات و مسائل مربوط به آن، از آن استفاده کرد. هر مشکلی برای خود راهحلی متفاوت دارد اما میتوان برای اکثر مشکلات قالبی تعریف کرد تا بتوان با کمک آن مسائل و مشکلات را راحتتر و سریعتر حل نمود.
همه ما میتوانیم از مهارت خوب حل مسئله بهرهمند شویم زیرا همه ما روزانه با مشکلاتی روبرو میشویم که برخی از این مشکلات بهوضوح شدیدتر یا پیچیدهتر از بقیه هستند. بسیار عالی میشود اگر توانایی حل همه مشکلات را بهطور مؤثر و بهموقع و بدون مسئله داشته باشیم، اما متأسفانه هیچ راهی برای حل همه مشکلات وجود ندارد. اما میتوان بسیاری از آنها را مدیریت و حل نمود. ما در این مقاله قصد داریم به مهارتهایی که برای حل مسئله و روشهای حل مسئله که نیاز هرکدام از ما است، بهصورت قدمبهقدم بپردازیم پس با ما همراه باشید.
راز حل مسئله، فرمول ساده حل مشکلات زندگی
حل مسئله چیست؟
- چرا باید مهارت حل مسئله را یاد بگیریم؟
- مهارتهای موردنیاز برای حل مسئله کدماند؟
- کارگروهی چگونه میتواند به حل مسائل کمک کند؟
- نقش هوش هیجانی برای حل مسئله چیست؟
- چگونه باید در حل مسائل بهترین تصمیمات را گرفت؟
- مسیر حل مسئله کدام است؟
هرچقدر برای حل مسئله آمادهباشیم، اما همیشه عنصری از چیزهای ناشناخته وجود دارد که ما نمیتوانیم روی آن برنامهریزی کنیم. اگرچه برنامهریزی و ساختاردهی به موفقیتآمیز بودن روند حل مسئله کمک میکند، اما قضاوت خوب و عنصر خوششانسی درنهایت تعیین میکند که آیا حل مسئله موفقیتآمیز بوده است یا خیر.
روابط بین فردی و مشاغل به دلیل حل نامناسب مسائل شکست میخورند. این امر اغلب به دلیل عدم شناسایی یا به رسمیت شناخته نشدن مسائل است که بهطور مناسب با آن برخورد نمیشود.
مهارتهای حل مسئله توسط کارفرمایان بسیار موردتوجه قرارگرفته است زیرا بسیاری از شرکتها برای شناسایی و حل مشکلات به کارمندان خود اعتماد میکنند تا آنها برایشان مسائل را حل کنند.
بسیاری از کارها در حل مسئله شامل درک این موضوع است که واقعاً مسائل اساسی مشکل چیست؟ رسیدگی به شکایت مشتری ممکن است بهعنوان مشکلی شناخته شود که باید حل شود و تقریباً انجام چنین کاری ایده خوبی است. کارمندی که به شکایت رسیدگی میکند در وهله اول باید بپرسد چه چیزی باعث شکایت مشتری شده است، اگر میتواند علت شکایت را برطرف کند، مشکل حل میشود.
برای اینکه بتوانید در حل مسئله مؤثر باشید، احتمالاً به مهارتهای اصلی دیگری نیز نیاز دارید که به شما در حل مسئله میتوانند کمک شایانی بکنند این مهارتها شامل موارد زیر است:
- خلاقیت
- کارگروهی
- تحقیق
- مدیریت ریسک
- تصمیمگیری
خلاقیت
مشکلات معمولاً بهصورت شهودی یا سیستماتیک حل میشوند. از شهود زمانی استفاده میشود که دانش جدیدی لازم نباشد. شما بهاندازه کافی میدانید که میتوانید سریع تصمیم بگیرید و مشکل را حل کنید، یا برای حل مسئله از عقل سلیم یا تجربه استفاده میکنید.
اما برای مشکلات پیچیدهتر یا مشکلاتی که قبلاً تجربه نکردهاید؛ برای حل نمودن آنها به یک رویکرد منظم و منطقیتر احتیاج است و برای این کار شما باید از تفکر خلاق استفاده کنید.
کارآفرینان در قلب خود مشکلگشا هستند. بیشتر مشاغل برای حل نوعی از مشکلات مصرفکننده، طراحیشدهاند. بهعنوانمثال، ممکن است محصولی را بفروشید که به افراد اجازه دهد کاری را انجام دهند که توانایی آن را ندارند یا خدمتی را بفروشید که زندگی کسی را آسانتر کند.
شما برای رهبری تجارت خود، مسئول حل بسیاری از مشکلات خواهید بود. این چالشهای سطح بالا مانند چگونگی سودآوری بیشتر تا چالشهای سطح پایین مانند چگونگی حل تعارض بین کارکنان را میتواند زیر سلطهی خود قرار دهد.
موفقیت شما منوط به توانایی شما در حل مؤثر مشکلات و مسائل است و یکی از بهترین ابزارهایی که برای این کار در دست دارید خلاقیت شماست. اما چرا خلاقیت در حل مسائل اینقدر ارزشمند است و چگونه میتوانید از آن به بهترین شکل استفاده کنید؟
چرا خلاقیت بهترین ابزار حل مسئله شماست
خلاقیت توانایی ارائه ایدههای اصیل است. بهعبارتدیگر، شما میتوانید به روشهای جدید بیندیشید، و استراتژیهای معمولی ارائه دهید. خلاقیت برای حل مسئله به چند دلیل مفید است:
کشف استراتژی و ایجاد تمایز. شما میدانید که اگر بخواهید در صنعت برجسته شوید، تمایز کسبوکار شما امری حیاتی است. گاهی اوقات، ارائه راهحلهای منحصربهفرد برای مشکلات مشترک تنها راه دستیابی به آن تمایز است.
آیا راهی وجود دارد که بتوانید بهگونهای به مشتریان خود خدمات دهید که هیچیک از رقبای شما نتوانند آن را ارائه دهند؟ آیا استراتژی جدیدی وجود دارد که هیچکس برای بهبود سودآوری استفاده نکرده باشد؟ خلاقیت به شما کمک میکند تا در این تاکتیکهای منحصربهفرد و کشف نشده گیر بیفتید.
شکستن موانع مرسوم. خلاقیت برای عبور از موانع متداول پیشرفت نیز مهم است. اگر با یک معضل پیچیده روبرو شدید که همیشه به روش خاصی حلشده است، با یکسری معایب، ممکن است با یک رویکرد جدید خلاقانه بتوانید این معایب را برطرف کنید.
یافتن راهحلهای بهینه ارائه ایدههای اصلی، راهی برای نزدیک شدن به راهحلهای “بهینه” است. اگر یک یا دو ایده اساسی ایجاد کنید، گزینههای محدودی برای نحوه حرکت به جلو خواهید داشت. از طریق خلاقیت، میتوانید پنج یا شش ایده به وجود آورید. با این کار شما، شانس بیشتری برای بهبود رویکردهای “اولین راه حل” خود، خواهید داشت.
تحقیق مهارتها
تعریف و حل مشکلات اغلب شمارا ملزم به انجام برخی تحقیقات میکند: این موضوع ممکن است یک جستجوی ساده در گوگل یا یک پروژه تحقیقاتی دقیقتر باشد و یا این تحقیق میتواند جستوجو و تفحص در بازاری باشد که شما باید روش مورد نیاز خود را در آن شناسایی کنید.
کار گروهی
بسیاری از مشکلات بهتر است با ورود افراد دیگر تعریف و حل شوند. کار تیمی ممکن است مانند یک “کار مهم” به نظر برسد اما در خانه و مدرسه و همچنین در محل کار این موضوع بسیار مهم است.
“مشکل مشترک، مشکل نصف شده است.”
آیا واقعیتی در این ضربالمثل آمریکایی قدیمی وجود دارد؟ طبق مطالعهای که در دانشگاه استنفورد صورت گرفت، پاسخ مثبت است: شرکتکنندگانی که وظیفه دستیابی به هدفی را برعهده دارند، بهعنوان یک گروه، ۶۴ درصد بیشتر در این هدف کار میکنند و نسبت به افرادی که بهتنهایی کار میکنند، موفقتر هستند.
تحقیقات بیشتر نشان داده است که کارمندان شرکتهایی که باهم همکاری میکنند قدرت حل مسائل آنها پنج برابر بیشتر از کارمندانی است که این کار را انجام نمیدهند.
در ادامه به معرفی هفت روش برای استفاده بیشتر از گروههای خود پرداخته ایم.
۱. یک فضای آنلاین اختصاصی برای همکاری گروه ایجاد کنید
هر تیمی به فضایی نیاز دارد که بتواند در آن کار کند و ایدهها را ثبت کند. یک پلت فرم مشترک با یک طرح بصری کاربرپسند میتواند با گرد هم آوردن کارها و راه حلها بهعنوان یک گروه حل مسائل را بسیار آسانتر و راحتتر کند که حتی میتواند از تجمع افراد در یک اتاق نیز جلوگیری کند.
یکی دیگر از مزایای اصلی ابزارهای همکاری آنلاین انعطافپذیری است: گروهها میتوانند باهم کار کنند، ایدهها را به اشتراک بگذارند و پیشرفت را بدون حضور در یک اتاق بررسی کنند. این موضوع به شما این امکان را میدهد تا در حل سریع مشکلات، در هر زمان و هر مکان، بهجای نیاز به بررسی دفترچهی راهنما و برنامهریزی جلسات حضوری، بهراحتی باهم همکاری کنید.
اما مطمئن شوید که پلت فرمی را که انتخاب کردهاید بهاندازه کافی برای نیازهای گروه شما انعطافپذیر باشد. برخی از اعضای گروه با یک صفحهی تجسم بهتر این کار را انجام میدهند، برخی بیشتر مبتنی بر تقویم هستند و برخی دیگر فهرستهای وابسته و کارهای فرعی را ترجیح میدهند.
۲. از دیدگاههای مختلف میتوانید استفاده کنید
یکی از مزایای اصلی کار تیمی، تنوع دیدگاههایی است که میتواند کمک کند مسائل را از دیدگاههای دیگری بررسی کنید. انفرادی کار کردن شمارا به یک دیدگاه، محدود میکند: و آن دیدگاه خودتان است. اگر در این زمینه متخصص باشید این مسئله زیاد مهم نیست، اما اگر اینگونه نباشد چه میکنید؟
ترکیبی از دیدگاههای حاصل از تجارب مختلف زندگی، سوابق تحصیلی و آموزش میتواند به شما کمک کند زودتر مشکلات را حل کنید. وقتی فقط از یک زاویه به آن نگاه نمیکنید، فکر کردن در خارج از جعبه، بسیار راحتتر میشود.
۳. مسئله را به قسمتهای قابلهضم تقسیم کنید
یک مزیت عمده همکاری در گروه تقسیم مسئولیت و فشار در حل مسئله است.
به عناصر مختلف چالش بیندیشید و آنها رابین گروه تقسیم کنید: این کار باعث میشود شناسایی راهحل بهکلی ترسناک به نظر نرسد و همه شمارا ترغیب میکند بهجای تلاش برای یک گزینه همهجانبه، اصلاحات کوچکتر را در نظر بگیرید. سپس میتوانید گرد هم آیید و ببینید که راهحلهای فرعی چگونه برای رسیدن به هدف شما ترکیب میشوند و چگونه به شما کمک میکنند.
اگر یک یا چند نفر با بخش خود در روند کار دستوپنجه نرم کنند، ممکن است بتوانند شخص دیگری را تغییر دهند یا بهجای آن به دیگران کمک کنند. این کار بسیار کارآمدتر از آن است که فردی بخواهد بهتنهایی خودش شرایط را درک کند.
هوش هیجانی.
شایسته است تأثیری که یک مشکل و یا راهحل آن روی شما و سایر افراد میگذارد، موردتوجه قرار گیرد. هوش هیجانی، توانایی شناخت احساسات خود و دیگران، به شما کمک میکند تا به یک راهحل مناسب برسید.
حل مسئله و روابط باهوش هیجانی
حل مسئله توانایی شناسایی و تعریف مشکلات و همچنین تولید و پیادهسازی راهحلهای مؤثر است. بهطور خلاصه، این موضوع شامل حل مؤثر مشکلات شخصی و بین فردی است. حل مسئله شامل توانایی درک چگونگی تأثیر احساسات بر تصمیمگیری است.
این ویژگی بیشتر در مورد توانایی شما در حل مسئله است و اجازه نمیدهد روی شما و افراد اطراف تأثیر بگذارد. برای حل مشکل به روشی آرام و بدون نقاب نیاز است. این موضوع ممکن است در حالی موردنیاز باشد که دنیای اطراف شما مخالف آن باشد.
“ما نمیتوانیم مشکلات خود را با همان سطح تفکر که آنها را ایجاد کرده است حل کنیم”
آلبرت انیشتین
چقدر از صفت حل مسئله استفاده میکنید؟
آیا برای حل مسئله نیاز به تلاش عاطفی زیادی است؟
وقتی حل مسئله بهخوبی کار میکند: اطلاعات کافی را برای نتیجهگیری آگاهانه در اختیار شما قرار میدهد، اما جزئیات آنقدر زیاد نیست که شما خسته شوید. همچنین بدون هیچ سرخوردگی، موضوعات واضح را روشن نگه میدارد، و برای دیگران انگیزه ایجاد میکند تا بهگونهای عمل کنند که به اهداف خود برسند.
وقتی مهارت حل مسئله شما ضعیف باشد باعث میشود که:
دیگران ترجیح دهند که بهجای شما تصمیم بگیرند
ممکن است تلاش کنند تا تمرکز روشنی بر وضعیت موجود داشته باشند
بیشتر وقت و انرژی شما بهجای تلاش برای حل مسئله، صرف نگرانی در مورد تصمیمات دیگران میشود
ترجیح میدهید با مشکلات غیرعملی مقابله کنید.
توسعه مهارتها در مورد حل مسئله
برای برخورد با مسائل عاطفی حل مسئله باید سؤالاتی از خود پرسید که میتواند در مسیر حل مسئله به هرکدام از ما کمک کند. با پاسخ به این سؤالات مهارتهای هوش هیجانی خود را بهراحتی مدیریت کنید.
چه کسی را میشناسید که در حل مسئله خوب عمل میکند؟
آنها درواقع برای حل مشکلات چهکاری انجام میدهند (مراحل را لیست کنید)؟
آنها چگونه میتوانند اطلاعات مربوط به مشکل را پیدا کنند تا یک تصویر کامل به دست آورند؟
هنگام تلاش برای حل مسئله، آنها چقدر صحبت میکنند و چقدر به دیگران اجازه صحبت میدهند؟
خود مربیگری
اولویت شما در حل مسئله چیست؟
بهعنوانمثال، از بروز مشکل جلوگیری کنید، ما در آخرین لحظه نگاه میکنیم و اولین پاسخی را که به ذهنمان خطور میکند، را درک میکنیم و یک رویکرد سامانمند را اتخاذ میکنیم.
وقتی مشکلی دارید چگونه به آن پاسخ میدهید؟
وقتی خوب یا بد با مشکلات روبرو میشوید، مردم درباره آنچه شما انجام دادهاید چه میگویند؟
آخرین باری که بهخوبی با یک مشکل برخورد کردید، چه احساسی داشتید و چهکاری انجام دادید که نتیجه موفقیتآمیز اتفاق افتاد؟
تفکر و تأمل
حل مسئله ساختار یافته
مسئله واقعی را تعریف کنید: بهجای علائم، به مشکل واقعی پی ببرید.
بهعنوانمثال، شکایت از کارمندان علائمی است، علت اصلی مشکل اصلی است.
تعیین اهداف: به چه هدفی میخواهید برسید و موفقیت آنها را چگونه اندازهگیری میکنید؟
محدودیتها را شناسایی کنید: آیا سایر قسمتهای سازمان تحت تأثیر قرارگرفتهاند؟ آیا زمانی محدودیتهای مالی وجود داشته است؟
گزینهها را ایجاد و اولویتبندی کنید: چند ایده مختلف به وجود آمده است؟ آنها را اولویتبندی کنید و مواردی را که میخواهید بیشتر توسعه دهید انتخاب کنید.
یک گزینه را انتخاب و ارزیابی کنید: در مورد اثرات احتمالی گزینه خاص راهحلها فکرکنید. گزینهای را انتخاب کنید که با اهداف شما مطابقت داشته باشد.
اجرا کنید: راهحل خود را عملی کنید.
نظارت و ارزیابی: پیشرفت را کنترل کنید، در صورت لزوم تنظیمات و تغییرات را انجام دهید. آیا اهداف شما برآورده شده است؟ چه چیزی خوب کارکرده است که بتوانید دفعه دیگر استفاده کنید؟
در حال انجام
مهم است که هنگام شرکت در هرگونه توسعه شخصی، کاری واقعی انجام شود. عمل مهمتر از تئوری است.
بین مشکلات مهم و نهچندان مهم تمایز قائل شوید، بنابراین میدانید که چقدر باید برای آنها وقت بگذارید.
سعی کنید مشکل را دقیقاً تعریف و روشن کنید.
سعی کنید بفهمید که چگونه مشکل ایجادشده است، نحوه تأثیر آن بر شما و دیگران و دلیل آن را ببینید.
تمام ذینفعان یک مشکل را شناسایی کنید و اینکه علاقه و نیاز آنها چیست.
تمرین کنید که مشکلات مهم و نهچندان مهم را برای صرف مقدار مناسب انرژی برای حل کردن متمایز و از هم جدا کنید.
قبل از تصمیمگیری راهحلهایی برای مشکلات ایجاد کنید.
تلاش کنید برای دستیابی به یک راهحل برنده – برنده، که پاسخگوی نیازهای همهی طرفها باشد استفاده کنید.
از ابزارها و فرایندهای حل مسئله و تحلیل استفاده کنید. به کمک تجزیهوتحلیل درست، جوانب مثبت و منفی راه حلها را میتوانید امتحان کنید.
هنگامیکه در مورد بهترین راه مقابله با مشکل تصمیم گرفتید، پیش بروید و آن را انجام دهید. اگر این روش خوب کار نمیکند، راهحل دیگری را امتحان کنید.
بانک اوقات خوب
وقتی کاری را انجام دادید واقعاً وقت صرف کنید و در میزان کار و کیفیتی که آن کار را انجام دادهاید تأملکنید و آن را طبقهبندی کنید. این کار را به این دلیل انجام دید که بتوانید دفعه دیگر با مشکل مشابهی روبرو شوید و راه حلهایی برای مشکلات و مسائل جدید، داشته باشید.
هرچه زمان بیشتری را صرف مشاهده خود و افراد اطراف خود کنید، بیشتر مهارت حل مسئلهی خود را توسعه میدهید. به خودتان وقت بدهید، ممکن است در ابتدا احساس ماشینی بودن، دستوپا چلفتی و ناجور بودن، کنید، اما با تمرین این موضوع بهسرعت انجام میگیرد و برای شما آسان و خودکار میشود.
مدیریت ریسک
حل یک مشکل شامل مقدار مشخصی از خطر است. این خطر باید در مقابل حل نشدن مشکل سنجیده شود.
مدیریت ریسک و حل مسئله مهارتهای اساسی موردنیاز ناظران ساختوساز در تمام سطوح است. ریسکها در شش دسته طبقهبندی میشوند: ریسک مالی، ریسک برنامهریزی، ریسک حادثه، ریسک طراحی، ریسک کیفیت و ریسک تجارت.
ابتدا با شناسایی مسئله شروع میشود و سپس انتخاب و اجرای راهحلها، موردبررسی قرار میگیرد. برای مقابله با مشکلات و مشکلات پیچیده موجود در مشاغل، به یک فرایند سامانمند حل مسئله نیاز است. سرپرست باید در شناسایی، تجزیهوتحلیل و حل مشکلات مؤثر بر عملیات میدانی مهارت داشته باشد.
مدیریت و حل مسئله، دو مقولهای هستند که باهم متفاوت هستند.
مدیریت ریسک در مرحله برنامهریزی فعالیتهای مختلف انجام میشود تا از برخی خطرات احتمالی جلوگیری کند و از قبل برای سایر موارد پاسخ آماده دارد.
حل مسئله در مرحله پس از اجرا انجام میشود، زمانی که چیزی مطابق خواسته یا طبق برنامه پیش نرفته است و ما باید آن را برطرف کنیم.
ظاهراً مدیریت ریسک و حل مشکلات در طول عمر خود به همدیگر نمیرسند، اولی مربوط به برنامهریزی و دومی مربوط به بعد از اجرا است.
بااینوجود، هم ازنظر معنای مراحل روششناختی و هم ازنظر کاربرد کاملاً بر هم همپوشانی دارند.
همپوشانیهای شدید مدیریت ریسک و حل مسئله چیست؟
هردوی آنها باید زنجیره علتها را تجزیهوتحلیل کنند تا بفهمند چه عواملی منجر به خروجیهای نامطلوب میشود.
هر دو از فرضیه و دادههای واقعی خارجشده از موقعیتهای مشابه استفاده میکنند.
هر دو از تجربیات گذشته برای هدایت بهتر تصمیمات آینده استفاده میکنند.
هردوی آنها با ساده کردن سناریوهای پیچیده با انتخاب گزینهها از موارد حیاتی و کنار گذاشتن موارد بیاهمیت روبرو هستند.
در مدیریت ریسک، فرضیههایی درباره چیزهایی که هنوز اتفاق نیفتادهاند، با شروع از چیزهایی که قبلاً اتفاق افتادهاند، ساخته میشوند، درحالیکه در حل مسئله، آن چیزهایی که قبلاً اتفاق افتاده، پایهای برای جلوگیری از مسائل مربوط به چیزهایی است که هنوز اتفاق نیفتادهاند.
خوب، این بیشتر به روشی متفاوت برای گفتن همان حرف است، درست است؟
ما میگوییم که حل مسئله ساختهشده در یک رویداد گذشته همچنین مدیریت ریسک در یک رویداد آینده (مشابه) است.
در مدیریت ریسک، ما خطرها را برای مدیریت بر اساس احتمال و تأثیر آنها انتخاب میکنیم. در حل مسئله ما علل را برای مدیریت بر اساس مشارکت آنها در مسئلهی شکاف، انتخاب میکنیم.
همچنین در اینجا به نظر میرسد که ما به دنبال همان موارد حیاتی هستیم که به همین ترتیب، از دیدگاه قانون پارتو (قانون ۲۰/۸۰) به هر دو نزدیک میشوند. ابزار ممکن است متفاوت باشد، اما معنی آن یکسان است.
در مدیریت ریسک، ما پاسخهای اولیه را برای کاهش یا از بین بردن عواقب احتمالی و تأثیرگذار اجرا میکنیم، درحالیکه در حل مسئله مهمترین دلایل را برای اجرای اقدامات متقابل اختصاصی انتخاب میکنیم.
تصمیمگیری
حل مسئله و تصمیمگیری مهارتهای نزدیک به هم هستند و تصمیمگیری قسمت مهمی از روند حل مسئله است، زیرا شما اغلب با گزینهها مختلفی روبرو خواهید شد.
چگونه تصمیم بگیریم که چه مشکلی را حل کنیم
حل مسئله و تصمیمگیری به هم تعلق دارند. بدون تصمیمگیری نمیتوانید مشکلی را حل کنید. دو نوع تصمیمگیرنده اصلی برای تصمیمگیری وجود دارد. برخی از افراد از رویکردی منطقی و منظم استفاده میکنند. بعضی از افراد، بیشتر شهودی هستند. آنها با احساسات یا احساس دلی خود در مورد رویکرد مناسب همراه هستند. آنها ممکن است روشهای بسیار خلاقانهای برای حل یک مشکل داشته باشند، اما نمیتوانند توضیح دهند که چرا این روش را انتخاب کردهاند.
شش کلاه تصمیم گیری
مؤثرترین روش از دو رویکرد منطقی و شهودی یا خلاقانه استفاده میکند.
۱-مشکل را شناسایی کنید
۲-گزینههای دیگری را جستجو کنید
۳-گزینهها را بسنجید
۴-انتخاب کنید
۵-انتخاب را اجرا کنید
۶-نتایج را ارزیابی کنید و در صورت لزوم، فرآیند را دوباره شروع کنید
مشکل را شناسایی کنید
برای حل یک مسئله، ابتدا باید تعیین کنید که مشکل درواقع چیست. شما ممکن است فکرکنید که میدانید، اما باید آن را بررسی کنید. بعضیاوقات، تمرکز روی علائم و نه علتها آسان است. شما برای تعیین اینکه مشکل چیست، از یک رویکرد منطقی استفاده میکنید. سؤالاتی که ممکن است بپرسید عبارتاند از:
من (یا دیگران) چه چیزی مشاهده کردهام؟
من (یا دیگران) در زمان بروز مشکل چهکاری انجام میدادم؟
آیا این مسئله بهخودیخود یک مشکل است یا نشانه یک مشکل اساسی و عمیقتر است؟
به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟
ما قبلاً برای حل این مشکل چه تلاش هایی کردهایم؟
بهعنوانمثال، فرض کنید شما روی کار فردی در یک فست فود نظارت میکنید. به شما میگوید که موتور فر برقی بهدرستی کار نمیکند. قبل از اینکه با یک تکنسین تعمیر تماس بگیرید، ممکن است بخواهید چند سؤال بپرسید.
ممکن است منظور دقیق فرد را بدانید که چیست؟ او میداند که چگونه تجهیزات را اداره کند؟ بررسی کرده است که این تجهیزات به برق وصل است؟ آیا فیوز یا قطع کننده مدار بررسیشده است؟ آخرین بار چه زمانی دستگاه درستکار میکرده است؟
با این پرسشها شاید بتوانید از تماس گرانقیمت خدمات خودداری کنید. حداقل شما قادر خواهید بود اطلاعات ارزشمندی را در اختیار تکنسین تعمیرات قرار دهید که به روند عیبیابی کمک میکند.
مسلماً بسیاری از مشکلاتی که در آشپزخانه با آن روبرو خواهید شد بسیار پیچیدهتر از اجاقگاز یا فر است. ممکن است مجبور باشید با مشکلاتی مانند:
اختلاف بین هزینههای واقعی وهزینه هاییک فکر می کنید وجود دارد
هزینههای کار که باید کاهش یابد
کمبود بودجه برای انجام بازسازیهای لازم در آشپزخانه
اختلافات بین کارکنان روبرو باشید.
بااینحال، فرایند اساسی حل مسئله همانطور باقی میماند حتی اگر مشکلات شناساییشده متفاوت باشد. در حقیقت، هرچه مسئله پیچیدهتر باشد، اهمیت روشمند بودن در رویکرد حل مسئله نیز بیشتر است.
گزینههای دیگری را جستجو کنید
ممکن است بدیهی به نظر برسد که برای حل مشکل باید چهکاری انجام دهید. گاهی اوقات، این موضوع درست است، اما در بیشتر مواقع، شناسایی گزینههای احتمالی مهمتر است. در اینجاست که واقعاً جنبه خلاق حل مسئله به وجود میآید.
برای این منظور میتوانید از طوفان فکری استفاده کنید. طوفان فکری با یک گروه میتواند ابزاری عالی برای شناسایی گزینههای بالقوه باشد. تا آنجا که ممکن است به احتمالات فکرکنید. ایدههایی که به ذهنتان میرسد را بنویسید، حتی اگر از نگاه اول تا حدی ضعیف یا بینظیر به نظر برسند.
گاهی اوقات ایدههای واقعاً احمقانه، میتوانند حاوی میکروب یک محلول عالی باشند. خیلی اوقات، افراد خیلی سریع به سمت انتخاب میروند بدون اینکه واقعاً همه گزینهها را در نظر بگیرند. صرف زمان بیشتر برای جستجوی گزینههای جایگزین و سنجیدن پیامدهای آن واقعاً میتواند نتیجهبخش باشد.
گزینهها را بسنج
شما در این مرحله باید گزینههای مختلف را ازنظر مفید بودن و کارایی داشتن موردبررسی قرار دهید و ببینید کدام گزینه برای شما بهتر است و هزینهی کمتری را ازنظر بهرهوری بهتر برای شما دارند.
گزینه هشتم
پس از پیدا کردن تعدادی ایده، باید هریک از آنها را ارزیابی کنید تا ببینید که چقدر ممکن است در پرداختن به مشکل مؤثر باشند. برای این موضوع عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- تأثیر بر سازمان
- تأثیر بر روابط عمومی
- تأثیر بر کارمندان و جو سازمانی
- هزینه
- قانونی بودن
- اخلاق در انجام دادن آن
- اینکه آیا این دوره تحت توافقنامههای جمعی مجاز است
- آیا میتوان از این ایده برای ایجاد ایده دیگری استفاده کرد
انتخاب کن
برخی از افراد و گروهها از تصمیمگیری اجتناب میکنند. تصمیم نگرفتن بهخودیخود یک تصمیم است. با به تعویق انداختن یک تصمیم، ممکن است تعدادی از گزینهها و گزینههای دیگر را حذف کنید.
در برخی موارد، اگر بهموقع به مسائل رسیدگی نشود شما کنترل وضعیت را از دست میدهید. که ممکن است این موضوع باعث شود مشکل تشدید شود. بهعنوانمثال، اگر بهسرعت به شکایات مشتری رسیدگی نکنید، احتمالاً مشتری بیشتر، آزردهخاطر خواهد شد. برای دستیابی به یک راهحل رضایتبخش باید خیلی سختتر کارکنید..
“معیار موفقیت این نیست که آیا شما با مشکل سختی روبرو هستید، بلکه این همان مشکلی است که سال گذشته داشتهاید وآن را حل کرده اید یا نکردهاید”.
جان فوستر دالس، وزیر خارجه سابق آمریکا.
آیا راهحل کارساز بوده است؟
ارزیابی. بعدازاینکه ایدهی موردنظر را اجرا نمودید باید بار دیگر راهحل را ارزیابی کنید و ببینید که آیا این راهحل و ایده برای شما کارساز بوده است؟ آیا توانسته است انتظار شمارا برآورده کند یا خیر؟
اگر توانسته به استاندارد موردنظر شما برسد پس آن را ادامه دهید اگر نه روند را دوباره تکرار کنید.
مسئله را برای خود تعریف کن
دیکشنری مختصر آکسفورد (۱۹۹۵) مسئله را چنین تعریف میکند:
“یک مسئله مشکوک یا دشوار که نیاز به راهحل دارد”
“چیزی دشوار برای درک، انجام و یا مقابله با آن است.”
ارزش دارد که دیدگاه خودمان را نیز در مورد اینکه چه مشکلی وجود دارد بررسی کنیم.
ما بهطور مداوم در معرض فرصتهای زندگی، محل کار، مدرسه و خانه هستیم. بااینحال بسیاری از فرصتها ازدسترفته است و یا بهطور کامل استفاده نمیشوند.
اغلب ما مطمئن نیستیم که چگونه از یک فرصت استفاده کنیم و موانعی را که به وجود آمده است را حل کنیم و نمیتوانیم از فرصت بهدرستی استفاده کنیم. این موانع میتوانند یک وضعیت بالقوه مثبت را به یک وضعیت منفی و یک مشکل تبدیل کنند.
آیا ما تمرکز بر’مشکل بزرگ’ را ازدستدادهایم؟ ذات انسان این است که توجه و تمرکز خود را بر مشکلات کوچک بگذارد، زیرا قابلحل و آسان است اما کار روی مشکلات بزرگی که ممکن است باعث برخی از مشکلات کوچکتر شود بسیار دشوارتر است.
در نظر گرفتن سؤالات زیر هنگام مواجهشدن با مشکل مفید است.
- آیا مشکل واقعی است یا این طور برداشت شده که واقعی است؟
- آیا این مشکل واقعاً یک فرصت است؟
- آیا مشکل نیاز به حل شدن دارد؟
در بسیاری از سازمانها میتوان سیستمهای رسمی ارتباطی را تنظیم کرد تا مشکلات در اوایل کارگزارش شود، اما بهناچار این سیستم ها همیشه کار نمیکنند. پس از شناسایی مشکل، باید ماهیت دقیق آن مشخص شود:
مؤلفههای هدف و مانع چیست؟ برخی از عناصر اصلی مسئله را میتوان ترسیم کرد و باید اولین تلاش برای تعریف مسئله صورت گیرد. این تعریف باید بهاندازه کافی روشن باشد تا بتوانید ماهیت مسئله را بهراحتی برای دیگران توضیح دهید.
اهداف حل مسئله
مشکلات شامل دستیابی به شرایط عینی یا مطلوب امور است و میتواند شامل اجتناب از یک موقعیت یا رویداد نیز باشد.
اهداف میتوانند هر چیزی باشند که میخواهید به آن دستیابید یا مکانی که میخواهید باشید. اگر گرسنه هستید، هدف شما احتمالاً خوردن چیزی است. اگر شما رئیس یک سازمان (مدیرعامل) هستید، ممکن است هدف اصلی شما به حداکثر رساندن سود باشد و ممکن است لازم باشد این هدف اصلی، به اهداف فرعی متعددی تقسیم شود تا هدف نهایی افزایش سود محقق شود.
موانع حل مسئله
اگر هیچ مانعی درراه رسیدن به هدف نبود، پس مشکلی پیش نمیآمد. حل مسئله شامل غلبه بر موانع یا مانعی است که از دستیابی فوری به اهداف جلوگیری میکند.
طبق مثالهای ما در بالا، اگر احساس گرسنگی میکنید، هدف شما غذا خوردن است. مانع این امر این است که شما هیچ غذایی در دسترس ندارید. بنابراین با رفتن به یک رستوران یا سوپرمارکت مقداری غذا تهیه میکنید، مانع را برداشته و درنتیجه مشکل را حل میکنید.
البته برای مدیرعامل شرکت که میخواهد سود خود را افزایش دهد ممکن است موانع بیشتری برای جلوگیری از رسیدن به هدف وجود داشته باشد. مدیرعامل باید تلاش کند این موانع را بشناسد و آنها را برطرف کند یا راههای دیگری برای دستیابی به اهداف سازمان پیدا کند.
این مقاله یک رویکرد ساده و ساختاری برای حل مسئله برای شما ارائه میدهد.
رویکردی که به آن اشاره میشود بهطورکلی برای حل مسئله در یک سازمان یا گروه طراحیشده است، اما همچنین میتواند بهراحتی برای کار در یک سطح فردی در خانه یا آموزش سازگار شود.
تلاش برای حل یک مسئله پیچیده بهتنهایی میتواند یک اشتباه باشد. ضربالمثل قدیمی آمریکایی”مشکلی که مشترک است، مشکلی است که نصف شده است” توصیه صحیحی برای این موضوع است.
صحبت با دیگران در مورد مشکلات نهتنها درمان است بلکه میتواند به شما کمک کند از دیدگاههای دیگری مسائل را ببینید و راهحلهای بالقوه بیشتری را ایجاد کنید.
برای اینکه بتوانید هدف و موانع خود را بهتر درک کنید میتوانید از قالب زیر استفاده کنید:
هدف (من میخواهم …) موانع (اما)
- من میخواهم یک کامپیوتر جدید بخریم. من مطمئن نیستم که کدام مدل را بگیرم یا چه مقدار پول برای خرید، منطقی است.
- من میخواهم کسبوکار جدیدی راهاندازی کنم. من نمیدانم از کجا شروع کنم.
نگاه به مسئله ازنظر اهداف و موانع میتواند روشی مؤثر برای تعریف بسیاری از مشکلات و تقسیم مشکلات بزرگتر به زیرمجموعههای قابلکنترلتر ارائه دهد.
گاهی اوقات آشکار میشود و به نظر میرسدکه یک مشکل واحد وجود دارد، با دقت بیشتر می توان به این نتیجه رسید که یک سری از مشکلات فرعی هستند. بهعنوانمثال، در مسئله:
“کاری را که دوست دارم به من پیشنهادشده است، اما من اتومبیل برای رسیدن به آنجا را ندارم و همچنین پول کافی برای خرید ماشین ندارم.”
“من میخواهم بروم سرکار” (مشکل اصلی)
“اما من برای رسیدن به آنجا ماشین ندارم” (زیر مشکل ۱)
“و من حتی پول کافی برای خرید ماشین ندارم” (زیر مشکل ۲)
مراحل حل مسئله
شناسایی مشکل در حل مسئله:
این مرحله شامل: تشخیص و شناسایی وجود یک مشکل است. شناسایی ماهیت مسئله؛ تعریف مشکل.
مرحله اول حل مسئله ممکن است واضح به نظر برسد اما غالباً به فکر و تحلیل بیشتری نیاز دارد. شناسایی یک مسئله بهخودیخود کار دشواری است. شاید به این فکرکنید که آیا اصلاً مشکلی پیشآمده است؟ ماهیت مسئله چیست؟ آیا درواقع مشکلات بیشماری وجود دارد؟
چگونه میتوان مسئله را به بهترین وجه تعریف کرد؟ با صرف مدتی برای تعریف مسئله، نهتنها خودتان آن را واضحتر خواهید فهمید بلکه میتوانید ماهیت آن را به دیگران منتقل کنید، که منجر به مرحله دوم میشود.
این قسمت از حل مسئله مقدمهای است که حل مسئله را بهعنوان یک مفهوم معرفی میکند و مراحل استفادهشده برای حل موفقیتآمیز مسئله را شامل میشود.
۱ ساختار مسئله:
این مرحله شامل: یک دورهی مشاهده، بازرسی دقیق، حقیقتیابی و ایجاد یک تصویر واضح از مشکل است.
به دنبال شناسایی مسئله، ساختار مسئله به معنای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مسئله و افزایش درک در مورد موضوع است. این مرحله در مورد کشف و تجزیهوتحلیل واقعیتها، ایجاد یک تصویر جامعتر از اهداف و موانع است. این مرحله ممکن است برای مشکلات خیلی ساده لازم نباشد اما برای مشکلات پیچیدهتر ضروری است.
۲ در حال جستجو برای راهحلهای ممکن حل مسئله:
در طول این مرحله شما میتوانید طیف وسیعی از اقدامات ممکن را ایجاد کنید، اما تلاش کمی برای ارزیابی آنها در این مرحله نیاز است.
بعد از اطلاعات جمعآوریشده در دو مرحله اول که چارچوب حل مسئله است، زمان آن فرا میرسد که به فکر راهحلهای ممکن برای مسئلهی شناساییشده باشیم. در یک وضعیت گروهی، این مرحله اغلب بهعنوان جلسه طوفان فکری انجام میشود و به هر فرد در گروه اجازه میدهد تا نظرات خود را در مورد راهحلهای ممکن (یا راهحلهای جزئی) بیان کند. در سازمانها، افراد مختلف در زمینههای مختلف، تخصص متفاوتی دارند و بنابراین شنیدن نظرات هر یک از طرفهای مربوطه مفید است.
۳ تصمیمگیری در حل مسئله
این مرحله شامل تجزیهوتحلیل دقیق مراحل مختلف عملیاتی و سپس انتخاب بهترین راهحل برای اجرا است.
این شاید پیچیدهترین قسمت فرآیند حل مسئله باشد. با ادامه گام قبلی، اکنون وقت آن است که به هر راهحل بالقوه نگاهی بیندازیم و آن را بهدقت تجزیهوتحلیل کنیم. برخی راهحلها به دلیل مشکلات دیگر مانند محدودیت زمانی یا نداشتن بودجه، غیر قابل استفاده باشند.
در این مرحله مهم است که توجه کنیم که چه اتفاقی میتواند بیافتد اگر برای حل مشکل کاری انجام نشود، گاهی اوقات تلاش برای حل مسئلهای که منجر به مشکلات بیشتری میشود، به برخی از تفکرات بسیار خلاقانه و ایدههای نوآورانه نیاز دارد.
سرانجام، تصمیم بگیرید که کدامیک از اقدامات را انجام دهید.
۴ پیادهسازی:
این مرحله شامل پذیرش و انجام سیر انتخابشده است.
اجرا به معنای اقدام بر روی راهحل انتخابشده است. در حین اجرا، مشکلات بیشتری به وجود میآیند، خصوصاً اگر شناسایی یا ساختار مسئله اصلی بهطور کامل انجامنشده باشد.
سبک تصمیمگیری شخصی شما چیست؟
سبکهای زیادی برای تصمیمگیری وجود دارد، از بسیار منطقی و خطی تا ارگانیک و آشکار.
سبک تصمیمگیری خود را کشف کنید.
رهنمودهای حل مسئله و تصمیمگیری (رویکرد منطقی)
بیشتر کاری که مردم انجام میدهند حل مشکلات و تصمیمگیری است. غالباً، آنها “زیر اسلحه” هستند، استرس دارند و دیدگاه آنها بسیار کوتاهمدت است. درنتیجه، وقتی با مشکل یا تصمیمی جدید روبرو میشوند که باید اتخاذ کنند، با تصمیمی که قبلاً مؤثر بوده واکنش نشان میدهند. با این روش آسان است که در یک حلقه حل مسئله مشابه بارها و بارها گیر بیافتند.
بنابراین، معمولاً عادی است که به رویکردی سازمانیافته برای حل مسئله و تصمیمگیری عادت کنیم. با رویکرد زیر، همه مشکلات حل و تصمیمگیری نمیشوند. بااینحال، دستورالعملهای اساسی زیر شروع به کار میکند و میتواند روند حل مسئله را بهسرعت بالا ببرد.
طولانی بودن لیست دستورالعملها شمارا میترساند. بعدازاینکه چند بار آنها را تمرین کردید، و بهاندازهای که بتوانید آنها را متناسب با نیازها و طبیعت خود تعمیق و غنی کنید، برای شما این موضوع عادی میشود.
(توجه داشته باشید که ممکن است طبیعت شما این باشد که یک “مسئله” را “یک فرصت” ببینید. بنابراین، ممکن است “دستورالعمل” را جایگزین “مشکل” کنید).
مسئله را تعریف کنید
این موضوع اغلب جایی است که مردم با آن مبارزه میکنند. آنها به آنچه فکر میکنند مشکل است، واکنش نشان میدهند. در عوض، به دنبال درک بیشتر از این موضوع باشید که چرا فکر میکنید مشکلی وجود دارد.
مسئله را تعریف کنید: (با ورود خود و دیگران). سؤالات زیر را از خود و دیگران بپرسید:
چه چیزی میتوانید ببینید که باعث میشود فکرکنید مشکلی وجود دارد؟
کجا اتفاق میافتد؟
چگونه اتفاق میافتد؟
چه زمانی این اتفاق میافتد؟
با چه کسی اتفاق میافتد؟ (نکته: به “کسی که این مسئله را ایجاد کرده است) نپردازید.” وقتی استرس داریم، سرزنش کردن اغلب از اولین واکنشهای ماست. برای اینکه یک مدیر مؤثر باشید، باید بیش از اینکه به مردم بپردازید به مسائل بپردازید.
چرا این اتفاق میافتد؟
تا آنجا که ممکن است پنج جمله مربوط به مسئله را ازنظر “موارد زیر موردبررسی قرار دهید زیرا باید اتفاق بیافتد …” یا “موارد زیر اتفاق میافتد و باید: …” بنویسید.
تعریف مشکلات پیچیده:
اگر مشکل هنوز هم طاقتفرسا به نظر میرسد، با تکرار مراحل ۱-۷ آن را خراب کنید و از نو مورد بررسی قرار دهید تا زمانی که شرح چندین مشکل مرتبط را بتوانید به دست آورید.
تأیید درک خود از مشکلات:
این موضوع به شما کمک میکند تا تجزیهوتحلیل مشکل را برای مشورت با یک همسال یا شخص دیگر تأیید کنید.
اولویتبندی مشکلات برای حل مسئله:
اگر متوجه شدید که به چندین مشکل مرتبط نگاه میکنید، اولویتبندی کنید که ابتدا باید به کدامیک از آنها بپردازید.
به تفاوت بین مشکلات “مهم” و “فوری” توجه کنید. غالباً، آنچه ما مهم تلقی میکنیم و مهم در نظر گرفته میشود، فقط مشکلات فوری است. مشکلات مهم شایسته توجه بیشتر هستند. بهعنوانمثال، اگر بهطور مداوم به تماسهای تلفنی “فوری” پاسخ میدهید، احتمالاً با یک مشکل “مهمتر” روبرو شدهاید بهطور مثال آن مشکل این است که باید برای طراحی سیستمی، تماسهای تلفنی خود را اولویتبندی کنید.
نقش خود را در حل مسئله درک کنید:
نقش شما در این مسئله میتواند بر نحوه درک شما و نقش دیگران تأثیر زیادی بگذارد. بهعنوانمثال، اگر بسیار استرس دارید، احتمالاً به نظر میرسد که دیگران باعث این مسئله و مشکل شدهاند، یا ممکن است خیلی سریع به سرزنش دیگران بپردازید و یا ممکن است مسئولیتپذیری دیگران را نادیده بگیرید.
بازبینی نظارت و جستجو:
آخرین مرحله در موردبررسی نتایج حل مسئله، در طی یک دوره زمانی، ازجمله جستجوی بازخورد در مورد موفقیت نتایج راهحل انتخابشده است.
مرحله نهایی حل مسئله مربوط به بررسی موفقیتآمیز بودن فرآیند است. این امر میتواند با نظارت و به دست آوردن بازخورد از افراد متأثر از هرگونه تغییر رخداده به دست آید. ثبت یک نتیجه از نتایج به وجود آمده و هرگونه مشکل اضافی که رخداده است، روش خوبی است.
کلام آخر
حل مسئله که نیاز اساسی قرن ۲۱ و قرن دیجیتال است میتواند مهارت خوبی برای از بین بردن مشکلات و حل مسائلی باشد که بهواسطهی پیشرفت سریع و اتفاقات گوناگون برای ما به وجود آمده است.
برای حل مسئله ترتیبی وجود دارد که با اجرای آن میتوانید یک مسئله را حل کنید و با بهتر کردن نتایج خود در محیط کسبوکار یا خانه کمک کنید.
مراحل حل مسئله:
۱-مشکل را شناسایی کنید
۲-گزینههای دیگری را جستجو کنید
۳-گزینهها را بسنجید
۴-انتخاب کن
۵-انتخاب را اجرا کنید
۶-نتایج را ارزیابی کنید و در صورت لزوم، فرآیند را دوباره شروع کنید
که شما میتوانید با استفاده از این روش مسائل خود را راحت تر و سریعتر حل نمایید.
شما چگونه مسائل خود را حل می کنید؟آیا دوست دارید این مهارت را یاد بگیرید؟
