مدیریت زمان در سخنرانی

مدیریت زمان در سخنرانی یکی از ویژگی‌ های مهم یک سخنران حرفه‌ای است. سخنرانی که برای صحبت‌های خود هدف تعیین کرده‌ است و برای رسیدن به اهدافش برنامه‌ ریزی دقیق دارد، هیچ گاه در طول سخنرانی وقت اضافه یا کم نمی‌آورد. در مقاله پیش رو، روش‌های مهارت مدیریت زمان در سخنرانی را مرور می‌کنیم. با استفاده از این تکنیک‌ها به یک سخنران حرفه‌ای و موثر تبدیل خواهید شد.

مدیریت زمان در سخنرانی؛ یک مهارت است

مدیریت زمان در سخنرانی در اصل یعنی مدیریت استفاده بهینه از زمان، که یک مهارت لازم و ضروری برای رسیدن به موفقیت در هر کاری، به شمار می‌رود. فرقی نمی‌کند چه حرفه‌ای دارید؛ از مدیر یک شرکت بزرگ گرفته تا خانه‌ دار یا دانشجو. زمان برای تمام افراد ارزشمند است و عامل بسیار تعیین‌ کننده‌ای برای رسیدن به اهداف به شمار می‌رود.

به طور کلی مدیریت زمان در سخنرانی یعنی اینکه افراد بتوانند از زمانی که در اختیار دارند، درست و به جا استفاده کنند. کمتر کسی هست که تاکنون درباره ارزشمندی وقت و لزوم مدیریت آن نشنیده باشد. با به‌ کارگیری مهارت مدیریت زمان در سخنرانی علاوه بر آنکه می‌توانید از اتلاف وقت هنگام سخنرانی جلوگیری کنید، حجم بسیاری از کارهای شما در زندگی اجتماعی و شخصی به طرز چشم گیری کاهش می‌یابد.

با مدیریت زمان در سخنرانی، وقتی که برای هر کار اختصاص می‌دهید، دقیقا متناسب با ویژگی‌های آن کار است.

مدیریت زمان در سخنرانی: استرس را از خود دور کنید

معمولا یکی از چالش‌های سخنرانانی که در ابتدای مسیر خود قرار دارند، زمان‌بندی ارائه مطالب است. همین موضوع تاثیر زیادی در افزایش استرس و اضطراب سخنرانان تازه‌کار دارد. افرادی که می‌توانند کنترل وقت خود را در دست بگیرند، بهتر قادر خواهند بود هماهنگی و آرامش را در زندگی شخصی و اجتماعی خود نیز حاکم کنند.

افرادی که از زمان بهتر استفاده می‌کنند، احساس رضایتمندی ؛ عزت نفس و اعتماد به نفس بیشتری را در زندگی خود تجربه می‌کنند. از سوی دیگر، آنان که قادر نیستند زمان خود را مدیریت کنند، همواره سطحی از استرس و اضطراب و نگرانی بابت کارهای انجام نشده خود را تجربه خواهند کرد.

هنگامی مدیریت زمان در سخنرانی  را یاد بگیرید، به موقع در جلسه سخنرانی خود حاضر می‌شوید و ارائه خود را به موقع نیز پایان می‌دهید، با این عمل با القای حس احترام به مخاطبان ذهنیت خوبی در آنها ایجاد خواهید کرد.

مقاله ۱۰ ویژگی یک سخنران حرفه‌ای را هم مطالعه کنید.

مدیریت زمان در سخنرانی: هدف‌گذاری کنید

هدف‌های خود را از ارائه سخنرانی مشخص کنید. برای مدیریت زمان در سخنرانی، هنگامی که در حال آماده‌سازی محتوای ارائه خود هستید چند هدف کلی و اصلی را برای سخنرانی تعیین کنید. برای این کار چند سوال اصلی و کلی درباره موضوع سخنرانی از خود بپرسید. سپس مشخص کنید برای رسیدن به هر هدف و پاسخ به هر سوال چقدر زمان لازم دارید.

بنابراین نیازی نیست برای تک تک بخش‌ها و مطالب خود به صورت جداگانه زمان تعیین کنید؛ بلکه فقط باید کل زمان سخنرانی خود را به سه یا چهار بخش اصلی تقسیم کرده و در نظر داشته باشید تا پایان هر بخش از زمانبندی باید چقدر از محتوای سخنرانی را جلو برده باشید.

برای آنکه مدیریت زمان در سخنرانی عادت شما شود؛  سخنرانی خود را چندین با به صورت ایستاده و با صدایی رسا تمرین کنید و در هر تمرین مدت زمان ارائه را با توجه به زمانبندی بخش‌های اصلی، اندازه‌گیری نمایید.

بهتر است همیشه برنامه زمانبندی خود را طوری تنظیم کنید که چند دقیقه پیش از اتمام وقت، سخنرانی شما به اتمام برسد، تا برای اتفاقات پیش‌­بینی نشده احتمالی، چند دقیقه‌ای زمان اضافه داشته باشید تا بتوانید بهتر مدیریت زمان در سخنرانی خود داشته باشید.

مقاله اهداف سخنرانی را هم مطالعه کنید.

مدیریت زمان در سخنرانی: نه خیلی زود، نه خیلی دیر

یادتان باشد؛ نباید سخنرانی خود را خیلی دیر و یا حتی خیلی زود پایان دهید. مدیریت زمان در سخنرانی یعنی درست و به موقع سخنرانی خود را شروع کنید و به پایان برسانید.ممکن است به دلیل اضطراب یا ترس از کم آوردن زمان، یا حتی بر حسب عادت سریع صحبت کردن، تمام مطالب را پیش از زمان تعیین شده ارائه دهید و از تمام اسلایدها عبور کنید. اما این موضوع استرسی مضاعف را به سخنران وارد می‌کند که در زمان باقی مانده راجع به چه چیزی صحبت کند!

بنابراین سعی کنید متعادل صحبت کنید با تکرار و تمرین در مقابل آینه عادت سریع صحبت کردن را از خودتان دور کنید.

از سوی دیگر؛ برای مدیریت زمان در سخنرانی نداشته باشید، بخش‌هایی از سخنرانی را خیلی آهسته پیش ببرید و یا بیش از اندازه به ذکر جزییات بپردازید و یا زمان زیادی را برای پاسخ به سوالات یا تبادل نظر با مخاطبان صرف کنید؛ احتمال آنکه در پایان سخنرانی با تعداد زیادی اسلاید نمایش داده نشده و مطالب گفته نشده روبرو شوید بسیار زیاد است.

برای مدیریت زمان در سخنرانی و همچنین برای پیشگیری از این اتفاق، طی سخنرانی خود، زمان مشخصی را برای پاسخ به سوالات در نظر بگیرید. اگر پاسخ به سوالی زمان بیشتری صرف کرد سعی نمایید آن را مدیریت کرده و ادامه بحث را به زمان دیگری موکول کنید. با تمرین در مقابل آینه سرعت صحبت کردن خود را کنترل کنید و خیلی شمرده صحبت نکنید.

ابزارهای مدیریت زمان در سخنرانی

هنگامی که به عنوان سخنران روی سن در حال سخنرانی هستید باید به مجموعه‌ای از عوامل توجه کنید، زبان بدن، محل ایستادن، محتوای سخنرانی و خیلی موارد دیگر بنابراین طبیعی است که با تمرکز به برخی از از اینها توجه خود را نسبت به سایر عوامل از دست بدهید. بنابراین بهتر است برای کنترل برخی از امور از ابزارهای کمکی دیگری برای مدیریت زمان در سخنرانی خود استفاده کنید.

نرم‌افزار پاورپوینت

می‌توانید از نرم‌ افزار پاورپوینت برای مدیریت زمان در سخنرانی خود استفاده کنید. نرم‌افزار پاورپوینت یکی از بهترین ابزارها برای ارائه سخنرانی است که کمک ارزشمندی نیز برای مدیریت زمان در سخنرانی می‌کند. زیرا هنگام اسلایدسازی به کمک پاورپوینت می‌توانید از برخی از قابلیت‌های این نرم‌افزار به منظور کنترل زمان ارائه خود نیز بهره بگیرید.

اسلایدها را حتما شماره­ گذاری کنید، با این کار علاوه بر آنکه ترتیب اسلایدها را فراموش نمی‌شود، در هر مرحله می­دانید تا چه حدی از سخنرانی خود را انجام داده­اید و چقدر دیگر باقی مانده است.

برای هر اسلاید دقیقا مشخص کنید چه چیزهایی را باید ارائه دهید و از اشاره بیش از حد به جزییات بپرهیزید. افزون بر اینها می‌توانید زمان مکث روی هر اسلاید را از قبل محاسبه کنید و با زمانبندی خودکار این برنامه، ارائه خود را سر وقت به پایان برسانید. زیرا دیگر نیازی نیست خودتان اسلایدها را عوض کنید و براساس زمانی که از قبل مشخص کرده‌اید، اسلایدها به صورت ­­خودکار جلو می‌روند.

برای مدیریت زمان در سخنرانی به کمک پاورپوینت بهتر است با فعال‌ سازی گزینه تنظیم زمان پاورپوینت، در هر لحظه زمان مربوط به نمایش هر اسلاید را در کنار آن مشاهده کنید. با انتقال روی اسلایدهای بعدی، جمع زمان‌های اسلایدهای قبل را نیز نشان داده خواهد شد. با استفاده از از دکمه پاز یا مکث نیز می‌توانید برای نگه داشتن موقت زمان استفاده کنید.

مقاله ۱۱ نکته جادویی برای ساخت پاورپوینت می‌تواند در  این زمینه کمک کننده باشد.

زنگ اخطار

استفاده از زنگ اخطار می‌تواند برای مدیریت زمان در سخنرانی به شما کمک کند. به کمک یک زنگ اخطار می‌توانید برای اعلام برخی زمان‌ها در حین ارائه کمک بگیرید. این زنگ اخطار می‌تواند یک صدای بوق یا صدایی کوتاه باشد. ابزارهایی همچون زمان‌سنج؛ تایمر و تلفن همراه یا ساعت‌های زنگ‌ دار گزینه‌های مناسبی برای این کار هستند.

برای مدیریت زمان در سخنرانی به کمک زنگ اخطار  می‌توانید زمان نهایی ارائه خود مشخص کنید یا برای پایان دادن به هر بخش، یک زنگ جداگانه تنظیم کنید. همچنین می‌توانید زمان زنگ اخطار را برای چند دقیقه پیش از پایان زمان سخنرانی در نظر بگیرید.

همین حالا اقدام کنید

فهرستی از کارهای روزانه خود را که قرار است طی یک هفته آینده انجام دهید تهیه کنید. آنها را بر اساس اولویت دسته‌بندی کنید و زمان انجام هر کار را پیش‌بینی کنید. در طول هفته سعی کنید مطابق با زمانبندی تعیین شده پیش بروید. در پایان هفته کارهایتان را ارزیابی کنید و نقاط ضعف و قوت خود را یادداشت نمایید.